Digitale Auftragsbestätigung automatisiert verarbeiten
Mit unserer Lösung können Sie Ihre Auftragsbestätigungen schneller und mit weniger manuellem Aufwand bearbeiten: sie liest automatisiert Kopf- und Positionsdaten aus, gleicht sie mit der Bestellung im ERP ab und markiert Abweichungen bei Preisen, Mengen, Rabatten oder Lieferterminen. So prüft Ihr Einkauf nicht mehr alles manuell, sondern vor allem das, was wirklich Aufmerksamkeit braucht.
Auftragsbestätigungen als wichtiger Prozess
Auftragsbestätigungen, auch Bestellbestätigungen genannt, wirken auf den ersten Blick wie reine Informationsdokumente. In der Praxis sind sie aber ein wichtiger Kontrollpunkt im Einkaufsprozess. Denn genau hier zeigt sich, ob ein Lieferant die Bestellung tatsächlich so bestätigt, wie sie ursprünglich aufgegeben wurde.
In vielen Unternehmen passiert die Kontrolle noch manuell. Die Bestätigung kommt per E-Mail, liegt im Postfach einer einzelnen Person, wird weitergeleitet oder erst geprüft, wenn bereits Rückfragen kommen. Bis dahin können geänderte Liefertermine, abweichende Preise, fehlende Rabatte oder andere Konditionen im Prozess weitergewandert sein. Einkauf, Produktion, Lager und Rechnungsprüfung arbeiten dann mit einem unterschiedlichen Wissensstand. Die Abweichungen summieren sich auf, werden zu spät erkannt und verursachen einen hohen Abstimmungsaufwand.
Genau deswegen liegt in der Automatisierung dieses Prozesses so hohes Potenzial für viele Abteilungen. Mit unserer intelligenten Lösung profitieren Sie unter anderem von:
So können Sie Ihre Auftragsbestätigungen digitalisieren
Verarbeitung verschiedener Eingangsformate und -quellen
Im ersten Schritt wird die eingehende Auftragsbestätigung (AB) digital erfasst, unabhängig vom Übertragungskanal. Ob per E-Mail, als PDF-Anhang, per Fax oder klassisch per Post: Die Lösung erkennt das Format automatisch und verarbeitet es medienbruchfrei. Eine integrierte OCR-Technologie liest alle relevanten Kopf- und Positionsdaten der AB präzise aus, z. B. Artikelnummern, Mengen, Preise oder Liefertermine. Der Großteil der Dokumente wird vollständig automatisiert verarbeitet (Dunkelverarbeitung); nur bei Unklarheiten ist eine manuelle Sichtprüfung erforderlich.
- Erfassung eingehender Auftragsbestätigungen aus allen Kanälen (E-Mail, PDF, Fax, Post, EDI)
- Alle relevanten Daten werden mithilfe von OCR bzw. KI/Machine Learning ausgelesen
- Eine Dunkelverarbeitung ist für den Großteil der Dokumente möglich: manuelle Prüfung nur bei Abweichungen
Nach der Erfassung kann die Software Bestellungen automatisch mit Auftragsbestätigungen abgleichen, die im ERP-System liegen. Mengen, Preise, Rabatte, Artikelnummern und Lieferdaten werden dabei in Echtzeit überprüft. Stimmen die Angaben überein, wird die Bestellung automatisch freigegeben. Bei Abweichungen erkennt das System diese, markiert sie entsprechend und leitet sie für eine manuelle Bearbeitung weiter.
Zudem können fehlende Auftragsbestätigungen oder unzuverlässige Lieferanten systemseitig erkannt und gemeldet werden – ein echter Mehrwert für das Lieferantenmanagement.
- Automatischer Abgleich von Auftragsbestätigung und Bestellung (Preise, Rabatte, Menge, Termin, etc.)
- Automatische Freigabe bei Übereinstimmung der Daten möglich
- Abweichungen werden erkannt und gesondert markiert
- Möglichkeit zur Identifikation fehlender oder verspäteter Bestätigungen
Intuitiver, einfacher Freigabeprozess
Abweichende Auftragsbestätigungen werden in einen digitalen Workflow übergeben, der alle Prüfschritte strukturiert abbildet. Die zuständigen Einkäufer:innen oder Sachbearbeiter:innen erhalten eine automatische Benachrichtigung und können die Abweichung direkt prüfen, kommentieren oder Rückfragen an den Lieferanten stellen. Die Freigabe kann je nach Regelwerk einstufig oder mehrstufig erfolgen.
