Digitale Rechnungsverarbeitung

Automatisierte Rechnungsverarbeitung von der Datenextraktion bis zur revisionssicheren Archivierung.

Egal ob PDF, Scan, XRechnung, ZUGFeRD, ebInterface oder E-Mail: unsere Lösung liest alle Eingangsformate automatisch aus, führt sie in einem einheitlichen Workflow zusammen und übergibt die Daten direkt an Ihr ERP- oder FIBU-System. Ohne Medienbruch, ohne manuelle Zwischenschritte.

  • Alle Formate, alle gängigen ERP-Systeme

  • Skalierbar von 10 bis 10.000+ Rechnungen täglich

  • Automatische Erfassung von Kopf- und Positionsdaten mit Validierung durch mehrere unabhängige LLM Modelle

  • DSGVO-konforme Datenverarbeitung, die den europäischen Rechtsraum nicht verlässt

Elektronische Rechnungsverarbeitung: nicht das Format zählt,
sondern ein durchgängiger End-to-End Prozess

Der Rechnungseingang verändert sich laufend. Papier wird weniger, PDF bleibt, strukturierte Rechnungen nehmen zu. Für Unternehmen entsteht dadurch oftmals ein umständlicher Formatmix ohne einheitliche Verarbeitungsstrategie.

Der eigentliche Aufwand liegt damit weiterhin in der Rechnungsverarbeitung: Rechnungsdaten müssen geprüft, mit Bestellungen abgeglichen, fachlich freigegeben, korrekt kontiert, an das Buchhaltungssystem übergeben und revisionssicher archiviert werden.

Wenn diese Schritte nicht sauber ineinandergreifen, bleibt der Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung langsam, fehleranfällig und schwer nachvollziehbar, unabhängig davon, ob die Rechnung als PDF oder XML eingeht.

free-com setzt deshalb beim gesamten Prozess an:

  • Einheitliche Rechnungsverarbeitung für unterschiedliche Formate
  • Höchste Auslesequalität dank modernster OCR und KI-Modelle auch bei anspruchsvollen Inhalten wie z.B. handschriftlichen Vermerken
  • Interpretation der Belege im Kontext und Abgleich von Positionsdaten (3-Way-Match) auch bei komplexen Rechnungsstrukturen, Spezialrechnungen, internationalen Rechnungen, etc.
  • Flexible Freigabeworkflows, erweiterbar um kundenspezifische Logiken und maßgeschneiderte Features

  • Nahtlose Integration und automatische Verbuchung Ihrer Belege in alle gängigen FIBU-/ERP- und Archivsysteme.

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So funktioniert die Rechnungseingang Software

Viele Lösungen adressieren nur einen Teil des Weges. Unsere Rechnungseingang Software verbindet alle Schritte: von der automatischen Datenextraktion über den flexiblen Freigabeworkflow bis zur revisionssicheren Archivierung. Nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert.

1. Digitaler Rechnungseingang: Alle Formate, ein Prozess, keine manuelle Vorarbeit.

Mit Agentic Power zur intelligenten elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

smartWorkflow Benutzeroberfläche: ausgelesene Daten

Im ersten Schritt werden alle relevanten Rechnungsdaten (Kopf- und Positionsdaten) automatisiert ausgelesen. Dabei können alle Eingangskanäle (u.a. Scan, E-Mail, Upload, PEPPOL) angebunden und alle gängigen Rechnungsformate (u.a. PDF-Rechnungen, XRechnung, ZUGFeRD, ebInterface, EDI, Scans) verwendet werden.

Alle Ergebnisse werden von unabhängigen Modellen abgesichert, bevor sie als korrekt übernommen werden (Konsensprinzip mit mehreren LLMs). Eine manuelle Rechnungskontrolle wird nur bei unklaren Fällen vorgeschlagen und nötig. Die absolute Mehrzahl der eingehenden Belege wird auch ohne vorhergehendes Training nach kurzer Zeit vollständig erkannt und automatisch ohne Userinteraktion an das Folgesystem weitergegeben.

  • Daten werden im Kontext interpretiert und logisch zusammengeführt. Auch komplexe Rechnungsstrukturen werden zuverlässig ausgelesen
  • Tank-, Leasing-, Kommunikations- oder sonstige Spezialrechnungen werden problemlos verarbeitet und z.B. Fahrzeuge oder Telefonnummern automatisch den richtigen Kostenstellen zugeordnet
  • High-End Dokumentenerkennung: Auch anspruchsvolle Inhalte, wie handschriftliche Belege oder Vermerke werden verarbeitet
  • Es ist kein vorhergehendes Training auf Layouts notwendig
  • Integrierte Compliance-Prüfung, sowie Prüfung der Rechnungsmerkmale, Validitäts- und Konsistenzchecks
  • Verarbeitung von internationalen Rechnungen

2. Flexible Rechnungsfreigabe mit unserer Rechnungsverarbeitung Software

Eingangsrechnungen verwalten: Software mit User-Fokus

Benutzeroberfläche smartWorkflow: Rechnungsprüfung und Freigabe

Die anschließend digitale Rechnungsfreigabe ist flexibel an die Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassbar, mehrstufig und multimandantenfähig. Eine intuitive Benutzeroberfläche und die integrierte Anzeige der Rechnung macht es den Usern sehr einfach, alle notwendigen Informationen im Blick zu haben. Darüber hinaus sind unterschiedliche Freigabelimits und eine Stellvertreterregelung konfigurierbar.

Wer eine Rechnung freigeben muss, sieht alle relevanten Informationen auf einen Blick: Rechnungsinhalt, Status, offene Punkte und die Kommunikation zum Beleg. Die Kommunikation zur Rechnung erfolgt direkt in einem Chat-Fenster, wodurch eine schnelle Beantwortung aller Fragen gewährleistet wird. Freigaben können, dank der Unterstützung mobiler Devices, auch von unterwegs erfolgen.

Ihre Buchhaltung lernt mit jedem Kreditor mit: Für Sachrechnungen schlägt das System auf Basis historischer Buchungen automatisch passende Kontierungen vor. Die Vorschläge können durch einfache Eingaben angepasst oder präzisiert werden. Das reduziert den Aufwand und verbessert die Vorschlagsqualität kontinuierlich im laufenden Betrieb.

  • Prompting: Intuitive Verfeinerung von Vorschlägen und Regeln durch einfache Interaktion mit dem System
  • Splits von Rechnungsbeträgen einfach erfassen
  • Inline Berechnungen direkt in den Betragsfeldern
  • Volle Transparenz bei Rechnungsfreigaben
  • Optional auch um maßgeschneiderte Features und kundenspezifische Logiken erweiterbar
  • Unterstützung bei Dokumentationspflichten durch automatisch erstellte Auditberichte

3. Nahtlose, automatische Buchung und Archivierung

Nahtlos ins ERP. Revisionssicher abgelegt.

Digitale revisionssichere Archivierung mit SharePoint - Screenshot

Nach der Freigabe werden die Rechnungsdaten direkt in Ihr ERP- oder FIBU-System übergeben, ohne manuelle Zuarbeit, ohne Medienbruch. Anschließend kann die Rechnung samt Auditbericht revisionssicher archiviert werden.

  • Rechnungsdaten werden nahtlos im ERP- oder FIBU-System verbucht
  • Geprüfte Archivlösung, rechtskonform in Österreich & Deutschland
  • Revisionssichere Archivierung mitsamt Auditbericht zur Unterstützung gesetzlicher Dokumentationspflichten

Digitale Rechnungsverarbeitung im Einklang mit Datensicherheit & Compliance

Wer Rechnungen digital verarbeitet, verarbeitet sensible Geschäftsdaten.
Wir nehmen das ernst.

100% europäische Rechenzentren

Alle Daten werden ausschließlich auf geprüften Infrastrukturen innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert.

DSGVO-konforme
Lösung

Unsere Lösung entspricht den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung.

Kein Modell-Training mit Ihren Daten

Ihre Geschäftsdaten werden nicht verwendet, um externe Modelle zu trainieren oder weiterzuentwickeln.

Vollständige Dokumentation

Jeder Verarbeitungsschritt wird lückenlos protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar.

