Belege digital verarbeiten
Automatische Belegerkennung
Keine Zettelberge, langwierigen Datenübertragungen oder falsche bzw. verlorene Belege mehr: mit der KI-gestützten Datenextraktion können Sie alle Arten von Belegen in Ihrem Unternehmen digitalisieren, elektronisch weiterverarbeiten und ganz ohne Medienbruch digital archivieren.
Basis Modul
Eine Basis, viele Möglichkeiten
Mit unserem Basis Modul smart FIX ist es möglich, verschiedene Dokumentenarten und Informationen intelligent auszulesen. Die extrahierten Daten werden automatisiert für die strukturierte Weiterverarbeitung an das jeweils nachfolgende Tool weitergereicht. Mit Ansätzen von KI und Machine Learning lernt und optimiert sich die Lösung laufend selbst. Auch ohne langwieriges Training erzielt die Lösung somit hohe Erkennungsraten. smart FIX kann flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst und erweitert werden.
Vorteile
Digitale Belege haben viele Vorteile
Effiziente Automatisierung
Sie digitalisieren Ihre Belege sinnvoll und haben dadurch deutlich weniger Zeit- und Kostenaufwand. Zudem ist der digitalisierte Prozess deutlich weniger fehleranfällig
Intelligenter Workflow
Sie bekommen einen vorkonfigurierten Verarbeitungs- und Freigabeworkflow, der mit maßgeschneiderten Features und auf Basis Ihrer spezifischen Anforderungen erweitert wird
Userfreundlich
Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und User können schnell und ohne langwierige Einschulung starten
Automatische Checks
Es findet eine intelligente Validierung und Datenkonsistenzüberprüfung ohne Mehraufwand statt
Weiterverarbeitung
Die strukturierten Daten werden als XML bereitgestellt und/oder direkt an die jeweilige Schnittstelle weitergegeben
Kein Medienbruch
Durch eine abschließende digitale Archivierung muss im ganzen Prozess kein Blatt gedruckt, abgeheftet oder anderweitig physisch bearbeitet werden
Eingangsrechnung
Intelligente Buchhaltung: Automatische Belegerkennung für eingehende Rechnungen
Die Belege werden mit smart INVOICE mittels OCR ausgelesen und alle relevanten Rechnungsdaten in strukturierter Form extrahiert, ohne das exakte Rechnungslayout vorab zu trainieren. Falls notwendig, werden unklare Positionen für eine manuelle Kontrolle markiert, das selbstlernende System kann diese Fälle im nächsten Durchlauf bereits selbst bearbeiten. Es erkennt internationale Rechnungen ebenso wie variierende Zahlungskonditionen und überprüft automatisch auf Konformität, Compliance Regeln und die Konsistenz der Beträge.
Egal ob e-Rechnungsformate wie zum Beispiel XRechnung, eb-Interface und ZUGFeRD, PDF-Rechnung oder herkömmliche Papierrechnungen: unsere universale Lösung bietet größtmögliche Flexibilität bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen. Sie sind somit zunächst unabhängig von der Infrastruktur und Vorgehensweise anderer Unternehmen, Partner und Lieferanten, mit denen andernfalls eine Abstimmung notwendig wäre.
Die Lösung ermöglicht eine ortsunabhängige Bearbeitung und Freigabe der eingehenden Rechnungen auch von mobilen Devices. Physische Belege, die durch einzelne Abteilungen durchgereicht werden müssen, gehören der Vergangenheit an.
Durch die userfreundliche und selbsterklärende Benutzeroberfläche können User ohne langwierige Einschulung starten.
Die Lösung ist multimandantenfähig, unabhängig vom ERP-System und eine Integration in alle gängigen FIBU-Systeme (BMD, DATEV, Dynamics 365 / BC, SAP S/4 Hana – Cloud) ist nahtlos möglich.
Die Eingangsrechnung aus der Cloud
Screenshots
So sieht in der Buchhaltung automatische Belegerkennung aus
Bestellverarbeitung
smart ORDER: intelligente Bestellverarbeitung mit universalem Einsatz
Die Lösung kann alle relevanten Daten einer Bestellung extrahieren und klassifizieren, ohne vorher auf Formulare trainiert zu werden. Das selbstoptimierende Tool validiert Stammdaten und analysiert Sonderkonditionen. Es kann auch kundenspezifische Artikelbezeichnungen, individuelle Produktmerkmale, mehrseitige und internationale Bestellungen zuverlässig verarbeiten.
