SAP Eingangsrechnung

Elektronische Rechnungsverarbeitung in SAP

Name: Elektronischer Rechnungseingang mit SAP
Brand: free-com
Availability: InStock
Rating: 4 (3 reviews)

Digitalisieren Sie Ihren SAP Rechnungsworkflow und profitieren Sie von zahlreichen smarten Funktionen. Die relevanten Rechnungsdaten werden automatisch extrahiert und im anschließenden Workflow digital, effizient und transparent verarbeitet.

Offen für alle (e-)Rechnungsformate (EDI, ebInterface, XRechnung, Papier, PDF, etc.)
Automatische Unterscheidung von MM-Rechnungen mit Bestellbezug, oder Finanzrechnungen ohne Bestellbezug
Einhaltung der gesetzlichen Dokumentationspflichten bzw. des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens

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MockUp der Eingangsrechnungslösung mit SAP

Screenshots der Rechnungsverarbeitung SAP
Kundenstimmen
Erfolgsgeschichten
Ratgeber

Eingangsrechnungsverarbeitung SAP

So funktioniert die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP

1. Rechnungen automatisiert auslesen

KI-gestützte Datenextraktion und Klassifizierug

Im ersten Schritt werden alle relevanten Daten aus der Rechnung automatisch extrahiert. Dabei wird mithilfe der Bestellnummer zwischen MM-Rechnungen mit Bestellbezug und Finanzrechnungen ohne Bestellbezug unterschieden und die Rechnungen entsprechend gekennzeichnet.

KI-gestützte Datenextraktion ohne vorhergehendes Training auf bestimmte Formulare
Unterscheidung zwischen MM- und FI-Rechnungen
Integrierte Compliance-Prüfung, sowie Validitäts- und Konsistenzchecks

2. Dispatching

Aufteilung der Rechnungen auf den jeweiligen Workflow

Anschließend werden die gekennzeichneten Rechnungen automatisch oder manuell aus der Inbox heraus an den jeweiligen Workflow weitergeleitet. Durch den integrierten Abgleich der Rechnungsdaten mit den Stammdaten aus dem SAP-System wird die absolute Mehrzahl der eingehenden Belege nach kurzer Zeit vollständig erkannt und kann automatisiert weitergegeben werden. Mithilfe des Status-Trackings sieht der Administrator schnell und jederzeit, wo sich die Rechnungen gerade befindet.

Intelligente Automatisierung mit selbstlernendem System

3. SAP Rechnungsworkflow

In SAP Rechnungen effizient freigeben

Der digitale Freigabeworkflow ist an die Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassbar, mehrstufig und multimandantenfähig. Durch die intuitive Benutzeroberfläche und die integrierte Anzeige der Rechnung hat der User alle notwendigen Informationen stets im Blick. Der integrierte Chat ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation. Freigaben können ortsunabhängig, auch von mobilen Devices, erfolgen. Verschiedene Freigabelimits und eine Stellvertreterregelung sind konfigurierbar.

Rechnungen mit Bestellbezug
Bei Rechnungen mit Bestellbezug erfolgt ein automatischer Abgleich von den Informationen auf Bestellung, Rechnung und Lieferschein (threeway-match). Die Kontierung kann dadurch automatisiert vorgenommen werden und die Rechnung ohne gesonderte Freigabe direkt verbucht werden. Bei Abweichungen wird die im Workflow zuständige Person (z.B. EinkäuferInnen) informiert und die Rechnung zur manuellen Prüfung vorgelegt.

Rechnungen ohne Bestellbezug
Wertgrenzen werden automatisch kontrolliert und eine mögliche Kontierung der zuständigen Person vorgeschlagen. Diese kann Änderungen vornehmen, die Rechnung freigeben oder gegebenenfalls die weiteren Genehmigungsschritte anstoßen.

Flexibler Freigabeworkflow auf Basis des SAP Business Workflows direkt in SAP ECC oder S/4Hana
Aufgaben für weitere Workflow TeilnehmerInnen via Business Workplace in der SAP Oberfläche
Workflow-TeilnehmerInnen auch per E-Mail
Intelligente Automatisierung ansonsten zeitaufwendiger Arbeitsschritte
Volle Transparenz für alle User im Freigabeprozess
Optional um maßgeschneiderte Features und kundenspezifische Logiken erweiterbar

4. Automatische Buchung

Eingangsrechnungen buchen im SAP Modul

Die freigegebenen Rechnungen werden nun verbucht: Rechnungen mit Bestellbezug in der MIRO (SAP Modul MM), reine Finanzrechnungen in der FB60 (Modul FI/CO).

5. Revisionssichere Archivierung

Herstellerunabhängiges, digitales Archiv

Abschließend werden die Rechnungen, gemeinsam mit dem automatisch erstellten Auditbericht, revisionssicher direkt über den SAP Standard ArchiveLink archiviert. Damit kann der gesamte Eingangsrechnungsworkflow ohne Medienbruch digital erfolgen.

