In der heutigen Geschäftswelt ist die effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen entscheidend für den Unternehmenserfolg. SAP S/4HANA bietet hierfür umfassende Lösungen, deren technische Abläufe, Integrationsmöglichkeiten und Erweiterungsansätze je nach Bereitstellungsmodell – On Premise, in der Private Cloud oder in der Public Cloud – stark variieren.

Deswegen wollen wir heute einen genaueren Blick auf die Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP S/4HANA werfen: wie sehen die Workflows in den verschiedenen Bereitstellungsmodellen genau aus? Welche Technologien werden eingesetzt? Welche Besonderheiten gibt es? Und welche Vor- und Nachteile haben sie?

SAP S/4HANA: Ein Überblick

SAP S/4HANA ist die neueste Generation der SAP Business Suite und wurde entwickelt, um Geschäftsprozesse in Echtzeit zu unterstützen. Es basiert auf der In-Memory-Datenbank SAP HANA und bietet eine vereinfachte Datenmodellierung sowie eine benutzerfreundliche Oberfläche.

Bereitstellungsmodelle von SAP S/4HANA im Detail

Je nach Unternehmensstrategie und IT-Infrastruktur können unterschiedliche Bereitstellungsmodelle gewählt werden:

• On-Premise: Hierbei wird die Software im eigenen Rechenzentrum des Unternehmens installiert und betrieben. Dies ermöglicht maximale Kontrolle und Anpassungsfähigkeit, erfordert jedoch erhebliche Investitionen in Hardware und IT-Ressourcen.​

• Public Cloud: Eine standardisierte Cloud-Lösung, die von SAP gehostet wird. Unternehmen profitieren von schnellen Implementierungszeiten und regelmäßigen Updates, haben jedoch weniger Spielraum für individuelle Anpassungen.​

• Private Cloud: Eine Mischung aus beiden Ansätzen, bei der die Software in einer dedizierten Cloud-Umgebung betrieben wird. Dies bietet eine höhere Flexibilität als die Public Cloud und reduziert gleichzeitig den Verwaltungsaufwand im Vergleich zur On-Premise-Lösung.

Hinweis: In unserem Glossar Beitrag “SAP S/4HANA Public & Private Cloud” haben wir uns im Detail mit den unterschiedlichen Bereitstellungsmodellen von SAP, ihren Funktionsweisen und Vorteilen auseinandergesetzt.

Grundlagen der digitalen Rechnungsverarbeitung mit SAP S/4HANA

Die digitale Rechnungsverarbeitung mit SAP S/4HANA ermöglicht Unternehmen, den gesamten Prozess von der Rechnungserfassung bis zur Zahlung zu automatisieren. Dies führt zu einer Reduzierung manueller Eingriffe, minimiert Fehler und beschleunigt den gesamten Ablauf. Zentrale Komponenten dieses Prozesses sind:

SAP S/4HANA On Premise: Integrierte Rechnungsverarbeitung im eigenen SAP-System

Im On-Premise-Modell läuft die Eingangsrechnungsverarbeitung vollständig innerhalb der eigenen SAP-Systemlandschaft (z. B. SAP ECC oder SAP S/4HANA On Premise). Ein typischer Ablauf beginnt mit dem Rechnungseingang: Papierrechnungen werden gescannt und per OCR ausgelesen, E-Mail-Rechnungen (PDF) werden automatisiert importiert, und elektronische Formate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD, EDI/XML) direkt übernommen. Die erfassten Rechnungsdaten werden anschließend an das SAP-System übergeben und dort zunächst als Beleg vorerfasst (z. B. als geparkte Rechnung oder als Prüfbeleg). Die Originaldokumente (Scan/PDF) werden über SAP ArchiveLink oder eine DMS-Integration dem Beleg angehängt und revisionssicher archiviert. In vielen On-Premise-Szenarien kommt dazu ein eigenes Content-Server-System zum Einsatz, welches direkt mit SAP verbunden ist.

Für die automatisierte Belegerfassung setzen On-Premise-Lösungen oft auf lokal installierte OCR-Software und Machine-Learning-Komponenten. Beispielsweise nutzt SAP Invoice Management (VIM) eine Erkennungskomponente zur automatischen Datenauslesung. Diese kann als Dienst auf einem Server im Unternehmen laufen. Die ausgelesenen Felder (Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag, Bestellnummern etc.) werden via RFC/BAPI oder Webservice an SAP übergeben, wo sie einen Rechnungsbeleg auslösen. Alternativ lassen sich E-Rechnungen auch direkt per IDoc oder Webservice in SAP integrieren. Insgesamt ist die Integration im On-Premise-Modell sehr tief und direkt: Alle Komponenten (ERP, Workflow, OCR, Archiv) können innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur eng verzahnt werden​.

Die Workflow-Steuerung zur Rechnungsprüfung und Freigabe erfolgt On Premise klassischerweise über den SAP Business Workflow im ERP-System. Sobald ein Rechnungsbeleg vorerfasst ist (z. B. als geparkte Kreditorenrechnung oder als MIRO-Beleg mit Mengen- oder Preisabweichung), startet ein Workflow zur inhaltlichen Prüfung und Freigabe.

Mit Flexible Workflow gibt es in S/4HANA eine konfigurierbare Workflow-Engine, mit der Freigabeprozesse bedingungsgesteuert definiert werden können. Diese baut auf der klassischen Workflow-Engine auf, erfordert aber kein Coding – Regeln und Genehmiger lassen sich per Fiori-App konfigurieren. Somit stehen On Premise grundsätzlich umfangreiche Möglichkeiten zur Workflow-Gestaltung zur Verfügung. ,

In rein SAP-integrierten Szenarien (=Inbox Standard) liegen auch Berechtigungsprüfung, Geschäftslogik und Benutzerstammdaten zentral im SAP-System. Das hat den Vorteil, dass kein externer Abgleich nötig ist – alle Regeln (z. B. wer darf bis zu welchem Betrag freigeben?) greifen auf vorhandene Organisationsstrukturen und Stammdaten in SAP zu​. Nichtsdestotrotz besteht On Premise auch die Möglichkeit eines vorgelagerten (externen) Workflowsystems (=Inbox Light) – etwa wenn mehrere ERP-Systeme beteiligt sind oder ein einheitliches Tool für verschiedene Plattformen genutzt werden soll​. In diesem Fall wird die Rechnung zunächst in einem separaten System erfasst und geprüft, und erst nach Freigabe ins SAP gebucht.

Rechnungsverarbeitung mit SAP S/4HANA Private Cloud

Das Private-Cloud-Modell gleicht funktional weitestgehend einer On-Premise-Installation, wird jedoch von SAP oder einem Hyperscaler gehostet. Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass die Betriebsverantwortung (Infrastruktur, Updates etc.) bei SAP liegt, während der Kunde das System konfigurieren und in gewissen Grenzen erweitern kann. Die S/4HANA Private Cloud erlaubt – im Gegensatz zur Public Cloud – die Nutzung von klassischen Erweiterungen und Add-Ons, sofern sie von SAP freigegeben sind. Technisch läuft auch hier die Eingangsrechnungsverarbeitung im S/4HANA-System selbst ab, inklusive SAP Business Workflow oder Flexible Workflow zur Rechnungsfreigabe. Aus Anwendersicht kann also alles so gestaltet sein wie im On-Premise-Fall – inklusive Nutzung der Fiori Inbox für Freigaben innerhalb von SAP.

Allerdings forciert SAP im S/4HANA-Cloud-Umfeld das Prinzip des „Clean Core“. Das bedeutet, kundenindividuelle Anpassungen im SAP-Kern sollen möglichst vermieden werden, um eine einfachere Update-Fähigkeit zu gewährleisten. Im Private-Cloud-Modell wird daher empfohlen, wo möglich auf Side-by-Side Erweiterungen (z. B. über die SAP Business Technology Platform) zu setzen, anstatt den SAP-Core durch Modifikationen oder tief integrierte Add-Ons zu verändern. Diese Strategie wirkt sich auch auf die Rechnungsverarbeitung aus: Neben der klassischen „SAP-only“-Lösung (alle Schritte innerhalb von S/4HANA) gewinnen hybride Ansätze an Bedeutung, bei denen bestimmte Komponenten ausgelagert werden. Insbesondere der Genehmigungs-Workflow kann extern realisiert sein (=Inbox Light).

Workflow-Varianten „Inbox Standard“ vs. „Inbox Light“ in Private Cloud/On-Premise

Inbox Standard (SAP only): Diese Variante entspricht dem oben beschriebenen integrierten Workflow. Die komplette Prozesslogik liegt im SAP-System – vom Erfassen/Vorerfassen der Rechnung bis zur Freigabe und endgültigen Buchung. Die Workflow-Engine ist der SAP Business Workflow (bzw. Flexible Workflow) innerhalb von S/4HANA. Die Benutzer arbeiten ihre Aufgaben in der SAP Fiori My Inbox ab, welche direkt auf die Work Items im SAP zugreift.