Alle Aktionen werden lückenlos dokumentiert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer was wann zur jeweiligen elektronischen Auftragsbestätigung entschieden hat.
- Digitale Workflows für die Prüfung abweichender Bestellbestätigungen
- Vollständige Nachvollziehbarkeit und Dokumentation aller Prüfschritte
Verbuchung und revisionssichere Archivierung
Sobald eine Bestellbestätigung geprüft und freigegeben wurde – entweder automatisch oder über den Workflow – erfolgt die nahtlose Verbuchung im ERP-System. Die Bestellung wird als bestätigt markiert und ggf. weitere Schritte (z. B. Lagerdisposition) ausgelöst. Parallel dazu wird die elektronische Auftragsbestätigung revisionssicher im DMS oder Archivsystem abgelegt, sodass sie jederzeit auffindbar und aus dem ERP heraus aufrufbar ist. Dies schafft maximale Transparenz und erfüllt zugleich alle Compliance-Anforderungen (z. B. GoBD).
- Automatische Buchung der freigegebenen, digitalen Auftragsbestätigung im ERP
- Revisionssichere Archivierung im DMS oder Archivsystem
- Elektronische Auftragsbestätigungen bleiben direkt aus dem ERP einsehbar
Vorteile der Software zur Digitalisierung von Auftragsbestätigungen
Nur Abweichungen brauchen Ihre Aufmerksamkeit
Hohe Ausleseraten
Dank KI wird ein Großteil der Daten innerhalb kurzer Zeit und ohne vorhergehendes Training automatisch korrekt ausgelesen
Schnellere Durchlaufzeiten
Die Bearbeitung von eingehenden Auftragsbestätigungen ist noch am selben Tag möglich – Beschaffungsprozesse werden so deutlich verkürzt
Weniger Fehler
Der automatische Abgleich mit der vorliegenden Bestellung bzw. den Stammdaten deckt Abweichungen sofort auf
Entlastung
Langwierige, manuelle Routineaufgabenf allen weg. Ihre Mitarbeiter:innen können Ihren Fokus auf wichtigere Aufgaben lenken
Transparenz & Kontrolle
Jede digitale Auftragsbestätigung und ihr derzeitiger Status Quo sind im System einsehbar inklusive vollständiger Dokumentation aller Prüfschritte
Nahtlose Integration
Die nahtlose Integration in Ihr ERP-System gewährleistet, dass der gesamte Prozess ohne Medienbruch abläuft
Digitale Auftragsbestätigungen haben abteilungsübergreifend Vorteile
Auftragsbestätigungen betreffen nicht nur den Einkauf. Sobald Preise, Mengen, Artikelnummern oder Liefertermine abweichen, wirkt sich das auf mehrere Bereiche im Unternehmen aus. Genau deshalb reicht es nicht, Auftragsbestätigungen nur irgendwo abzulegen. Die relevanten Informationen müssen ausgelesen, geprüft, abgeglichen und dort verfügbar gemacht werden, wo sie im nächsten Prozessschritt gebraucht werden.
Weniger manuelle Prüfung, mehr Kontrolle
Der Einkauf muss nicht mehr jede Auftragsbestätigung manuell mit der Bestellung vergleichen. Unsere Lösung erkennt relevante Daten automatisch, gleicht sie mit der ursprünglichen Bestellung ab und markiert Abweichungen bei Preisen, Mengen, Rabatten, Artikelnummern oder Lieferterminen.
So sieht der Einkauf schneller, welche Bestätigungen problemlos durchlaufen können und wo wirklich Handlungsbedarf besteht. Rückfragen an Lieferanten, interne Abstimmungen und Korrekturen im ERP lassen sich dadurch gezielter bearbeiten. Aus manueller Dokumentenprüfung wird ein steuerbarer Ausnahmeprozess.
Früher wissen, was wirklich kommt
Für Logistik und Produktion sind bestätigte Mengen und Liefertermine entscheidend. Wenn Änderungen in Auftragsbestätigungen zu spät erkannt werden, wird mit falschen Annahmen geplant. Material fehlt, Wareneingänge werden falsch erwartet oder Produktionsabläufe geraten unter Druck.