Archivunabhängige, revisionssichere Archivierung mitsamt Auditbericht
Einhaltung der gesetzlichen Dokumentationspflichten laut GoB Bzw. des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens

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Elektronische Rechnung Software

E-Rechnungspflicht Deutschland

In Deutschland wird die verpflichtende elektronische Rechnung für inländische B2B-Transaktionen eingeführt. Voraussichtlich bereits ab 01.01.2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen können. Erhält ein Unternehmen weiterhin Rechnungen aus dem Ausland, kann es zusätzlich zu einer Mischung von Rechnungsformaten kommen.

Unsere Eingangsrechnungslösung kann E-Rechnungen in strukturierten Dateiformaten gleichermaßen wie herkömmliche Papier-/PDF-Rechnungen verarbeiten. Damit können Sie alle eingehenden Rechnungen unabhängig von ihrem Format gleichermaßen verarbeiten.

Einen einfachen Verarbeitungsworkflow können wir innerhalb von etwa 6-8 Wochen umsetzen. Wenn Sie sich jetzt für unsere Lösung entscheiden, können Sie also zeitnah in Q1/2025 E-Rechnungen empfangen. Bereits ab 390€/Monat.

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Screenshots der Rechnungsverarbeitung SAP

So funktioniert die Eingangsrechnungsverarbeitung SAP

Eingangsrechnungsverarbeitung SAP als Cloud Lösung

SAP Rechnungseingang aus der Cloud

Skalierbar

Effizient ab bereits 10 und flexibel skalierbar auf bis zu 10.000+ Rechnungen/Tag

Sicher

SaaS aus geprüften europäischen Rechenzentren

Vielseitig

Verarbeitung aller bekannten Rechnungsformate: ebInterface, XRechnung, EDI, Scans, etc.

Flexibel

Ohne Installation, aber voll integriert in Ihre Umgebung. Der Umstieg auf On Premise ist jederzeit möglich

Schnell

In wenigen Wochen zum GoLive bei voller Flexibilität der Workflows und Buchhaltungsdimensionen durch Low Code Customizing Optionen

Kundenstimmen

Das sagen unsere Kunden über die automatische Rechnungsverarbeitung mit SAP

“Wir haben mit der Eingangsrechnungslösung von free-com eine einfache Möglichkeit gefunden, die bei uns im Haus anfallenden Rechnungsarten mit unterschiedlichen Verarbeitungsprozessen und Anforderungen digital abzubilden. Dadurch können wir unabhängig von den einzelnen Standorten Freigabeprozesse schnell durch die Instanzen schicken und profitieren dabei von einer großen Transparenz und Gesamtübersicht.”

Alexander Stumbea
Rechnungswesen, Akademie der bildenden Künste Wien

“Die Gesamtlösung der free-com beschleunigt nicht nur die Verarbeitung der Eingangsrechnungen in unserem Haus – auch die Transparenz bei der Freigabe der Rechnungen wird deutlich erhöht. Denn auch Compliance Aspekte sind uns bei IT-Projekten sehr wichtig.”

Hans-Jürgen Oppeneiger
Information & Organization, HeinzelPulp

Vorteile der Eingangsrechnungsverarbeitung SAP

Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung (SAP)

Volle Übersicht

Alle Dokumente sind während des gesamten Workflows über die Anlagenliste einsehbar. Freigabehistorien, der integrierte Chat und Ansichtsfenster bündeln effektiv alle relevanten Informationen

Offen für alle (e-)Rechnungsformate

Die Lösung verarbeitet bereits jetzt sowohl klassische Papier- und PDF-Rechnungen, als auch Formate der Zukunft (EDI, ebInterface, XRechnung, etc.)

Reduktion von Aufwand und Durchlaufzeiten

Es fallen deutlich geringere Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten pro Beleg an. Dadurch werden die MitarbeiterInnen entlastet, Skonto-Fristen eingehalten, sowie die Kommunikation und Prozesse verbessert.

Unabhängig von ERP und Archiv

Kein überfrachtetes DMS, keine holprigen ERP Add-Ons: sie erhalten eine flexible, fokussierte Lösung von einem Team, das sich dem Thema Eingangsrechnungsverarbeitung verschrieben hat.

Compliance

Die Dokumentation des gesamten Workflows inklusive Auditbericht für die revisionssichere Archivierung geschieht automatisiert. Das unterstützt die Einhaltung der gesetzlichen Dokumentationspflichten laut GoB bzw. des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens.

Ehrlicher Fokus auf dem User

Unsere Lösung ist intuitiv zu bedienen und bietet zahlreiche Funktionen zur sinnvollen Unterstützung Ihrer MitarbeiterInnen. Es ist keine langwierige Einschulung notwendig: sowohl User, als auch die Lösung selbst können schnell starten.

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