Order to Cash Prozess SAP
Screenshots der Rechnungsverarbeitung SAP
Check der automatisch ausgelesenen Rechnungen
Überprüfung der Merkmale, Warnung bei Abweichungen
Verschiedene Ansichten Vendor Invoice Management
Prüfung der Rechnungsdaten
Rechnungsdaten prüfen und ergänzen
Bestellabgleich automatisch oder manuell
Genehmigung im SAP Business Workflow
Verständigung per Email
Vorteile der SAP Eingangsrechnung
Die Vorteile im SAP Rechnungsworkflow
Dunkelbuchung
Rechnungen mit Bestellbezug können automatisch verbucht werden, d.h. die Rechnung muss nicht freigegeben werden, sondern kann ohne zusätzlichen Aufwand direkt durchgebucht werden. Das spart enorm Zeit in der Bearbeitung der eingehenden Belege.
Überblick und Transparenz
Dank dem umfassendem Status-Tracking und einer eingebetteten Workflow-Historie ist jederzeit nachvollziehbar, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet. Rechnungen bleiben somit nicht mehr hängen und jeder User sieht den aktuellsten Status Quo.
Fehlerreduktion
Automatisierte Prüfungen und Freigabeprozesse minimieren potentielle Fehlerquellen bei Datenübertragungen, manuellen Kontrollen, etc. Die Buchhaltung profitiert von zuverlässigeren Informationen und korrekten Buchungen.
Unkompliziert erreichbar
Die nahtlose Integration in Microsoft 365 Umgebung / MS Teams ermöglicht eine Freigabe von Rechnungen direkt aus der Teams Oberfläche. Der gesamte Workflow kann ortsunabhängig auch von mobilen Device erfolgen. Inklusive Single SignOn.
Flexibel aus der Cloud
Die Cloud Lösung ist skalierbar von 10 bis 10.000+ Rechnungen/Tag. Da ihr Einsatz auch bei einer kleineren Anzahl an Rechnungen effizient ist, kann diese Lösung besonders für (wachsende) KMUs interessant sein.
Sinnvolle Automatisierung
Sie werden eine deutliche Reduktion von Zeit- und Kostenaufwand beobachten und haben dadurch mehr Zeit für Wichtigeres. Verpassen Sie keine Skonto-Fristen mehr und reduzieren Sie allgemein die Fehleranfälligkeit des Prozesses.
Eingang
Eingehende Rechnungen auslesen
Der Order to Cash Prozes in SAP beginnt mit der intelligenten Datenextraktion aus den eingehenden Rechnungen. Mithilfe modernder Technologien wie KI, OCR (Optical Character Recognition) und maschinenellem Lernen werden alle relevanten Daten automatisch aus der Rechnung extrahiert. Unter anderem:
- Bestellnummer: Die Bestellnummer wird genutzt, um die Rechnung einer vorhandenen Bestellung zuzuordnen
- Lieferscheinnummer: Falls vorhanden, wird die Lieferscheinnummer ausgelesen, um die Lieferung nachzuverfolgen
- Rechnungsbeträge: alle Brutto und Netto Beträge auf der Rechnung
- Steuerinformationen: Die auf der Rechnung ausgewiesene Steuer wird automatisch erkannt und zugeordnet
- Lieferantendaten: Informationen zum Lieferanten wie Name, Adresse und Bankverbindung
Nach der Datenerfassung entscheidet das System automatisch, ob es sich um eine MM-Rechnung (Material Management) mit Bestellbezug oder um eine FI-Rechnung (Finanz) ohne Bestellbezug handelt. Bei MM-Rechnungen ist ein Abgleich mit der Bestellung notwendig, während FI-Rechnungen direkt weiterverarbeitet werden können.
