Elektronischer Rechnungsworkflow

Digitalisierte Rechnungen (PDF oder Scans) werden mithilfe den Ansätzen von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning automatisiert ausgelesen. Dabei werden alle relevanten Kopf- und Positionsdaten extrahiert, ohne zuvor das spezifische Layout zu trainieren. Das System ist selbstoptimierend und lernt mit jedem Vorgang zusätzlich dazu.

Nach erfolgter Datenextraktion können Rechnung und der entsprechende Eintrag in der Benutzeroberfläche aufgerufen werden. Dort sind auf einem Blick neben der integrierten Anzeige der Rechnung die extrahierten Kopf- und Detaildaten aufzufinden, sowie eine Workflow Historie zur besseren Nachverfolgung der anstehenden Freigabeschritte inkl. aller zuständigen Personen. Automatisch erstellte Kontierungsvorschläge für Sachrechnungen, die das System mit jeder Eingabe noch besser lernt, sind bereits enthalten. Vorkontierung und extrahierte Daten können manuell bearbeitet werden, so können Beträge beispielsweise gesplittet, Steuercodes angepasst oder Rechnungen bestimmten Abteilungen zugeordnet werden.

Die intelligente Datenextraktion umfasst eine Compliance Prüfung und überprüft nicht nur rechtlich relevante Rechnungsmerkmale, sondern ebenso die Konsistenz der Beträge. Damit sind wichtige Schritte zur Prüfung der Rechnungen bereits erledigt. Das System ist imstande, nach kurzer Zeit eine Mehrzahl der Rechnungen vollständig zu erkennen und automatisch ohne Userinteraktionen an das Folgesystem weiterzugeben. Nur bei Auffälligkeiten werden die Rechnungen zur manuellen Kontrolle markiert.

Die Rechnungen werden in den weiteren Workflow Schritten vom jeweiligen User zudem sachlich, d.h. inhaltlich auf Richtigkeit der einzelnen Beträge bzw. offenen Forderungen geprüft.

Der anschließende, kundenspezifisch vorkonfigurierte Freigabeprozess ist multimandantenfähig, mehrstufig und flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Unter anderem die direkte Chatfunktion mit Mentions, automatisierte Erinnerungen an wichtige Deadlines per Mail, oder das Hinzufügen von zusätzlichen Personen garantieren einen übersichtlichen und effizienten Ablauf. Für maximale Flexibilität sind Freigaben auch von mobilen Devices, als Mail Freigabe und als Massenfreigaben möglich. Darüber hinaus können Freigabelimits und Stellvertreterregelungen definiert werden.

Für die gesetzlich geregelte Dokumentationspflicht ist es wichtig, alle Schritte des Freigabeprozesses zu dokumentieren und gemeinsam mit der Rechnung zu archivieren. Der gesamte Freigabeprozess wird deswegen dokumentiert und ein entsprechender Auditbericht bereitgestellt.

In der Kontierung legt die Buchhaltung schließlich fest, auf welchen Konten die Belege gebucht werden sollen. Kontonummer und Kostenstelle, Rechnungsnummern, Daten und Buchungsvermerke werden angeführt. Zur Unterstützung lernt das System die jeweils angewendeten Kontierungen smart mit und bringt entsprechende Kontierungsvorschläge ein. Oftmals muss die Buchhaltung diese Vorschläge nur noch bestätigen.

Der elektronische Rechnungsworkflow ermöglicht eine nahtlose Buchung der Belege in das jeweils verwendete FIBU- oder ERP-System, u.a. BMD, DATEV, Dynamics 365 / BC oder SAP S/4 Hana (Cloud).

Ab Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist (in Österreich 7 Jahre) müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit einer Rechnung (siehe GoB) sichergestellt werden. Eine urschriftsgetreue Wiedergabe ist nicht erforderlich. Die Rechnungen müssen gemeinsam mit der Dokumentation des Prüfpfades (Freigabeprotokolle) revisionssicher archiviert werden.