Funktionen für Buchhaltung, Freigabeverantwortliche und IT / Compliance

  • Automatische Erkennung von Kopf- und Positionsdaten
  • Kontierungsvorschläge auf Basis historischer Buchungen
  • Lernende Hinweise auf Kreditorenebene
  • Prüfung von Beträgen, Pflichtangaben und Dubletten
  • Übersicht über Status, Fristen und offene Aufgaben
  • Intuitive Aufgabenübersicht
  • Rechnung und Daten in einer Ansicht
  • Integrierter Chat zur Rechnung
  • Mobile Freigabe
  • Lazy Approval: Freigabe direkt aus der E-Mail heraus erteilen
  • Stellvertretungen, Limits, Eskalationen
  • Integration in SAP, Microsoft, BMD, DATEV und weitere ERP- und FIBU-Systeme
  • EU-gehostete Instanzen
  • Keine Nutzung von Geschäftsdaten zum Training öffentlicher Modelle
  • Revisionssichere Archivierung inkl. AuditTrail
  • Flexible Workflows ohne starre ERP-Limitierung

Automatische Erfassung von Rechnungen mit zusätzlicher Kontrolle

Die Lösung von free-com liest Rechnungen nicht nur aus, sondern prüft die erkannten Daten im Kontext. Rechnungsinformationen werden mit vorhandenen Daten, Regeln und Dokumenten abgeglichen, zum Beispiel mit Bestellungen, Wareneingängen oder Lieferscheinen (3-Way-Match). So erkennt das System Abweichungen frühzeitig und übergibt unklare Fälle gezielt zur Überprüfung.

Mehrere Modelle validieren die erkannten Ergebnisse unabhängig voneinander (Konsensprinzip). Nur wenn die Ergebnisse konsistent sind, wird ein Vorschlag als verifiziert gekennzeichnet. Unklare Fälle werden gezielt zur Prüfung übergeben.

  • Verarbeitung von Kopf- und Positionsdaten
  • Erkennung von Abweichungen und unklaren Fällen
  • Validierung durch mehrere Modelle
  • Keine blinde Dunkelverarbeitung
  • Geschäftsdaten bleiben im europäischen Rechtsraum

  • Keine Verwendung Ihrer Daten zum Training öffentlicher Modelle

KI in der Dokumentenverarbeitung

Mit dem Einsatz von KI zur Dokumentenautomatisierung entstehen wichtige Fragen nach Compliance, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit.

Was KI leisten kann, welche Rahmenbedingungen man ihr geben sollte und wo ihr Einsatz sich wirklich lohnt haben wir zum Nachlesen in unserem neuen Whitepaper zusammengefasst.

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Automatisierte Rechnungsverarbeitung als SaaS oder On-Premise

Als Cloud Lösung 

profitieren Sie von einer schnellen Inbetriebnahme in wenigen Wochen bei voller Flexibilität der Prozesse und Buchhaltungsdimensionen durch Low Code Customizing Optionen. Die Lösung ist ab ca. 10 Rechnungen täglich sinnvoll einsetzbar und skaliert problemlos auf 10.000+ Rechnungen pro Tag.

On-Premise 

ist jederzeit möglich. Ein Wechsel zwischen den Bereitstellungsmodellen ist ohne Datenverlust und ohne Prozessunterbrechung umsetzbar.

Nahtlose Integration in alle gängigen Systeme

  • MS Dynamics 365 oder BC

  • MS Dynamics NAV

  • MS Dynamics AX

  • SAP S/4HANA (Cloud)
  • SAP Business One

  • SAP ECC

  • BMD
  • DATEV

  • Sage Office Line

  • IBM Maximo

  • Infor

  • Oxaion

… und viele mehr. Ihr System ist nicht in dieser Liste? Kein Problem. In den meisten Fällen können wir Ihre bestehende ERP-, FIBU-, DMS- oder Archivumgebung anbinden und die Verarbeitung sauber in Ihren Prozess integrieren.

Buchen Sie direkt einen Termin oder senden Sie uns eine kurze Anfrage. Wir prüfen gemeinsam, welcher Integrationsweg für Ihre Umgebung sinnvoll ist.

