Digitale Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnung
Vom Belegfoto bis zur Buchung: Erfassen Sie Ausgaben direkt unterwegs, lassen Sie relevante Daten intelligent auslesen und prüfen, steuern Sie Freigaben transparent und übergeben Sie die fertige Abrechnung an ERP, FIBU und Archiv.
So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess ohne Excel-Listen, Mehrfacherfassung und unklare Bearbeitungsstände.
Digitale Reisekostenabrechnung in einem durchgängig digitalen Prozess
Reisekosten entstehen unterwegs, werden aber oft erst Tage (oder Wochen) später vollständig erfasst und geprüft. Genau in dieser Lücke zwischen Erfassung und Abrechnung der Reisekosten entstehen dann unnötige Medienbrüche, Verzögerungen und manuelle Arbeit: Mitarbeiter:innen übertragen Beträge in Formulare oder Excel-Listen. Belege fehlen, Kostenstellen sind unklar und Rückfragen werden per E-Mail geklärt. Anschließend müssen Finance und Buchhaltung Angaben prüfen, Freigaben einholen und Daten erneut in andere Systeme übertragen.
Eine digitale Reisekostenabrechnung verbindet diese Schritte in einem einheitlichen Prozess. Belege, Ausgaben, Prüfungen, Freigaben, Buchungsinformationen und Archivdokumente bleiben dabei nachvollziehbar miteinander verknüpft.
So funktioniert eine digitale Reisekostenabrechnung Software
Rechnungen per Drag&Drop speichern
Rechnungen, die Sie bei Geschäftsterminen oder auf Ihrer Reise bezahlen, können unmittelbar mit dem Handy abfotografiert und per Mail im Account abgelegt werden. PDF-Rechnungen können ganz einfach mittels Drag&Drop hinzugefügt werden.
Die Rechnungen werden automatisiert ausgelesen und alle relevanten Informationen extrahiert. Wenn Sie an Ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt sind, können Sie mit den fertig aufbereiteten Daten Ihre Abrechnung digital durchführen.
- Automatische Erfassung aller relevanten Rechnungs- und Reisedaten, u.a. Belegland, Steuersätze, Währung, Brutto- und Nettobeträge, Wechselkurse (mit Datum), Diäten (auf Basis des hinterlegten Kollektivvertrags – gültig in Österreich)
- Keine verlorenen Rechnungen mehr
- Userfreundliche Benutzeroberfläche
Im zweiten Schritt wird die Reisekosten- bzw. Spesenabrechnung digital vorbereitet. Besteht Anspruch auf KM-Geld, kann dies in einem einfachen Formular berechnet werden. Der User wählt diejenigen Mahlzeiten aus, die bereits in den Rechnungen enthalten sind und trägt individuelle Informationen für die Reise ein (zum Beispiel Zeitraum und Zweck).
Der Antrag wird anschließend zur Freigabe an die nachfolgenden Stellen geschickt. Eine übersichtliche Zusammenfassung der Kalkulation, sowie der einzelnen Rechnungen aufbereitet im Anhang, stehen jederzeit zur Verfügung.
- Userfreundliche Benutzeroberfläche mit einfacher Eingabe und Kontrolle aller Informationen
- Responsive Abrechnungsvorlagen spezifisch für die jeweiligen Reisedaten
- Deutliche Reduktion von Aufwand und Fehleranfälligkeit
Digitale Freigabe
Abschließend wird die Spesen Abrechnung bzw. Reisekostenabrechnung digital in einem vorkonfigurierten, flexiblen Workflow von den zuständigen Stellen freigegeben. Alle Informationen und Freigabeschritte werden transparent und übersichtlich in der Oberfläche dargestellt. Der integrierte Chat ermöglicht eine schnelle Kommunikation und Rücksprache.
- Automatische Überprüfung von Compliance-Konformität und Travel Policies
- Soll-Ist Vergleiche, schnelle Übersicht über Budgets und Auswertung einzelner Parameter (z.B. Zielländer, Gesamtkosten, Anzahl der Reisen)
- Userfreundlicher und transparenter Freigabeworkflow mit integriertem Chat
Reisekostenabrechnung automatisiert bei voller Kontrolle dank KI
Moderne Dokumentenverarbeitung endet nicht bei OCR. KI-gestützte Komponenten können Belege klassifizieren, Informationen aus mehreren Quellen zusammenführen, Regeln anwenden und den nächsten sinnvollen Prozessschritt vorbereiten.
Dabei werden nicht nur einzelne Werte betrachtet. Beleg, Dienstreise, Kreditkartentransaktion, Stammdaten und Reisekostenrichtlinie können gemeinsam geprüft werden.
So kann die Verarbeitung unter anderem:
- Belegart, Währung, Steuer und Beträge erkennen
- Kostenstellen, Projekte und Ausgabenkategorien vorschlagen
- mögliche Dubletten und ungewöhnliche Angaben markieren
- fehlende Informationen gezielt anfordern
- eindeutige Fälle automatisiert weiterleiten
- Ausnahmefälle mit Beleg und Kontext an die zuständige Person übergeben
- Entscheidungen und Korrekturen nachvollziehbar dokumentieren
Bei uneindeutigen oder sensiblen Informationen können mehrere Modelle und Prüfmechanismen eingesetzt werden, um Ergebnisse gegenseitig zu validieren. Freigabe-, Eskalations- und Kontrollregeln bleiben dabei unter der Kontrolle des Unternehmens.
KI entscheidet nicht im Blindflug. Sie bereitet Prüfungen vor, liefert Kontext und reduziert manuelle Arbeit dort, wo sie keinen Mehrwert schafft.
