Effizientes DMS

Dokumentenmanagement mit SAP und SharePoint

Nutzen Sie Ihre SharePoint und M365 Lizenzen für ein leistungsstarkes, übersichtliches und günstiges Dokumentenmanagement. Wir zeigen Ihnen, exemplarisch anhand von SAP/ECC bzw. SAP S4/Hana Private Cloud, wie Sie Ihre Unternehmensdokumente dynamisch immer im richtigen Kontext verfügbar haben.

  • Automatische Verschlagwortung und effiziente Suchen nach bestimmten Dokumenten

  • Geschäftsobjektübergreifend sichtbare Dokumente

  • Revisionssichere Archivierung mit SharePoint

  • Auch auf weitere SAP ERP Systeme (wie z.B. Public Cloud) übertragbar

MockUp Ansicht vom Dokumentenmanagement mit SAP
Übersicht

SAP Dokumentenmanagement

Intelligente Verschlagwortung und dynamische, geschäftsobjektübergreifende Verknüpfung Ihrer Dokumente: mit unserer Lösung haben Sie Ihre Dokumente immer im richtigen Kontext schnell und unkompliziert zur Hand.

Nutzen Sie SharePoint als Basis für eine effiziente und und userfreundliche Organisation Ihrer Unternehmensdokumente. Der Ansatz ist günstiger als herkömmliche Lösungen, Ihr SAP bleibt leistungsstark und schnell.

Das SAP DMS

So sieht Dokumentenmanagement mit SAP aus

1. Automatische Verschlagwortung

Intelligente Verschlagwortung bei Dokumentenerstellung

Bei Erstellung der Dokumente werden KI-basierte Vorschläge zur Klassifizierung generiert. Die Dokumente werden somit automatisiert verschlagwortet.

  • Regelbasierte Ablage und Verschlagwortung der SAP-Dokumente
  • Ablage per Drag&Drop von zusätzlichen Dokumenten zum Geschäftsfall (z.B. Mails, PDFs, Bilder, Videos etc.)

2. Dynamische Verknüpfung

Geschäftsobjektübergreifende Verknüpfungen

Die Dokumente werden im Geschäftsfall abgelegt, sind aber nicht nur dort sichtbar: sie können geschäftsobjektübergreifend gesucht und inklusive gesamtem Belegfluss schnell aufgerufen werden.

  • Verortung in verschiedenen SAP Modulen: MM/SD/FI/CO/PM
  • Alle Dokumente sind über eine nahtlos integrierte DMS Sidebar, aber auch über die Anlagenliste in SAP verfügbar
  • Belegfluss von Bestellung bis zur Rechnung auf einem Blick

3. Revisionssichere Archivierung

Sichere Verwahrung mittels ArchiveLink in SharePoint

Um Ihre Dokumentationspflichten zu erfüllen müssen Sie Ihre Unternehmensdokumente meistens mehrere Jahre lang revisionssicher archivieren. Dafür kann der SAP ArchiveLink oder ein externes Archivsystem, wie zum Beispiel Microsoft SharePoint, eingesetzt werden.

  • Standard ArchiveLink Schnittstelle zu SharePoint OnPrem und Online
  • Von großen Wirtschaftsprüfern bestätigte gesetzeskonforme Archivierung mit Microsoft SharePoint mittels AuditProof Add-On
Sidebar

Integrierte Sidebar

Mit unserer Sidebar können Sie Dokumente immer passend zum jeweiligen Kontext ablegen, finden oder bearbeiten. Die unauffällig integrierte und jederzeit aufrufbare Sidebar bleibt unabhängig vom eingesetzten ERP-, CRM- oder Business System immer einheitlich und garantiert so eine einfache Handhabung für alle User.

MockUp Ansicht vom Dokumentenmanagement mit SAP
Vorteile

Die Vorteile von Dokumentenmanagement mit SAP

Synergien

Durch die Nutzung Ihrer bestehenden SharePoint und M365 Lizenzen profitieren Sie von Synergien

Zentraler Zugriff

Die Dokumente sind zentral abgelegt und stehen auch in anderen Business Systemen zur Verfügung

Effizienz

SharePoint unter SAP zu legen ist deutlich günstiger und effizienter als herkömmliche teure Archivsysteme

Screenshots

So sieht Ihr Dokumentenmanagement mit SAP aus

Screenshot from SAP ECC Document Management
1. Sidebar mit allen Aktionen

Auswahl der Aktionen in der Sidebar zum Geschäftsobjekt

Screenshot User Interface: Anzeige und Dokumentensuche mit SAP ECC DMS
2. Anzeige und Dokumentensuche in der Sidebar mit SAP

Anzeige eines Standardauftrags in SAP und unkomplizierte Dokumentensuche in der Sidebar

Screenshot aus SAP ECC: User Interface zum Anlegen eines Standardauftrages
3. Anlegen eines Standardauftrages in SAP

Einfaches Anlegen eines Standardauftrages in SAP. Das Auftragsdokument wird ad hoc im Hintergrund im SharePoint abgelegt.

Screenshot User Interface DMS mit SAP: Automatisierte Meta-Daten und einfache Auswahl von Stammdaten
4. E-Mail aus Outlook per Drag&Drop ablegen

Automatisch ergänzte Meta-Daten mit einfacher Auswahl von Stammdaten

Screenshot User Interface: Vertriebsdaten manuell in wenigen Klicks einfügen
5. Live Suche im ERP System

Kundenstammdaten können in Echtzeit ergänzt werden. Die manuelle Verschlagwortung reduziert sich dadurch auf ein Minimum.

Screenshot User Interface SAP DMS: Ablage aus Microsoft Office
6. Integrierte DMS Funktionalität mit Microsoft Office

Direkte Ablage aus der Microsoft Office Suite, z.B. Word

Screenshot User Interface: Debitor Daten und dazugehöriger gesamter Belegfluss
7. Anzeige der Debitoren-Daten und Dokumente

Anzeige des gesamten Belegflusses zum ausgewählten Debitor

Weiterführende Links

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