In der flexibel vorkonfigurierten Nachbereitung der Belege verifizieren MitarbeiterInnen die Daten und überprüfen etwaige von smart ORDER markierten Auffälligkeiten. Angebunden an das jeweilige weiterverarbeitende System durchlaufen die einzelnen Bestellungen damit einen digitalisierten, effizienten und fehlerresistenteren Weg.
smart ORDER macht die kostspielige Implementierung von EDI-Schnittstellen obsolet
Die Implementierung von EDI-Schnittstellen, wie zum Beispiel EDIFACT, sind kostspielig und haben einen fortlaufend hohen Aufwand bei Betreuung und Service. Die Kunden müssen zunächst dazu bereit sein, den Aufwand auf sich zu nehmen und anschließend auch kontinuierlich entsprechend relevante Auftragsvolumina einbringen, damit sich die Lösung amortisiert. Gleichzeitig werden andere Kunden weiterhin per PDF, Fax oder E-Mails betreut – eine unstrukturierte und ineffiziente Misch-Lösung.
smart ORDER kann diese Strukturen mithilfe seiner smarten Funktionen optimal ergänzen und auch vollständig ersetzen. Durch die Anbindung an nachgelagerte Business Systeme werden die digitalisierten Bestellungen in einem durchgehenden, kongruenten Prozess verarbeitet.
Die Nachbearbeitung in smart ORDER ist konfigurierbar und bedarfsgesteuert. Sie folgt dem Verifier-Prinzip und ist in verschiedenen Sprachen verfügbar. Durch die Vereinfachung der Bestellverarbeitung durch smart ORDER sind zahlreiche weitere Prozesse im Unternehmen positiv beeinflusst, so werden zum Beispiel die Türen geöffnet für ein bedeutend effizienteres Management der Lager- und Auslieferungslogistik
Screenshots Bestellverarbeitung
So sieht die Software zum Scannen von Bestellungen aus
Auftragsbestätigungen
Digitalisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen
smart ORDER CONFIRMATION liest alle relevanten Daten einer Auftragsbestätigung aus: Datum, Bestellnummer, Lieferant, Artikelnummer, Bezeichnung, Preis, Stückzahlen, Lieferdatum etc. Durch den automatischen Abgleich mit der im ERP hinterlegten Bestellung werden abweichende Angaben schnell erkannt, für eine manuelle Kontrolle des Users markiert und anschließend dem nachfolgenden Prozess zur Verfügung gestellt. Korrekte Belege können direkt freigegeben werden.
Der (Zeit-) Aufwand für den Bearbeitungsprozess wird insgesamt auf ein Minimum reduziert.
Lieferscheine
Automatisierte Verarbeitung von Lieferscheinen
Mit smart DELIVERY NOTE automatisieren Sie einen großen Teil des Wareneingangsprozesses. Lieferscheine werden automatisiert ausgelesen, mit den Bestelldaten abgeglichen und innerhalb weniger Klicks korrigiert oder freigegeben. Es werden sowohl Kopf-, als auch Positionsdaten ausgelesen und auf Korrektheit überprüft, darunter: Datum, Bestellnummer, Lieferant, Bestellpositionen, Artikelmengen und -nummern. Die Software zum Scannen stellt alle relevanten Informationen übersichtlich abrufbar bereit und legt die Lieferscheine digital ab. Am Ende des Prozesses können Sie unkompliziert Ihre Lieferscheine digital archivieren.
Die Lösung automatisiert nicht nur den Ablauf und spart viel Zeit in der Verarbeitung der Lieferscheine, sondern braucht auch durch die Digitalisierung der Belege weniger Ressourcen und Koordinationsaufwand
Screenshots Lieferscheine
So funktioniert das Scannen von Lieferscheinen
Auslesen von Basisdaten auf dem Lieferschein
Automatische Erkennung von Positionsdaten
Individuelle Belege
Verarbeitung Ihrer individuellen, unternehmensrelevanten Dokumente
Mit unserer Lösung werden strukturierte Daten, die in PDF-Form vorliegen, automatisiert ausgelesen und an das ERP weitergegeben. Dabei kann es sich um unterschiedlichste Dokumentarten handeln, die laufend im Unternehmen verarbeitet werden: Zertifikate, Bescheide, Listen, Briefe, und mehr. Unsere Lösung lernt die Struktur des Dokuments ohne vorhergehendes, intensives Training und markiert auffällige oder abweichende Positionen für eine manuelle Kontrolle. Dabei können spezifische Parameter, wie zum Beispiel eine automatische Validierung der vorliegenden Daten oder eine Maximalabweichung des Wertes, konfiguriert werden.
Wir werden Ihre individuellen Anforderungen bestmöglich umsetzen!
Weitere Belegarten
Relevante Daten des Frachtbriefes, wie zum Beispiel Frachtbriefnummer und Ladungsnummer, werden ausgelesen, bevor der Frachtbrief selbst wieder zurückgeschickt wird. Der Beleg wird im ERP gespeichert und kann mit AuditProof digital archiviert werden
Die Zeitaufzeichnungsdokumente von LeiharbeiterInnen werden automatisch ausgelesen und an das jeweilige nachfolgende Tool weitergegeben.
… wie zum Beispiel Refundierungsanträge, die an bestimmte Abteilungen in Ihrem Unternehmen gestellt werden.
Unsere Lösung kann alle PDF-Dokumente mit strukturierten Daten auslesen und verarbeiten.
Integrationen
Automatische Belegerkennung mit nahtloser Integration in gängige FIBU/ERP Systeme
Unter anderem:
