SharePoint Archivierung

Revisionssichere Archivierung mit SharePoint / Microsoft 365

Das AuditProof Add-on ermöglicht eine einfache Verwendung von SharePoint als revisionssicheres und beweiskräftiges eArchiv. Einfach zu installieren, ohne zusätzliche Hardware.

  • Dokumentenmanagement revisionssicher umgesetzt mit GoB Konformität für Österreich und Deutschland nach IDW PS880
  • Enorme Reduktion von Kosten und Organisationsaufwand

  • Kompatibel mit Backup und BLOB-Offloading Lösungen

Übersicht

SharePoint DMS revisionssicher

Ab Version 2010 wird von Wirtschaftsprüfern grundsätzlich bestätigt, dass SharePoint unter bestimmten Voraussetzungen als eArchiv zur konformen Ablage von Belegen, insbesondere von elektronischen Rechnungen verwendet werden kann.

Ein detaillierter Blick zeigt jedoch, dass eine konkrete, konforme Umsetzung mit detailliertem Knowhow, komplexer Konfiguration und umfangreichen organisatorischen Maßnahmen verbunden ist. Mit dem AuditProof Add-on von free-com lösen Sie dieses Problem nachhaltig und erhalten eine einfache, revisionssichere Dokumentenablage.

Revisionssicherer Modus

Automatische Überwachung

Nach der Installation wird SharePoint in einen „revisionssicheren” Modus versetzt und damit dies so bleibt auch automatisch überwacht. Die notwendigen organisatorischen Maßnahmen werden dadurch auf ein Minimum reduziert. Digitale Signaturen samt Zeitstempel auf allen Dokumenten stellen zusätzlich deren Integrität sicher. 

Screenshots

Dokumentenmanagement revisionssicher: so funktioniert es

1. Startseite des AuditProof eArchive
2. Übersichtliches Dashboard
3. Rechnungsübersicht des AuditProof eArchive
4. AuditProof Report für jedes Dokument
Vorteile

Vorteile der Office 365 revisionssicheren Archivierung

Effizienz

Sie benötigen keine zusätzliche Hardware und haben deutliche Kostenersparnisse. Das einfach zu installierende Add-On verursacht zudem keinen hohen organisatorischen Aufwand

Userfreundlich

Profitieren Sie von der hohen Transparenz und einer einfachen Bedienbarkeit für die User. Sie können ohne langwierige Einschulungen starten

GoB Konformität

Die Lösung ist GoB konform für Österreich und Deutschland nach IDW PS880, geprüft durch einen der Big Four Wirtschaftsprüfer

Anforderungen

Warum ist die revisionssichere Dokumentenablage relevanter elektronischer Belege so wichtig?

Einerseits ist es natürlich im eigenen Interesse des Unternehmens unternehmensrelevante Dokumente so aufzubewahren, dass diese vor unbefugter Löschung oder Manipulation grundsätzlich geschützt sind. Andererseits gibt es in Österreich und Deutschland im jeweiligen Unternehmens- bzw. Steuerrecht an verschiedenen Stellen konkrete Anforderungen an die Qualität und Dauer der Aufbewahrung bestimmter Dokumente.

Überprüft wird die Einhaltung der entsprechenden Auflagen typischerweise von der interne Revision (wenn vorhanden) sowie einem beauftragten Wirtschaftsprüfer bei den regelmäßigen Audits. Auf der anderen Seite aber – aus Sicht der Risikobetrachtung wahrscheinlich noch wichtiger – der Betriebsprüfer des Finanzamts im Fall einer Steuerprüfung.

Diese Anforderungen sind zum Beispiel…

  • das Unternehmensgesetzbuch (UGB, insbesondere §§ 190 und 216),
  • die Bundesabgabenordnung (BAO, insbesondere §§ 131 und 132),
  • die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB),
  • das Datenschutzgesetz (DSG, insbesondere § 14) und
  • die Fachgutachten „Die Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen“ (KFS/DV1) und
  • „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnik“ (KFS/DV2) des Fachsenats für Datenverarbeitung des Institutes für Betriebswirtschaft, Steuerrecht und Organisation der Kammer der Wirtschaftstreuhänder
  • die gesetzlichen Vorschriften des deutschen Handels- und Steuerrechts (insbesondere §§ 238 ff. HGB sowie §§ 140-148 AO),
  • die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB),
  • das BMF-Schreiben betreffend die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995,
  • das BMF-Schreiben zu den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) vom 16. Juli 2001 unter Berücksichtigung der Änderung des BMFSchreibens vom 14. September 2012,
  • die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW RS FAIT 1),
  • die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren“ (IDW RS FAIT 3)
  • der IDW-Prüfungsstandard 330 des Hauptfachausschusses des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW PS 330) und
  • der IDW-Prüfungsstandard 880 des Hauptfachausschusses des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Die Prüfung von Softwareprodukten“ (IDW PS 880) in der Fassung vom 11. März 2010
Erfolgsgeschichten