Kundenstimmen zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

„Die Umsetzung des Projektes hat allen Beteiligten sehr viel Spaß gemacht und durch die benutzerfreundliche und äußerst moderne Softwarelösung war die Einführung für unsere Mitarbeiter ohne viel Schulungsaufwand und Rückfragen möglich. Wir konnten rasch direkt in den Austausch gehen und haben einen Step-By-Step-Approach gewählt, bei dem alle Beteiligten von Anfang an involviert waren. Das hat ausgezeichnet funktioniert und die Kollegen von free-com waren ein höchst lösungsorientierter Counterpart.“

Jasmin Dizdarevic
Head of IT, Walter Bösch GmbH & Co KG

„Gestern bekam ich durch Eure Demo einmal den kompletten Entwicklungsstand vorgeführt. Und ich muss sagen: WOW!!! … ich denke doch, dass ihr den aktuell besten Elektronischen Eingangsrechnungs-Workflow auf diesem Planeten geschaffen habt!“

Begeisteter Kunde
aus unserem Mail Postfach

Die Vorteile der digitale Rechnungsverarbeitung auf einen Blick

Offen für alle (e-)Rechnungsformate

Die Lösung kann bereits jetzt sowohl klassische Papier- und PDF-Rechnungen, als auch Formate der Zukunft (EDI, ebInterface, XRechnung, etc.) verarbeiten.

Ein Umstieg ist nahtlos möglich.

Reduktion von Aufwand und Durchlaufzeiten

Es fallen deutlich geringere Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten pro Beleg an. Das hat zahlreiche positive Effekte, unter anderem die Entlastung der MitarbeiterInnen, Einhaltung von Skonto-Fristen, bessere Übersicht über den Status Quo.

Microsoft 365 und Teams Integration

Profitieren Sie von der nahtlosen Integration in Ihre Microsoft 365 Umgebung.

Die Integration in MS Teams ermöglicht eine Freigabe von Rechnungen direkt in der Teams Oberfläche.

Unabhängig von ERP und Archiv

Sie erhalten eine flexible, fokussierte Lösung statt einem überfrachteten DMS oder holprigen ERP Add-Ons.

Unsere Lösung kommt von einem Team, das sich dem komplexen Thema Eingangsrechnungsverarbeitung verschrieben hat.

Compliance

Sie haben automatisch eine vollständige Dokumentation inklusive Auditbericht für die revisionssichere Archivierung.

Das unterstützt die Einhaltung der gesetzlichen Dokumentationspflichten laut GoB bzw. des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens.

Ehrlicher Fokus auf dem User

Unsere Lösung ist intuitiv zu bedienen und bietet zahlreiche Funktionen zur sinnvollen Unterstützung Ihrer MitarbeiterInnen.

Es ist keine langwierige Einschulung notwendig: sowohl User, als auch die Lösung selbst können schnell starten.

E-Rechnungen in den europäischen Ländern

Seit dem 01. Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen greift gestaffelt bis 2028. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.

Unternehmen, die Eingangsrechnungen noch manuell verarbeiten, riskieren Compliance-Lücken und verfehlte Fristen.

Ratgeber: Elektronische Rechnung: Anforderungen und Voraussetzung

Für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes gilt in Österreich bereits seit 2014 die elektronische Rechnungspflicht im Format ebInterface oder über das Unternehmensserviceportal (USP). Eine gesetzliche B2B-Pflicht für private Unternehmen ist noch nicht eingeführt, wird aber im Zuge der EU-weiten Harmonisierung erwartet.

Was das für Sie bedeutet: Wer jetzt die nötige Infrastruktur aufbaut, spart sich später den Umstieg unter Zeitdruck.

Ratgeber: E-Rechnung in Österreich – die wichtigsten Infos im Überblick

In Deutschland stehen Unternehmen durch die B2B E-Rechnungspflicht unter stärkerem regulatorischem Druck.

In Österreich dominieren weiterhin PDF-Rechnungen und klassische elektronische Dokumente: 2025 bevorzugten mehr als 58% der befragten Unternehmen PDF-Rechnungen. Aber auch hier werden spätestens 2030 EU-Regulatorien eine Veränderung auf dem Markt bewirken.

In Frankreich ist Factur-X der Standard, in Italien FatturaPA. Andere EU-Länder haben noch keine strukturierten Datenstandards oder sind gerade im Prozess, ein solches Format einzuführen.