Durch die automatische Verarbeitung werden Abweichungen früh sichtbar. Geänderte Liefertermine, Teilbestätigungen oder abweichende Mengen bleiben nicht im Postfach hängen, sondern können rechtzeitig im Prozess berücksichtigt werden. Das schafft mehr Planungssicherheit und reduziert unnötige Rückfragen zwischen Einkauf, Lager und Produktion.
Bessere Datenbasis für die spätere Rechnungsprüfung
Auch die Buchhaltung profitiert von sauber verarbeiteten Auftragsbestätigungen. Wenn Preise, Mengen und Konditionen bereits beim Eingang der Auftragsbestätigung geprüft und bei Bedarf im ERP aktualisiert werden, ist die spätere Rechnungsprüfung deutlich belastbarer.
Vor allem bei Rechnungen mit Bestellbezug reduziert das den Klärungsaufwand. Die Rechnung trifft nicht auf veraltete Bestelldaten, sondern auf einen Prozessstand, in dem bestätigte Änderungen bereits berücksichtigt wurden. Das erleichtert den Abgleich zwischen Bestellung, Auftragsbestätigung, Wareneingang und Rechnung.
Integriert statt nächste Insellösung
Für die IT zählt vor allem, dass keine zusätzliche Prozessinsel entsteht. Die Lösung ist vollintegriert in Ihre bestehende Systemlandschaft und gibt Daten strukturiert an ERP-, FIBU-, DMS- oder Archivsysteme weiter.
Workflows, Berechtigungen, Statusinformationen und Dokumentation bleiben nachvollziehbar. Sensible Geschäftsdaten werden sicher verarbeitet, Prozesse lassen sich an bestehende Strukturen anpassen und die Lösung wächst mit weiteren Dokumentarten mit. So wird die Auftragsbestätigung nicht als Einzelproblem gelöst, sondern als Teil eines durchgängigen digitalen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses.
So sieht die Software für digitale Auftragsbestätigungen aus
Extrahierte Rabatte bzw. Konditionen werden für Einzelpositionen und für den Gesamtbetrag ausgelesen
Kommentarfunktion unterhalb der ausgelesenen Daten für direkte Rückfragen und Anmerkungen
Das Lieferdatum wird für alle Einzelpositionen automatisch ausgelesen und gegebenenfalls interpretiert
Alle Auftragsbestätigungen und ihr aktueller Status in einer übersichtlichen Liste
Alle relevanten Daten wie Preise, Mengen, Stammdaten, Lieferzeiten, Konditionen und weitere werden automatisch ausgelesen
Die Lösung kann dank KI und Machine Learning alle Layouts ohne vorhergehendes Training auslesen
Abweichungen zwischen Bestellung und digitaler Auftragsbestätigung werden markiert und erscheinen in den Meldungen
Widersprüchliche Daten und Abweichungen zur Bestellung werden automatisch markiert und zur Kontrolle durch den User vorgelegt
Hier wurde eine abweichende Artikelnummer erkannt und dementsprechend zur manuellen Kontrolle markiert
Nahtlose Integration in alle gängigen Systeme
… und viele mehr. Ihr System ist nicht in dieser Liste? Kein Problem. In den meisten Fällen können wir Ihre bestehende ERP-, FIBU-, DMS- oder Archivumgebung anbinden und die Verarbeitung sauber in Ihren Prozess integrieren.
Buchen Sie direkt einen Termin oder senden Sie uns eine kurze Anfrage. Wir prüfen gemeinsam, welcher Integrationsweg für Ihre Umgebung sinnvoll ist.
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Häufig gestellte Fragen zur digitalen Auftragsbestätigung
Mehr über Auftragsbestätigungen, intelligente Dokumentenverarbeitung und Belegautomatisierung lesen
Eine Plattform – viele Dokumentarten
Die Software zur automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen können Sie jederzeit um weitere Dokumentarten bzw. Anwendungsfälle erweitern – etwa den Eingang von Rechnungen, die Bearbeitung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen, Lieferscheine, Materialzertifikate, Frachtbriefe oder auch individuelle Dokumentarten wie Stundennachweise.
Durch die flexible Architektur unserer Lösung lassen sich weitere Dokumenttypen schnell anbinden und nahtlos in Ihre bestehenden Workflows integrieren. Ob strukturiert oder unstrukturiert, standardisiert oder individuell – wir sorgen dafür, dass Ihre dokumentenbasierten Prozesse effizient, sicher und papierlos ablaufen.
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