Vorteil: Tiefe Integration und Nutzung aller SAP-Funktionalitäten – z.B. prüft SAP automatisch Bestellbezug, Wareneingänge, Kontierungen etc. in Echtzeit, und Berechtigungen/Genehmigungsgrenzen greifen auf das SAP-Organisationsmanagement zurück. Dieser Ansatz setzt jedoch voraus, dass man innerhalb von SAP bleibt; externe Systeme müssen ggf. über Schnittstellen angebunden werden, was zusätzlichen Aufwand bedeutet, falls z. B. eine konzernweite einheitliche Lösung angestrebt wird.

Inbox Light (extern/Hybrid): Hier wird der Freigabe-Workflow in ein vorgelagertes System ausgelagert, während SAP im Hintergrund als Verarbeitungssystem dient. Konkret kann dies bedeuten, dass die Rechnung zwar im SAP S/4-System erfasst oder abgelegt wird, aber die Genehmigungsschritte in einem externen Workflow-Tool stattfinden. SAP stellt dafür Public APIs bereit, um Daten auszutauschen. In einem hybriden Szenario dieser Art nutzt man oft weiterhin die Fiori My Inbox als zentrales Aufgabenboard für den Benutzer, bindet dort aber auch externe Workflow-Tasks mit ein. Das SAP-System bleibt schlank (Clean Core), da es nur Belegbuchung und Archivierung übernimmt, während komplexe Logik im externen Tool umgesetzt wird. Insgesamt bringt die hybride Lösung mehr Freiheitsgrade bei UI und Prozessgestaltung außerhalb von SAP, aber erfordert initiale Integrationsarbeit (z.B. Bereitstellen von Public APIs und Synchronisation von Stammdaten wie Lieferanten, falls diese im Workflow benötigt werden).

Rechnungsverarbeitung mit SAP S/4HANA Public Cloud

In der Public Cloud – also der reinen Software-as-a-Service-Variante von SAP S/4HANA – ändern sich die Rahmenbedingungen der Eingangsrechnungsverarbeitung grundlegend. Die SAP S/4HANA Public Cloud ist ein standardisiertes Cloud-ERP, bei dem der Funktionsumfang und die Erweiterbarkeit gegenüber On-Premise begrenzt sind. Kunden erhalten quartalsweise Updates, eigene ABAP-Entwicklungen oder die Installation von Add-Ons sind nicht zulässig. Stattdessen stehen öffentliche Schnittstellen (APIs), vordefinierte Erweiterungspunkte und die SAP BTP als Side-by-Side-Plattform zur Verfügung, um zusätzliche Prozesse abzubilden. In diesem Kontext muss die digitale Rechnungsverarbeitung überwiegend außerhalb des eigentlichen S/4-Cloud-Systems erfolgen, oder mit den Mitteln, die die Cloud bietet.

• Rechnungserfassung und -eingang: S/4HANA Public Cloud bietet von Haus aus Funktionen, um Lieferantenrechnungen manuell zu erfassen (Fiori-Apps wie „Create Supplier Invoice“) und auch elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Elektronische Eingangsrechnungen können etwa über das SAP Business Network oder über SAP Document Compliance eintreffen. Beispielsweise können EDI/XML-Rechnungen via Webservice ins System gespielt werden, oder Lieferanten nutzen ein Portal. Für Papier- und PDF-Rechnungen allerdings gibt es im Public-Cloud-Standard kein integriertes OCR-Tool, das mit dem SaaS-System mitgeliefert würde. Hier kommt zwangsläufig ein zweites System ins Spiel: Ein externer Service, der die Rechnung scannt, ausliest und die gewonnenen Daten dann an SAP übergibt​. Hier bieten sich intuitive Partnerlösungen an, die die Dokumentenerkennung und Validierung übernehmen und anschließend via Public API in S/4HANA Cloud buchen.

• Prüfung und Freigabe: In der S/4HANA Public Cloud gibt es den Flexible Workflow auch für Kreditorenrechnungen (vergleichbar zu On-Premise). Die Prüfstellen arbeiten ihre Aufgaben in der My Inbox App innerhalb von S/4HANA Cloud ab. Dieser Ansatz kommt ohne externe Systeme aus, ist aber auf die von SAP vorgesehenen Workflows beschränkt – wirklich flexible Eigenworkflows jenseits der konfigurierbaren Szenarien sind in Public Cloud nicht möglich. Viele Cloud-Kunden nutzen den Standard-Workflow insbesondere für Bestellbezug-Rechnungen, die einen Preis-/Mengenabweichungs-Workflow benötigen, oder für Kostenrechnungen, die eine manuelle Prüfung erfordern.
  
  In komplexeren Fällen – z. B. mehrstufige Freigaben nach Kostenstelle – reichen die Standard-Workflows der Public Edition eventuell nicht aus. Der Freigabeprozess kann auch hier in externen Lösungen durchgeführt werden, um nach der erfolgten Freigabe per API in S/4HANA Cloud final gebucht zu werden. Das S/4HANA-System würde dann eine fertige, freigegebene Rechnung erhalten, die ohne weiteren menschlichen Eingriff zahlbar ist. Diese Architektur hat den Vorteil, dass S/4HANA Cloud „ungestört“ bleibt – es sieht letztlich nur die finalen Buchungen – während alle individuellen Logiken im externen Modul liegen. Der Nachteil ist, dass man zwei Systeme betreibt und orchestrieren muss; praktisch wird dies aber von SAP erleichtert, indem BTP und S/4HANA Cloud eng integriert werden können (gleiches Identity Management, vordefinierte APIs usw.).

• Integration über Public APIs: Ein wichtiges Merkmal der Public Cloud ist die Art der Integration. Während On-Premise-Lösungen auch mal direkt auf Tabellen oder via RFC zugreifen konnten, sind in der S/4HANA Public Cloud ausschließlich veröffentlichte Schnittstellen nutzbar. Für den Rechnungsprozess stellt SAP mehrere APIs bereit – z. B. eine OData API zum Buchen von Kreditorenrechnungen oder APIs zum Hochladen von Anhängen. Diese Services müssen von externen Anwendungen genutzt werden, um mit dem Cloud-ERP zu kommunizieren. Die Dokumente (Scans) selbst können in der Public Cloud ebenfalls gespeichert werden, aber typischerweise nicht auf einem kundeneigenen Content Server, sondern in einem SAP-gehosteten Speicher.

Zusammengefasst funktioniert die Eingangsrechnungsverarbeitung im Public-Cloud-Modell nur in Kombination mit einer externen Komponente. Entweder greift man auf SAP-eigene Services zurück oder auf Partnerlösungen in der Cloud. Diese übernehmen die Aufgaben Erfassung, OCR, Vorprüfung und ggf. Genehmigung und nutzen dann Public APIs, um die Rechnung in das S/4HANA-Cloud-System zu überführen. Die eigentliche Buchung und Archivierung findet schließlich in S/4HANA statt – wobei S/4HANA Public Cloud hier weitgehend als „transaktionales Backend“ agiert, während die Prozesslogik vorneweg in der Erweiterung liegt​​. Dadurch bleibt das SaaS-System standardnah und update-sicher, da keine individuellen Workflow-Codes oder zusätzliche Module darin laufen. Die Integration über cloudbasierte APIs ist dabei hochgradig standardisiert und abgesichert, u.a. via OAuth. Das Ergebnis ist ein End-to-End-Prozess, der zwar auf zwei Plattformen verteilt ist, aber vom Anwender als Einheit wahrgenommen werden kann (z. B. durch Single Sign-On und Fiori-Apps für die externen Module).

Durch diese Aufteilung ist die Public-Cloud-Lösung in der Regel stärker vorkonfiguriert und standardisiert als On-Premise-Lösungen, dafür aber weniger frei anpassbar. Unternehmen müssen sich an die gegebenen Erweiterungsmöglichkeiten halten, es gibt keine tiefgreifenden individuellen Workflows in SAP. Im Gegenzug profitieren sie von schnellen Innovationszyklen – neue Features in den Cloud-Services stehen allen Mandanten sofort zur Verfügung, ohne Upgrades im ERP selbst. Die Gesamtarchitektur ist cloud-nativ und skalierbar, und sie ermöglicht es, multikanal Rechnungen zentral zu bearbeiten (Papier, E-Mail, E-Rechnung, alles in einer Plattform). Für international agierende Firmen ist auch wichtig, dass Compliance-Anforderungen (z. B. elektronische Rechnungsformate pro Land) leichter durch Cloud-Services abgedeckt werden können, die regelmäßig aktualisiert werden. Insofern bietet das Public-Cloud-Modell hohe Automatisierungspotenziale, erfordert aber den Einsatz von APIs und Zusatzservices, um die Lücken gegenüber der On-Premise-Funktionsvielfalt zu schließen.