Zuordnung
Zuteilung des Workflows
Nachdem die Daten erfolgreich extrahiert wurden, gelangen die Rechnungen in die SAP Inbox. Jede Rechnung wird hierbei eindeutig gekennzeichnet, um den weiteren Prozess zu steuern. Im Dispatching-Prozess wird entschieden, welche Abteilung oder welche:r Mitarbeiter:in für die weitere Bearbeitung der Rechnung zuständig ist. Dies kann auf zwei Arten geschehen:
- Automatische Zuordnung: Basierend auf vordefinierten Regeln, wie z.B. Lieferanten, Bestellnummern oder Abteilungen, wird die Rechnung automatisch an den entsprechenden Workflow weitergeleitet
- Manuelle Zuordnung: In Fällen, in denen keine automatische Regel greift, kann ein:e Administrator:in oder Sachbearbeiter:in die Rechnung manuell dem entsprechenden User oder Prozess zuweisen.
Freigabe
Digitaler Freigabeworkflow
Der Freigabeworkflow ist ein zentraler Bestandteil des SAP Rechnungsworkflows und variiert je nach Art der Rechnung:
Rechnungen mit Bestellbezug (MM-Rechnungen):
Bei Rechnungen mit Bestellbezug erfolgt ein Three-Way-Match. Das bedeutet, dass die Bestellung, der Lieferschein und die Rechnung miteinander abgeglichen werden. Dieser Abgleich stellt sicher, dass:
- Die in der Rechnung ausgewiesene Menge der bestellten und gelieferten Menge entspricht
- Der Preis auf der Rechnung mit dem Preis auf der Bestellung übereinstimmt
- Die Lieferung gemäß den Vereinbarungen durchgeführt wurde
Wenn Abweichungen festgestellt werden, informiert das System automatisch die zuständigen Personen für eine manuelle Prüfung. Die Kontierung der Rechnung erfolgt automatisch gemäß der ursprünglichen Bestellung.
Rechnungen ohne Bestellbezug (FI-Rechnung):
Bei Rechnungen ohne Bestellbezug schlägt das System eine automatische Kontierung vor. Diese basiert auf vordefinierten Kontierungsregeln und historischen Daten. Der User hat die Möglichkeit, die vorgeschlagene Kontierung zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Der Workflow überprüft zusätzlich, ob die Rechnung bestimmte Wertgrenzen überschreitet. Falls dies der Fall ist, werden zusätzliche Genehmigungsschritte eingeleitet.
Verbuchung
Verbuchung der SAP Eingangsrechnung
Nach Abschluss des Freigabeworkflows erfolgt die Verbuchung der SAP Eingangsrechnung.
Rechnungen mit Bestellbezug:
Rechnungen, die mit einer Bestellung verknüpft sind, werden in der MIRO verbucht. Diese Transaktion ermöglicht die Erfassung von Wareneingangs- und Rechnungsdaten und führt eine automatische Verknüpfung zwischen Bestellung und Rechnung durch. Wenn der Three-Way-Match keine Abweichungen aufweist, kann die Rechnung in einem Dunkelbuchungsverfahren automatisch verbucht werden, ohne dass eine manuelle Freigabe erforderlich ist.
Rechnungen ohne Bestellbezug:
Rechnungen ohne Bestellbezug werden in der FB60 erfasst. Der Nutzer gibt die erforderlichen Daten ein, wie z.B. das zu belastende Konto und den Betrag, und verbucht anschließend die Rechnung.
Digitale Archivierung
Revisionssichere Archivierung
Der letzte Schritt im elektronischen Rechnungsworkflow ist die revisionssichere Archivierung der Dokumente. Dafür können mit der ArchiveLink Schnittstelle alle geeigneten digitalen Archivsysteme verwendet werden, wie zum Beispiel Microsoft SharePoint mit unserem Add-On AuditProof. Das bedeutet, dass:
- Alle archivierten Dokumente vor nachträglichen Änderungen geschützt sind
- Alle Schritte der Rechnungsbearbeitung lückenlos protokolliert und jederzeit nachvollziehbar sind
- Die Archivierung alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt, insbesondere in Hinblick auf Aufbewahrungsfristen und Nachweispflichten
Diese Archivierung stellt sicher, dass Unternehmen jederzeit auf die Rechnungsdokumente zugreifen können, beispielsweise im Rahmen von Prüfungen oder bei Reklamationen.