Für Unternehmen im DACH-Raum bedeutet das: Eine Lösung muss strukturierte E-Rechnungen verarbeiten können, aber gleichzeitig PDF, Scan, Papier und sonstige internationale Formate sauber in denselben Prozess bringen.

Wenn Sie mehr über die verschiedenen Rechnungsformate, rechtlichen und technischen Voraussetzungen oder über die E-Rechnung allgemein erfahren wollen, finden Sie hier weitere Ressourcen:

01

E-Rechnung in Österreich

Die wichtigsten Informationen im Überblick

02

E-Rechnung in Deutschland

Anforderungen und Voraussetzungen

03

Whitepaper:

Elektronische Rechnungsverarbeitung: Formate und Trends in Österreich, Deutschland und anderen EU-Ländern

Erfolgsgeschichten des elektronischen Rechnungseingangs

Wichtige Auszeichnung für das B2B Portal unseres Kunden Mayr-Melnhof Karton GmbH

Intelligente Datenextraktion aus Scans und PDFs, flexibler Freigabeworkflow direkt in SAP

Zentrale Verwaltung der Eingangsrechnungen und standortunabhängige Freigabe – unsere Eingangsrechnungslösung im Universitätsbetrieb.

Intelligente Eingangsrechnungslösung zur automatisierten Datenextraktion mit anschließendem Fre­­igabeprozess

Kundendienstauto Walter Bösch

Mehr über die digitale Rechnungsverarbeitung erfahren

25.06.2026

E-Rechnungspflicht in Deutschland: Was Unternehmen wissen müssen

16.06.2026

KI in der Rechnungsverarbeitung: was nach dem Eingang wirklich passiert

03.06.2026

Prozessoptimierung im Unternehmen: Prozesse automatisieren und Arbeitsabläufe verbessern

13.05.2026

E-Rechnung als Startpunkt für Automatisierung

07.05.2026

OCR, ML, LLM und Agentic AI: die Evolution der KI in der intelligenten Dokumentenverarbeitung

Bearbeitung am Laptop verschiedene E-Rechnungsformate

30.04.2026

E-Rechnungsformate im Überblick: Was Unternehmen in Deutschland und Österreich wissen müssen

30.03.2026

Elektronische Rechnung: Anforderungen und Voraussetzungen

17.03.2026

Verjährung von Rechnungen: Was Sie als Unternehmer wissen müssen

18.12.2025

Die Checkliste zur Rechnungsprüfung für eine optimale Kontrolle von Eingangsrechnungen

11.09.2025

Belege digitalisieren: Alles zur digitalen Buchhaltung

Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Allgemeine Fragen zu E-Rechnung, Eingangsrechnung und rechtlicher Situation

Eingangsrechnungen sind diejenigen Rechnungen, die von Lieferanten, Dienstleistern, Händlern und sonstigen Dritten an ein Unternehmen gerichtet sind und (offene) Forderungen enthalten. Im Gegensatz zu Ausgangsrechnungen, bei welchen das Unternehmen seine Produkte und Dienstleistungen den Abnehmern in Rechnung stellt, stellen die Eingangsrechnungen also eingehende Zahlungsaufforderungen an das Unternehmen dar. Die Forderung selbst entsteht bei Vertragsabschluss, die Eingangsrechnung dient als Beleg vor allem hinsichtlich der einzuhaltenden Zahlungsfristen und muss unbedingt folgende Angaben beinhalten:
• Name und Anschrift von Leistungsempfänger*in und Rechnungssteller*in
• Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Liefertermin/Leitungszeitpunkt
• Art/Umfang/Anzahl der Leistung
• Nettobeträge
• Umsatzsteuer oder deren Befreiung
• sowie Steuernummer/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von Rechnungssteller*in.
Unternehmen müssen sich folglich Gedanken machen, wie sie intern die Eingangsrechnungen verwalten, das heißt, wie sie einen effizienten Workflow durch die zuständigen Abteilungen (Buchhaltung, Geschäftsführung, Einkauf, …) entwickeln und Rechnungsfreigaben managen.