Dokumentenmanagement revisionssicher umgesetzt: die Erfolgsgeschichten

Intelligente Datenextraktion aus Scans und PDFs, flexibler Freigabeworkflow direkt in SAP

Zentrale Verwaltung der Eingangsrechnungen und standortunabhängige Freigabe – unsere Eingangsrechnungslösung im Universitätsbetrieb.

Intelligente Eingangsrechnungslösung zur automatisierten Datenextraktion mit anschließendem Fre­­igabeprozess

Kundendienstauto Walter Bösch
FAQs

Häufige Fragen zur revisionssicheren Archivierung (mit SharePoint)

Elektronische Archivierung ist die digitale Speicherung von Dokumenten und Informationen in elektronischer Form. Liegen die Dokumente nicht bereits digital, sondern in physischer Form vor, werden sie zunächst gescannt und ausgelesen. Die Daten werden dann in einem elektronischen Archivsystem gespeichert, das sicherstellt, dass die Dokumente langfristig manipulationsgeschützt, lesbar und abrufbar sind.

Archivierungssysteme sind Softwarelösungen zur elektronischen Archivierung von Dokumenten und Informationen. Sie ermöglichen die Speicherung, Indexierung und das effiziente Suchen nach Dokumenten. Darüber hinaus stellen sie sicher, dass die Archivierung als Teil eines gesetzeskonformen Dokumentenmanagements revisionssicher und damit geschützt vor Manipulationen ist.

Geeignet sind Datenträger mit einer möglichst hohen Langzeitstabilität und Zuverlässigkeit. Unter anderem:

  • Festplatten mit spezieller Archivierungstechnologie
  • Optische Speichermedien wie DVDs oder Blu-Ray Discs, insbesondere M-Discs, die eine längere Lebensdauer haben
  • Magnetbänder, die für die Langzeitarchivierung von großen Datenmengen verwendet werden können

Ein Dokument ist dann revisionssicher, wenn es nachweislich unveränderbar und manipulationsgeschützt ist. Dies bedeutet, dass sämtliche Änderungen an einem Dokument zu jedem Zeitpunkt nachverfolgbar sind. Um diese Revisionssicherheit zu gewähren, müssen Dokumente gemäß gesetzlichen Anforderungen archiviert werden, die ihre Integrität und Authentizität sicherstellen. Mit den richtigen Vorkehrungen ist zum Beispiel Microsoft SharePoint revisionssicher.

Die Records Management Features von SharePoint Online können aus unserer Sicht die notwendigen Anforderungen an eine Compliance-konforme, revisionssichere Archivierung von Dokumenten erfüllen. Ab Version 2010 wurde uns von einem der vier führenden Wirtschaftsprüfer die grundsätzliche Eignung einer SharePoint Archivierung (d.h. die GoB Konformität) bestätigt, wobei trotzdem ein umfangreiches Knowhow zur richtigen Konfiguration notwendig ist. Eine einfache Möglichkeit, um die revisionssichere Archivierung in SharePoint umzusetzen, ist der Einsatz einer spezifischen Lösung, wie zum Beispiel unser AuditProof Add-on.

Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Regelungen wie für Papierrechnungen: die Rechnungen müssen gemeinsam mit der dazugehörigen Freigabedokumentation (Prüfpfad) unter Sicherstellung aller Anforderungen an Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit (siehe GoB = Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) sowohl vom leistenden als auch vom empfangenden Unternehmen über die verpflichtende Zeit (7 Jahre) aufbewahrt werden. Eine urschriftsgetreue Wiedergabe von e-Rechnungen ist nicht erforderlich.

  • Echtheit der Herkunft: die Sicherheit der Identität des leistenden Unternehmens oder der/des Rechnungsaussteller*in.
  • Unversehrtheit des Inhalts: die nach § 11 UStG erforderlichen Angaben wurden nicht geändert.
  • Lesbarkeit: für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich.

Bei einer elektronischen Archivierung muss das verwendete Archivsystem diese Anforderungen erfüllen können und revisionssicher sein. Im Unternehmens- bzw. Steuerrecht der einzelnen Länder finden sich weitere konkrete Anforderungen an die Qualität und Dauer der (revisionssicheren) Aufbewahrung der Dokumente.

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