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Sonderfälle
Auch Sonderfälle gehören zum Prozess. Eine praxistaugliche Lösung muss auch mit unterschiedlichen Währungen, Bewirtungsbelegen, Kilometerabrechnungen, fehlenden Belegen, Kreditkartentransaktionen oder der Aufteilung auf mehrere Projekte und Kostenstellen umgehen können.
Entscheidend ist deshalb nicht, möglichst viele Standardfälle schnell durchzuschleusen, sondern dass Abweichungen kontrolliert bearbeitet werden können.
Keine Insellösung
Die digitale Reisekostenabrechnung lässt sich in alle bestehenden ERP-, FIBU-, Personal- und Archivsysteme integrieren. Stammdaten, Kostenstellen und Projekte können übernommen werden.
So bleiben Buchhaltung, Controlling und Dokumentenarchiv Teil eines gemeinsamen Prozesses.
Datenschutz
Reisekosten enthalten sensible Informationen über Ausgaben und Reisebewegungen. Datenschutz, Zugriffsrechte und Nachvollziehbarkeit sind deshalb Kernthemen bei der Prozessgestaltung.
EU-gehostete Instanzen, definierte Rollen und Berechtigungen sowie die Protokollierung relevanter Bearbeitungsschritte schaffen die notwendige Grundlage für einen kontrollierten Umgang mit Geschäftsdaten.
Vorteile der Spesenabrechnung Software
Belege werden direkt unterwegs erfasst. Weniger manuelle Eingaben, ein klarer Bearbeitungsstatus und strukturierte Rückfragen erleichtern die Abrechnung.
Automatisierte Datenextraktion, vorbereitete Prüfungen und einheitliche Freigaben reduzieren Rückfragen und verbessern die Qualität der Buchungsdaten.
Zentrale Regeln, nachvollziehbare Prozesse und die Integration in bestehende Systeme schaffen Transparenz, ohne eine weitere isolierte Anwendung aufzubauen.
Vorteile der digitalen Reisekosten- und Spesenabrechnung
Eine Lösung, viele Möglichkeiten
Digitale Spesenabrechnung
Excel-Tabellen, langes Aufbewahren von einzelnen Rechnungen, Drucken, Heften und sonstige langwierige Arbeitsschritte gehören der Vergangenheit an. Mit der automatisierten, digitalen Spesenabrechnung werden Belege direkt bei Erhalt fotografiert und mittels Mail im Account zur späteren Bearbeitung hinterlegt. So können Sie unabhängig von Ihrem Schreibtisch jederzeit Ihre Spesen abrechnen.
Übersichtliche Freigabeprozesse und einfache Kommunikationsmöglichkeiten garantieren einen reibungslosen Ablauf von Antragstellung bis zur Freigabe der digitalen Spesenabrechnung durch die Vorgesetzten.
Übersichtliches Dashboard mit allen Spesenabrechnungen inklusive aktuellem Status
Erfassung von Rechnungen und automatisches Auslesen aller Steuersätze Brutto und Nettobeträge
Übersichtliche Gesamtabrechnung mit allen Beträgen und Rechnungen im Anhang
Chatfunktion für schnelle Kommunikation, Status Quo der einzelnen Freigabeschritte, Finale Freigabe durch vorkonfigurierte Mandanten
Digitale Reisekostenabrechnung
Die automatisierte Reisekostenabrechnung ermöglicht es, unterwegs anfallende Rechnungen schnell und ohne viel Aufwand mittels Foto digital zu hinterlegen. Die Abrechnung wird dann zu einem späteren Zeitpunkt (orts)unabhängig durchgeführt.
Responsive Abrechnungsvorlagen und die automatische Berechnung von Wechselkursen, Diäten und KM-Geldes reduzieren den Aufwand der Reisekostenabrechnung enorm.
Übersichtliches Dashboard mit allen Anträgen inklusive aktuellem Status
Automatische Erfassung aller relevanten Rechnungsdetails inklusive Wechselkurse an bestimmten Daten
Konsumierte Mahlzeiten und Übernachtungen per Klick angeben und berechnen lassen
Unkomplizierte KM Geld Abrechnung
Dienstreise zentral organisieren
Alle Informationen zu einer anstehenden Reise, zum Beispiel Reservierungen, Tickets oder anfallende Spesen, sind zentral abrufbar und können schnell von den relevanten Personen eingesehen werden.
Vorgesetzte haben dadurch einen größtmöglichen Überblick über Reisebudgets, Plankosten und sonstige Parameter.
Travel Arranger können eine Reise deutlich leichter organisieren und kommunizieren. Und die MitarbeiterInnen haben den aktuellen Status und alle Unterlagen zur Reise auch von mobilen Devices stets unmittelbar zur Verfügung.
Erstellen eines neuen Reiseantrags
Übersicht über alle relevanten Reisedetails und zuständigen Personen, Hinweis bei ungewöhnlichen Kosten
Gesamtkosten immer im Überblick, dazugehörige Dokumente stehen als Anfang zur Verfügung
Chatfunktion für schnelle Kommunikation im internen Freigabeprozess
Nahtlose Integration in alle gängigen Systeme
… und viele mehr. Ihr System ist nicht in dieser Liste? Kein Problem. In den meisten Fällen können wir Ihre bestehende ERP-, FIBU-, DMS- oder Archivumgebung anbinden und die Verarbeitung sauber in Ihren Prozess integrieren.
Buchen Sie direkt einen Termin oder senden Sie uns eine kurze Anfrage. Wir prüfen gemeinsam, welcher Integrationsweg für Ihre Umgebung sinnvoll ist.
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