Übersicht
SharePoint DMS revisionssicher
Ab Version 2010 wird von Wirtschaftsprüfern grundsätzlich bestätigt, dass SharePoint unter bestimmten Voraussetzungen als eArchiv zur konformen Ablage von Belegen, insbesondere von elektronischen Rechnungen verwendet werden kann.
Ein detaillierter Blick zeigt jedoch, dass eine konkrete, konforme Umsetzung mit detailliertem Knowhow, komplexer Konfiguration und umfangreichen organisatorischen Maßnahmen verbunden ist. Mit dem AuditProof Add-on von free-com lösen Sie dieses Problem nachhaltig und erhalten eine einfache, revisionssichere Dokumentenablage.
Revisionssicherer Modus
Automatische Überwachung
Nach der Installation wird SharePoint in einen „revisionssicheren” Modus versetzt und damit dies so bleibt auch automatisch überwacht. Die notwendigen organisatorischen Maßnahmen werden dadurch auf ein Minimum reduziert. Digitale Signaturen samt Zeitstempel auf allen Dokumenten stellen zusätzlich deren Integrität sicher.
Screenshots
Dokumentenmanagement revisionssicher: so funktioniert es
Vorteile
Vorteile der Office 365 revisionssicheren Archivierung
Effizienz
Sie benötigen keine zusätzliche Hardware und haben deutliche Kostenersparnisse. Das einfach zu installierende Add-On verursacht zudem keinen hohen organisatorischen Aufwand
Userfreundlich
Profitieren Sie von der hohen Transparenz und einer einfachen Bedienbarkeit für die User. Sie können ohne langwierige Einschulungen starten
GoB Konformität
Die Lösung ist GoB konform für Österreich und Deutschland nach IDW PS880, geprüft durch einen der Big Four Wirtschaftsprüfer
Anforderungen
Warum ist die revisionssichere Dokumentenablage relevanter elektronischer Belege so wichtig?
Einerseits ist es natürlich im eigenen Interesse des Unternehmens unternehmensrelevante Dokumente so aufzubewahren, dass diese vor unbefugter Löschung oder Manipulation grundsätzlich geschützt sind. Andererseits gibt es in Österreich und Deutschland im jeweiligen Unternehmens- bzw. Steuerrecht an verschiedenen Stellen konkrete Anforderungen an die Qualität und Dauer der Aufbewahrung bestimmter Dokumente.
Überprüft wird die Einhaltung der entsprechenden Auflagen typischerweise von der interne Revision (wenn vorhanden) sowie einem beauftragten Wirtschaftsprüfer bei den regelmäßigen Audits. Auf der anderen Seite aber – aus Sicht der Risikobetrachtung wahrscheinlich noch wichtiger – der Betriebsprüfer des Finanzamts im Fall einer Steuerprüfung.
Diese Anforderungen sind zum Beispiel…
- das Unternehmensgesetzbuch (UGB, insbesondere §§ 190 und 216),
- die Bundesabgabenordnung (BAO, insbesondere §§ 131 und 132),
- die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB),
- das Datenschutzgesetz (DSG, insbesondere § 14) und
- die Fachgutachten „Die Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen“ (KFS/DV1) und
- „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnik“ (KFS/DV2) des Fachsenats für Datenverarbeitung des Institutes für Betriebswirtschaft, Steuerrecht und Organisation der Kammer der Wirtschaftstreuhänder
- die gesetzlichen Vorschriften des deutschen Handels- und Steuerrechts (insbesondere §§ 238 ff. HGB sowie §§ 140-148 AO),
- die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB),
- das BMF-Schreiben betreffend die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995,
- das BMF-Schreiben zu den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) vom 16. Juli 2001 unter Berücksichtigung der Änderung des BMFSchreibens vom 14. September 2012,
- die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW RS FAIT 1),
- die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren“ (IDW RS FAIT 3)
- der IDW-Prüfungsstandard 330 des Hauptfachausschusses des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW PS 330) und
- der IDW-Prüfungsstandard 880 des Hauptfachausschusses des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Die Prüfung von Softwareprodukten“ (IDW PS 880) in der Fassung vom 11. März 2010
