SharePoint Archivierung

Revisionssichere Archivierung mit SharePoint / Microsoft 365

Das AuditProof Add-on ermöglicht eine einfache Verwendung von SharePoint als revisionssicheres und beweiskräftiges eArchiv. Einfach zu installieren, ohne zusätzliche Hardware.

  • Reduktion von Kosten und Organisationsaufwand

  • GoB Konformität für Österreich und Deutschland nach IDW PS880
  • Kompatibel mit Backup und BLOB-Offloading Lösungen

Übersicht

SharePoint DMS revisionssicher

Ab Version 2010 wird von Wirtschaftsprüfern grundsätzlich bestätigt, dass SharePoint unter bestimmten Voraussetzungen als eArchiv zur konformen Ablage von Belegen, insbesondere von elektronischen Rechnungen verwendet werden kann.

Ein detaillierter Blick zeigt jedoch, dass eine konkrete, konforme Umsetzung mit detailliertem Knowhow, komplexer Konfiguration und umfangreichen organisatorischen Maßnahmen verbunden ist. Mit dem AuditProof Add-on von free-com lösen Sie dieses Problem einfach und nachhaltig

Revisionssicherer Modus

Automatische Überwachung

Nach der Installation wird SharePoint in einen „revisionssicheren” Modus versetzt und damit dies so bleibt auch automatisch überwacht. Die notwendigen organisatorischen Maßnahmen werden dadurch auf ein Minimum reduziert. Digitale Signaturen samt Zeitstempel auf allen Dokumenten stellen zusätzlich deren Integrität sicher. 

Screenshots

Dokumentenmanagement revisionssicher: so funktioniert es

Vorteile

Vorteile der Office 365 revisionssicheren Archivierung

Effizienz

Sie benötigen keine zusätzliche Hardware und haben deutliche Kostenersparnisse. Das einfach zu installierende Add-On verursacht zudem keinen hohen organisatorischen Aufwand

Userfreundlich

Profitieren Sie von der hohen Transparenz und einer einfachen Bedienbarkeit für die User. Sie können ohne langwierige Einschulungen starten

GoB Konformität

Die Lösung ist GoB konform für Österreich und Deutschland nach IDW PS880, geprüft durch einen der Big Four Wirtschaftsprüfer

Anforderungen

Warum ist die revisionssichere Ablage relevanter elektronischer Belege und Dokumente so wichtig?

Einerseits ist es natürlich im eigenen Interesse des Unternehmens unternehmensrelevante Dokumente so aufzubewahren, dass diese vor unbefugter Löschung oder Manipulation grundsätzlich geschützt sind. Andererseits gibt es in Österreich und Deutschland im jeweiligen Unternehmens- bzw. Steuerrecht an verschiedenen Stellen konkrete Anforderungen an die Qualität und Dauer der Aufbewahrung bestimmter Dokumente.

Überprüft wird die Einhaltung der entsprechenden Auflagen typischerweise von der interne Revision (wenn vorhanden) sowie einem beauftragten Wirtschaftsprüfer bei den regelmäßigen Audits. Auf der anderen Seite aber – aus Sicht der Risikobetrachtung wahrscheinlich noch wichtiger – der Betriebsprüfer des Finanzamts im Fall einer Steuerprüfung.

Diese Anforderungen sind zum Beispiel…