Zentrale Verwaltung der Eingangsrechnungen und standortunabhängige Freigabe – unsere Eingangsrechnungslösung im Universitätsbetrieb.
Success Story: Akademie der bildenden Künste Wien
Über Akademie der bildenden Künste Wien
Die Akademie der bildenden Künste Wien besteht seit über 325 Jahren und gilt als eine der ältesten Kunstakademien Europas mit Studienangeboten unter anderem in Malerei, Fotografie, Architektur und Performance. Für die Ausbildung der rund 1300 Studierenden setzt die Akademie auf eine forschungs- und kunstgeleitete Lehre mit internationalem Personal und Inhalten. Darüber hinaus betreut die Akademie zwei bedeutende (Kunst-)Sammlungen.
Fachbereich
Universitätsbetrieb
Eingesetze Lösungen
Anwendungsgebiete
Mehr Flexibilität in der Rechnungsverarbeitung der Akademie der bildenden Künste Wien
Mit mehreren Niederlassungen in Wien war die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen für die Akademie der bildenden Künste Wien lange Zeit kompliziert. Mit unserer digitalen Lösung können die eingehenden Rechnungen nun ortsunabhängig, flexibler und dadurch insgesamt schneller bearbeitet und freigegeben werden.
Die Akademie hat nach einer Lösung zur zentralen Verwaltung und einfacheren Bearbeitung der eingehenden Rechnungen gesucht. Unsere Lösung smartWorkflow konnte durch die automatisierte Datenextraktion und dem benutzerfreundlichen, digitalen Freigabeworkflow überzeugen.
Im Projekt wurden drei unterschiedliche Prozessabläufe definiert und eingerichtet. Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann die Buchhaltung direkt als verantwortliche Verarbeitungsstelle ausgewählt werden. Alternativ werden Rechnungen zunächst dem Einkauf vorgelegt und nach dessen Prüfung an die Buchhaltung weitergegeben. Rechnungen ohne Bestellbezug können im Verifier manuell einer Person oder Gruppe zugeordnet werden. Diese entscheiden in diesem Fall über die weiteren notwendigen Freigabestellen bzw. verantwortlichen Personen. Alle Rechnungen werden im letzten Schritt von der Buchhaltung mit einer SAP Buchungsnummer versehen, ein zweiter User kontrolliert diese Angabe und gibt die Rechnung anschließend frei.
Mit smartWorkflow können diverse kundenspezifische Logiken und ein flexibles Berechtigungsmanagement umgesetzt werden. Die Lösung unterstützt den Freigabeprozess optimal durch ihre intuitive Benutzeroberfläche, der integrierten Anzeige der Dokumente und einer direkten Chat-Funktion.
Alle Rechnungen werden außerdem mit einem Report mit den relevanten Meta-Daten zur späteren digitalen und revisionssicheren Archivierung versehen. Diese Archivierung erfolgt nach Einrichtung der entsprechenden Schnittstelle in SAP. Somit wird eine rechtssichere, digitale Archivierung möglich, die den GoB entspricht.
In der Zukunft sind noch weitere gemeinsame Projekte geplant. So sollen unter anderem verschiedene Belegtypen, wie zum Beispiel Urlaubsanträge, mit dem smartWorkflow-Modul für allgemeine Dokumente verwaltet werden. Unser Freigabeworkflow zeigt sich hier als flexibel an die Anforderungen anpassbar und für verschiedene Anwendungsfälle einsetzbar.
