Intelligente Reisekosten- und Spesenabrechnung

Spesen und Reisekostenabrechnung  automatisiert verarbeiten

Handy-Foto statt physischem Beleg: mit der elektronischen Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnung können Sie Ihre Rechnungen digital einreichen und freigeben lassen. Alle relevanten Daten werden dafür automatisch extrahiert und zusätzlich anfallende Gelder (wie z.B. KM-Geld) in wenigen Klicks kalkuliert. Mit den vorkonfigurierten Freigabeworkflows können Reiseänträge und Abrechnungen anschließend schnell und einfach geprüft werden.

  • Ortsunabhängige Anträge und Abrechnungen auch von mobilen Devices

  • Physische Belege werden nicht mehr benötigt

  • Deutlich effizienterer Prozess bei geringerer Fehleranfälligkeit

Funktionsweise

Reisekosten- und Spesenabrechnung automatisieren

Reiseanträge digital verwalten

Mit unserer Lösung können ebenfalls unkom­pliziert Reiseanträge erstellt und in wenigen Klicks von den Vorgesetzten geprüft und freigegeben werden. Eine grobe Schätzung der Plankosten erlaubt den Verantwortlichen größtmögliche Übersicht über alle anfallenden Dienstreisen. Dafür können beispielsweise Reservierungen, Tickets oder zutreffende Spesen im Antrag hinterlegt und abgespeichert werden. Durch die zentrale Verwaltung mit Zugriff aller beteiligten Personen ist eine durchgängige Information und Kommunikation für alle Seiten gegeben. Die Lösung ermöglicht eine flexible Einbeziehung relevanter Personen, wie zum Beispiel Travel Arranger und kann den gültigen Freigabeprozess im Unternehmen abbilden.

Alle Informationen zu geplanten und durchgeführten Dienstreisen sind zentral an einem Ort. Dadurch können Vorgesetzte nicht nur individuelle Dienstreisen leichter bearbeiten, sondern auch Abfragen und Analysen zu bestimmten Parametern der Dienstreisen durchführen, beispielsweise Zielländer, gesamte Reisekosten oder Anzahl der Dienstreisen.

Neben dem Standardworkflow sind die Reiseanträge zusätzlich individualisierbar und der Leistungsumfang erweiterbar. So ist es beispielsweise möglich, Dienstreisen nach Beendigung zu bestätigen und aus dem Antrag in einem Klick eine Abrechnung zu machen. Fallen Dienstreisen regelmäßig an, können Reiseanträge problemlos kopiert und neu eingereicht werden.

Vorteile

Vorteile der digitalen Reisekosten- und Spesenabrechnung

Ressourcen sparen
Deutlich weniger Aufwand für Antragsstellung und Abrechnungen
Intelligente Automatisierung
Automatische Extraktion relevanter Daten inkl. länderspezifischer Abweichungen
Compliance
Compliance-konforme Abrechnung aller Spesen und Diäten
Übersichtlichkeit
Integrierte Chatfunktion für unkomplizierte Kommunikation
Transparenz
Userfreundliche Benutzeroberfläche, zentrale Übersicht über alle Informationen

Spesenabrechnung

Automatische Erfassung aller relevanten Rechnungsdetails, unter anderem der Steuersätze und der jeweiligen Brutto- und Nettobeträge. Unkomplizierte Berechnung des anfallenden KM-Geldes.

  • Spesen abrechnen mit deutlich weniger Aufwand
  • Geringere Fehleranfälligkeit bei höherer Transparenz und Übersicht
Business Frau im Zug schaut auf ihr Handy

Reisekostenabrechnung

Intelligente Extraktion von allen relevanten Daten, darunter Belegland, Steuersätze und Währung. Wechselkurse, Diäten und KM-Geld werden mit wenigen Klicks automatisch berechnet.

  • Responsive Abrechnungsvorlagen spezifisch für die jeweiligen Reisedaten
  • Compliance-konforme Abrechnung aller Spesen und Diäten

Reiseanträge

Alle Informationen zu geplanten und vergangenen Reisen auf einem Blick, inklusive Kostenschätzungen und Soll-Ist-Vergleiche. Die Analysen auf Basis einzelner Parameter geben wichtige Einblicke.

  • Unterstützung bei Einhaltung von Travel Policies, z.B. mit Fokus auf nachhaltigen Reisen
  • Einfache Kontrolle der Vorgesetzten über Reisebudgets
Spesen

Digital Spesen abrechnen

Excel-Tabellen, langes Aufbewahren von einzelnen Rechnungen, Drucken, Heften und sonstige langwierige Arbeitsschritte gehören der Vergangenheit an. Mit der automatisierten Spesen Abrechnung werden Belege direkt bei Erhalt fotografiert und mittels Mail im Account zur späteren Bearbeitung hinterlegt.

Übersichtliche Freigabeprozesse und einfache Kommunikationsmöglichkeiten garantieren einen reibungslosen Ablauf von Antragstellung bis zur Freigabe durch die Vorgesetzten.

Reisekosten

Reisekostenabrechnung automatisiert erstellen

Die automatisierte Reisekostenabrechnung ermöglicht es, unterwegs anfallende Rechnungen unkompliziert digital zu hinterlegen und die Abrechnung zu einem späteren Zeitpunkt (orts)unabhängig durchzuführen.

Responsive Abrechnungsvorlagen und die automatische Berechnung von Wechselkursen, Diäten und KM-Geldes reduzieren den Aufwand enorm.

Reiseanträge

Dienstreise zentral organisieren

Alle Informationen zu einer anstehenden Reise, zum Beispiel Reservierungen, Tickets oder anfallende Spesen, sind zentral abrufbar und können schnell von den relevanten Personen eingesehen werden.

Vorgesetzte haben dadurch einen größtmöglichen Überblick über Reisebudgets, Plankosten und sonstige Parameter.

Travel Arranger können eine Reise deutlich leichter organisieren und kommunizieren. Und die MitarbeiterInnen haben den aktuellen Status und alle Unterlagen zur Reise auch von mobilen Devices stets unmittelbar zur Verfügung.

Integrationen

Nahtlose Integration in gängige FIBU/ERP Systeme

Unter anderem:

  • BMD
  • DATEV
  • MS Dynamics 365 Finance&Operations oder Business Central

  • MS Dynamics NAV

  • MS Dynamics AX

  • SAP S/4HANA (Cloud)
  • SAP Business One
  • SAP ECC

  • Sage Office Line

  • IBM Maximo
  • Infor

  • Oxaion

Diese Lösungen könnten Sie ebenfalls interessieren

Digitale Archivierung

Mit SharePoint / M365

Automatische Belegerkennung

Digitale Eingangsrechnung

DMS / ECM

Mit SharePoint / M365