Eine eingehende Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung an das Unternehmen. Die Rechnungsbearbeitung umfasst in der Regeln Erfassung, Prüfung, Genehmigung, Freigabe, Kontierung, Buchung und Archivierung der Rechnung. Das heißt, dass die Rechtmäßigkeit der Forderung geprüft werden, die Rechnung von den betreffenden Verantwortlichen (Abteilungsleitung, Geschäftsführung, etc.) genehmigt werden und anschließend korrekt kontiert und verbucht (Buchhaltung) werden muss. Anschließend kann die Rechnung bezahlt und archiviert werden. Für diese Archivierung sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten, sowie eine vollständige Dokumentation des vorangegangenen Verarbeitungsprozesses bis zur Rechnungsfreigabe beizulegen.

Eine Eingangsrechnung ist der Beleg für eine zuvor entstandene Forderung. Diese existiert bereits ab Vertragsabschluss, die eingehende Zahlungsaufforderung dient lediglich zur Dokumentation und Definition der einzuhaltenden Zahlungsbedingungen (Fristen, Skontos, etc.).

Elektronische Rechnungen können als strukturierte Daten (rein maschinenlesbar, zum Beispiel XRechnung, EDI oder XML), als unstrukturierte Daten (von Menschen lesbar, zum Beispiel im TIF, JPG oder PDF-Format) oder in Hybrid-Formaten (als Kombination dieser Formate, z.B. ZUGFeRD, PDF/A3) vorliegen.

Im weiten Sinne sind elektronische Rechnungen alle Rechnungen, die in digitaler Form vorliegen und per Mail, Download, oder Fax übermittelt werden. Stimmen die Rechnungsempfänger dieser Form der Übermittlung zu, so sind elektronische Rechnungen grundsätzlich mit Papierrechnungen gleichgestellt.

Im engeren Sinne (nach EU-Norm EN-16931), vor allem in der Rechnungsstellung an den Bund bzw. in der öffentlichen Verwaltung gelten nur strukturierte Daten als elektronische Rechnung. In Österreich gilt hierfür ebInterface als Standard, in Deutschland die XRechnung. In Deutschland gilt neben der elektronischen Rechnungspflicht an den Bund seit 01.01.2025 auch eine E-Rechnungspflicht bei B2B-Transaktionen.

Übermittelt werden die Rechnungen via Weberfassung, Upload oder mittels zentraler Rechnungseingangsplattform (PEPPOL). Strukturierte Daten werden also direkt in das System des Empfängers übertragen, die manuelle Bearbeitung entfällt. Das Auslesen dieser Informationen ist für Menschen nur nach einem entsprechenden Training möglich.

In Österreich sind oft Hybrid-Formate und PDF-Rechnungen im Einsatz. Vor allem für kleinere Unternehmen spielen PDF-Rechnungen nach wie vor die größte Rolle, weil sie kostengünstig sind und die Lösung sich flexibel an das Wachstum anpassen kann. Wenn man diese Rechnungen automatisch einlesen lässt, können sie anschließend effizient digital weiterverarbeitet werden.

Alle drei sind Formate für elektronische Rechnungen, unterscheiden sich aber in Herkunft und Anwendungsbereich:

  • XRechnung ist das offizielle strukturierte Format für B2B und B2G-Rechnungen in Deutschland (EN 16931-konform, maschinenlesbar)
  • ZUGFeRD ist ein Hybridformat: es kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Struktur und ist damit für Menschen und Maschinen gleichermaßen verarbeitbar.
  • ebInterface ist das österreichische Format für elektronische Rechnungen, vor allem im B2G-Bereich (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes).

Unsere Lösung verarbeitet alle drei Formate sowie weitere gängige Standards.

Ratgeber: E-Rechnungsformate im Überblick

Wenn Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren, profitieren Sie von einer Vielzahl an Vorteilen und positiven Effekten: werden Rechnungsdaten automatisiert ausgelesen, sinken Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit. Der Workflow zur Rechnungsfreigabe kann ortsunabhängig erfolgen, alle TeilnehmerInnen sehen die relevanten Informationen und den aktuellen Stand übersichtlich zusammengefasst. Die gesamte Rechnungsbearbeitung gewinnt an Transparenz, Schnelligkeit und Effizienz. Die Implementierung erfordert kein vorhergehendes Training verschiedener Layouts und auch kein langwieriges Training von MitarbeiterInnen. Bis hin zur revisionssicheren Archivierung ist der gesamte Prozess ohne Medienbruch umsetzbar.

Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, bei denen der Rechnungseingang regelmäßig viel manuellen Aufwand verursacht. Das ist häufig ab etwa 10 Rechnungen pro Tag der Fall.

Relevant ist aber weniger die reine Unternehmensgröße, sondern die Komplexität des Prozesses. Eine digitale Rechnungsverarbeitung lohnt sich besonders, wenn mehrere Personen, Abteilungen, Standorte, Kostenstellen oder Gesellschaften in die Prüfung und Freigabe eingebunden sind.

Auch Unternehmen mit vielen Bestellbezügen, häufigen Rückfragen, hohem Rechnungsvolumen oder anspruchsvollen Compliance-Anforderungen profitieren von einem digitalen Rechnungsworkflow.

Eine Rechnungsverarbeitung Software digitalisiert und automatisiert den gesamten Prozess rund um eingehende Rechnungen. Rechnungen werden aus verschiedenen Eingangskanälen übernommen, zum Beispiel per E-Mail, Scan, Upload oder als strukturierte Rechnung. Anschließend werden relevante Daten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Steuern, Fälligkeit, Bestellbezug und Positionsdaten automatisch ausgelesen und geprüft.

Danach durchläuft die Rechnung einen digitalen Freigabeworkflow. Zuständige Personen prüfen, genehmigen oder kommentieren die Rechnung direkt im System. Nach der Freigabe können die Daten an das angebundene ERP- oder FIBU-System übergeben und die Rechnung revisionssicher archiviert werden.

Kurz gesagt: die Software ersetzt nicht nur das manuelle Abtippen, sondern verbindet Erfassung, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung in einem durchgängigen Prozess.

Fragen zur Rechnungsverarbeitung Software von free-com

Ja! Wir haben direkte Schnittstellen zu den gängigen FIBU- und ERP-Systemen im DACH-Raum, darunter BMD, DATEV, SAP, Microsoft Dynamics, Odoo und viele weitere.

Nein, Ihre Geschäftsdaten werden ausschließlich zur Verarbeitung Ihrer eigenen Belege verwendet. Nicht für das Training oder für die Weiterentwicklung externer Modelle. Alle Daten verbleiben in europäischen Rechenzentren.

Bei der automatischen Extraktion von Rechnungsdaten setzen wir auf Mehrfach-Validierungsverfahren: mehrere unabhängige Modelle analysieren dieselbe Rechnung und vergleichen ihre Ergebnisse. Nur wenn sie übereinstimmen, wird das Ergebnis als verifiziert markiert und weiterverarbeitet. Weichen die Einschätzungen voneinander ab, wird der Beleg zur manuellen Prüfung übergeleitet. Das erhöht die Korrektheit der automatisierten Verarbeitung messbar, ohne dass Sie darauf vertrauen müssen, dass ein einzelnes System immer richtig liegt.

ERP-Add-Ons für die Rechnungsverarbeitung sind meist in die Logik und die Oberfläche des ERP-Systems eingebettet. Das schränkt die Flexibilität und die Usability ein.

Unsere Lösung ist eigenständig, ERP-unabhängig und auf den Freigabeprozess optimiert. Sie integriert sich in Ihre bestehende ERP-Landschaft, ohne von ihr abhängig zu sein. Das bedeutet: flexiblere Workflows, eine intuitive Oberfläche und die Möglichkeit, das ERP zu wechseln, ohne den Rechnungsprozess neu aufbauen zu müssen.

Keine lokale Installation, kein gesondertes Hardware-Setup. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und einen definierten Eingangskanal (E-Mail-Postfach, Scanner-Anbindung oder beides). Die Konfiguration der Workflows, Freigabelimits und ERP-Schnittstellen erfolgt im Rahmen der Implementierung gemeinsam mit unseren Teams.

Ja. Die digitale Rechnungsverarbeitung von free-com kann an SAP-Systeme angebunden werden, darunter SAP ERP, SAP S/4HANA und je nach Projektanforderung auch weitere SAP-Umgebungen.