Herausforderungen in der Praxis

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen SAP S/4HANA On-Premise, in der Private Cloud oder in der Public Cloud nutzt – bei der Eingangsrechnungsverarbeitung treten immer wieder ähnliche praktische Herausforderungen auf, die den Arbeitsalltag erschweren und die Effizienz bremsen.

Ein zentrales Problem sind Medienbrüche. Eingangsrechnungen erreichen Unternehmen auf ganz unterschiedlichen Wegen: als Papierrechnung per Post, als PDF-Anhang per E-Mail oder über EDI-Schnittstellen direkt aus dem System des Lieferanten. Diese Vielfalt an Formaten macht eine einheitliche und durchgängige Verarbeitung nahezu unmöglich – zumindest ohne den Einsatz zusätzlicher Lösungen zur Konsolidierung und Digitalisierung der Eingangskanäle. Oftmals müssen Rechnungen manuell erfasst oder in verschiedene Systeme übertragen werden, was nicht nur zeitaufwendig ist, sondern auch fehleranfällig.

Hinzu kommt die manuelle Nachbearbeitung, die häufig notwendig wird, wenn etwa die OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) nicht sauber arbeitet oder Stammdaten im System unvollständig oder veraltet sind. Auch unklare oder fehlende Bezüge zu Bestellungen – etwa bei Streurechnungen ohne vorangegangene Bestellung – sorgen regelmäßig für Rückfragen, Klärungsbedarf und damit Zeitverzug. In solchen Fällen ist oft ein manueller Eingriff durch die Buchhaltung oder den Einkauf notwendig, um die Rechnung korrekt zuzuordnen und freizugeben.

Ein dritter, nicht zu unterschätzender Aspekt ist die fehlende Transparenz im Gesamtprozess. Ohne ein zentrales Monitoring-Tool verlieren Unternehmen schnell den Überblick: Welche Rechnungen sind offen? Welche wurden bereits geprüft? Wo hakt es im Workflow – und warum? Engpässe, Eskalationen und Verzögerungen lassen sich ohne geeignete Auswertungstools kaum erkennen, geschweige denn gezielt beheben. Die Folge: gestörte interne Abläufe, verpasste Skontofristen und im schlimmsten Fall Reputationsschäden bei wichtigen Lieferanten.

Diese Herausforderungen zeigen, wie wichtig es ist, die Eingangsrechnungsverarbeitung ganzheitlich zu betrachten – nicht nur als IT-Thema, sondern als kritischen Bestandteil effizienter Unternehmensprozesse.

Unsere Lösung: Intelligente, SAP-integrierbare Rechnungsverarbeitung

Genau hier setzt unsere Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung für SAP an. Sie ist vollständig in SAP integriert – unabhängig davon, ob Sie mit S/4HANA in der Public Cloud, Private Cloud oder On-Premise arbeiten.

Unsere Lösung bietet u. a.:

• Intelligente Belegerkennung mit KI
  Eingehende Rechnungen – ob per Post, E-Mail oder EDI – werden automatisch analysiert, strukturiert und mit SAP-Daten abgeglichen.

• Workflow-Automatisierung nach Maß
  Individuelle Freigabeprozesse – vom Zwei-Augen-Prinzip bis zu komplexen Konzernstrukturen – lassen sich flexibel konfigurieren.

• Revisionssicherheit und Compliance
  Lückenlose Protokollierung aller Bearbeitungsschritte. In Kombination mit unserem SAP-Dokumentenmanagement entsteht ein vollständig nachvollziehbarer Rechnungslebenszyklus.

• Monitoring und Dashboards
  Echtzeit-Übersichten zeigen den Bearbeitungsstand, offene Aufgaben und Engpässe – auf Wunsch integriert in SAP Fiori Launchpads.

• Schnelle Implementierung – auch in der Cloud
  Unsere Lösung ist modular aufgebaut, schnell produktiv einsetzbar und lässt sich sowohl in S/4HANA On-Premise als auch in Cloud-Umgebungen einbinden – inklusive Public Edition.

Fazit

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit SAP S/4HANA ist kein reines IT-Projekt – sie ist ein Hebel für Effizienz, Transparenz und Wachstum. Dabei ist es entscheidend, das passende Bereitstellungsmodell zu wählen und dieses mit einer intelligenten, praxisorientierten Lösung zu ergänzen.

Ganz gleich, ob Sie auf maximale Kontrolle (On-Premise), Flexibilität (Private Cloud) oder Skalierbarkeit (Public Cloud) setzen: Mit einer SAP-integrierbaren Lösung sind Sie in der Lage, den Rechnungseingang zukunftssicher, effizient und compliance-konform zu gestalten.