Besonders wichtig dabei ist der der Bestellbezug: Rechnungen können mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Auch Kontierungsinformationen, Freigabestatus und Buchungsdaten lassen sich in den Prozess integrieren.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite Rechnungsverarbeitung mit SAP oder in unserem Ratgeber Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP S/4HANA Public Cloud und Private Cloud.

Ja. Die Lösung kann mit gängigen FIBU- und ERP-Systeme wie BMD und DATEV und weiteren Buchhaltungssystemen integriert werden. Eingangsrechnungen werden automatisiert erfasst, geprüft, freigegeben und anschließend mit den benötigen Buchungsinformationen an das jeweilige Zielsystem übergeben.

Dabei können unter anderem Lieferantendaten, Rechnungsbeträge, Steuerinformationen, Kostenstellen, Kontierungen und Freigabestatus berücksichtigt werden. Ziel ist ein sauberer Übergang zwischen Rechnungsworkflow und Buchhaltungssystem, ohne manuelles Übertragen von Daten.

Welche Daten genau übergeben werden und wie die Schnittstelle aufgebaut ist, hängt vom eingesetzten System und Ihren internen Prozessen ab.

Die automatische Kontierung basiert auf vorhandenen Rechnungsdaten, historischen Buchungen, Kreditoreninformationen und definierten Regeln. Das System erkennt wiederkehrende Muster, zum Beispiel bei bestimmten Lieferanten, Kostenstellen, Sachkonten oder Buchungstexten und schlägt passende Kontierungen vor.

Die Buchhaltung behält dabei die Kontrolle: Vorschläge können übernommen, angepasst oder abgelehnt werden. Aus Korrekturen und wiederkehrenden Entscheidungen kann das System lernen und künftige Vorschläge verbessern.

Der Vorteil: Standardfälle werden schneller verarbeitet, während Sonderfälle weiterhin gezielt geprüft werden können. Das reduziert manuelle Arbeit, ohne die fachliche Kontrolle aus der Buchhaltung zu nehmen.

Beim 3-Way-Match werden drei Dokumente beziehungsweise Datensätze miteinander abgeglichen:

  1. die Bestellung
  2. der Wareneingang oder Lieferschein
  3. die Eingangsrechnung

Ziel ist zu prüfen, ob die Rechnung tatsächlich zur Bestellung passt und ob die berechneten Waren oder Leistungen auch geliefert wurden. Dabei können Mengen, Preise, Positionen, Bestellnummern und Lieferinformationen verglichen werden.

Wenn alles übereinstimmt, kann die Rechnung schneller freigegeben oder automatisiert weiterverarbeitet werden. Gibt es Abweichungen, wird die Rechnung gezielt zur Prüfung weitergeleitet. Das spart Zeit und verhindert, das fehlerhafte Rechnungen ungeprüft bezahlt werden.

Ja. Neben Kopfdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und Steuerinformationen können auch Positionsdaten automatisch ausgelesen werden. Dazu gehören zum Beispiel Artikelnummern, Mengen, Einzelpreise, Rabatte, Steuerbeträge, Bestellnummern oder Leistungszeiträume.

Das ist besonders wichtig bei umfangreichen Rechnungen mit vielen Einzelpositionen, etwa in Industrie, Handel, Produktion, Bau, Logistik oder technischen Dienstleistungen. Positionsdaten ermöglichen eine deutlich genauere Prüfung, zum Beispiel beim Abgleich mit Bestellungen, Lieferscheinen und Wareneingängen.

Je komplexer die Rechnungen, desto größer ist hier meist das Einsparpotenzial.

Die Einführungsdauer hängt von mehreren Faktoren ab: Rechnungsvolumen, Anzahl der Gesellschaften oder Mandanten, gewünschte Workflows, Schnittstellen, ERP- und FIBU-System, Archivierung und interne Freigabeprozesse.

Einfache Szenarien und Cloud-Projekte können in wenigen Wochen produktiv gehen. Komplexere Projekte mit mehreren Standorten, Gesellschaften, individuellen Freigabelogiken oder tiefen ERP-Integrationen benötigen entsprechend mehr Planung und Abstimmung.

Wichtig ist: vor der Umsetzung sollte der bestehende Rechnungseingang sauber analysiert werden. Nur so lässt sich festlegen, welche Prozesse standardisiert, automatisiert oder individuell abgebildet werden sollen.

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