Rechnungseingang digitalisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung und Checkliste

Papierrechnungen scannen, Daten manuell eingeben, Freigaben per E-Mail anfordern: Die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen kostet Zeit und ist fehleranfällig. Der erste Schritt in Richtung Effizienz ist ein digitaler Rechnungseingang: Rechnungen werden zentral erfasst, automatisch ausgelesen und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt. Darauf aufbauend umfasst die digitale Rechnungsverarbeitung alle weiteren Schritte: Prüfung, Freigabe, Buchung und revisionssichere Archivierung.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie vor der Einführung eines digitalen Rechnungseingangs beachten sollten und worauf Unternehmen bei der Umsetzung besonders achten sollten.

Ein digitaler Rechnungseingang bedeutet, dass Eingangsrechnungen unabhängig vom Eingangskanal zentral digital erfasst, ausgelesen und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine Rechnung per Post, als PDF per E-Mail oder als strukturiertes E-Rechnungsformat eingeht.

Wichtig: Der digitale Rechnungseingang ist nur der erste Schritt. Er deckt die Erfassung und Bereitstellung der Rechnung ab. Die anschließende digitale Rechnungsverarbeitung geht weiter: Sie umfasst Prüfung, Freigabe, Buchung und revisionssichere Archivierung. Erst zusammen ergeben beide Bereiche einen durchgängigen digitalen Rechnungsprozess.

In unserer täglichen Arbeit bei free-com erleben wir häufig, dass die größten Verzögerungen nicht bei der Rechnung selbst entstehen, sondern bei der Weiterleitung, Prüfung und Freigabe. Besonders bei einem Prozess mit physischen Rechnungen kommt es oftmals zu Verzögerungen, fehlendem Überblick und langwierigen Rückfragen. Ein digitaler Prozess hilft dabei, diese Schritte zu beschleunigen und den aktuellen Bearbeitungsstand jederzeit nachvollziehbar zu machen.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

Bevor eine Lösung eingeführt wird, lohnt es sich, den bestehenden Prozess genau zu verstehen.

Wie werden Eingangsrechnungen heute empfangen – per E-Mail, Post oder Portal? Wer prüft sie, wer genehmigt, wer bucht? Wo entstehen Verzögerungen oder Fehler? Deshalb sollte der bestehende Prozess vor der Einführung einer Lösung möglichst genau betrachtet werden. Je klarer der Ist-Zustand, desto gezielter lässt sich die neue Lösung einrichten.

Folgende Fragen helfen bei der Wahl der richtigen Software:

Eingangsrechnungen enthalten personenbezogene Daten und unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die gewählte Lösung muss eine DSGVO-konforme Verarbeitung und Speicherung sicherstellen.

In der Praxis lässt sich der digitale Rechnungseingang – und die anschließende Rechnungsverarbeitung – in vier aufeinander aufbauenden Schritten abbilden.

Rechnungen gehen auf verschiedenen Wegen ein: als Papierrechnung, als E-Mail-Anhang oder als strukturiertes Datenformat. Der erste Schritt besteht darin, alle Eingangswege zusammenzuführen.

Papierrechnungen werden gescannt oder fotografiert und anschließend per OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Moderne Lösungen nutzen Künstliche Intelligenz, um alle relevanten Felder automatisch zu erkennen: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Beträge und Steuerkennzeichen. Das funktioniert für unterschiedliche Layouts und Rechnungsarten, ohne dass das System vorher auf einzelne Lieferanten trainiert werden muss.

Nach der Erfassung prüft die Software automatisch, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind, ob Beträge und Mengen übereinstimmen und ob ein Bestellbezug vorliegt. Abweichungen werden markiert und zur manuellen Prüfung weitergeleitet.

Nach der formalen Prüfung wird die Rechnung inhaltlich geprüft und von den zuständigen Personen freigegeben. Statt Rechnungen auszudrucken und physisch weiterzugeben, läuft das digital: Zuständige werden automatisch benachrichtigt, Freigaben und Rückfragen erfolgen direkt in der Software, Erinnerungen verhindern, dass Rechnungen liegen bleiben, und der gesamte Prüfverlauf wird lückenlos dokumentiert.

Wichtig: Dieser Prüfpfad muss gemeinsam mit der Rechnung archiviert werden – bei einer Betriebsprüfung muss nachweisbar sein, wer eine Rechnung wann geprüft und freigegeben hat.

Wie ein digitaler Freigabeprozess konkret aussieht, zeigen wir auf unserer Seite zur digitalen Rechnungsverarbeitung. Einen detaillierten Einblick in alle Freigabeschritte bietet außerdem unser Beitrag zur digitalen Rechnungsfreigabe.

Nach der Freigabe schlägt die Software passende Buchungskonten vor, basierend auf bisherigen Buchungen, und übergibt die Daten automatisch über eine Schnittstelle an das ERP- oder Buchhaltungssystem. Ein manuelles Abtippen ist nicht nötig.

Eingangsrechnungen müssen revisionssicher archiviert werden: unveränderlich, vollständig und jederzeit auffindbar. Digitale Archivierungssysteme erfüllen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und bieten gegenüber physischer Lagerung in Ordnern klare Vorteile. Belege sind in Sekunden auffindbar, Zugriffsrechte lassen sich genau steuern und der Platzbedarf für Archivräume entfällt.

Wer bereits Microsoft SharePoint nutzt, kann dieses mit dem richtigen Add-on direkt als revisionssicheres Archiv verwenden.

Neben klassischen PDF-Rechnungen spielen strukturierte elektronische Formate eine zunehmend wichtige Rolle:

Sowohl in Deutschland durch die Einführung der E-Rechnungspflicht als auch in Österreich gewinnen E-Rechnungen zunehmend an Bedeutung. Entsprechend wichtiger werden Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Idealerweise können alle gängigen Rechnungsformate über denselben Prozess verarbeitet werden.

Diese Checkliste hilft dabei, den digitalen Rechnungseingang strukturiert aufzusetzen oder zu überprüfen.

In der Praxis treten beim Übergang zu einem digitalen Rechnungseingang häufig dieselben Fehler auf:

Je früher diese Punkte im Einführungsprojekt geklärt werden, desto reibungsloser verläuft die Umstellung.

free-com unterstützt Unternehmen beim gesamten digitalen Rechnungsprozess: Vom Rechnungseingang bis zur revisionssicheren Archivierung. Die Lösung verbindet beide Bereiche: die automatische Erfassung im Rechnungseingang und die anschließende digitale Rechnungsverarbeitung mit Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung.

Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst, geprüft und an die zuständigen Personen weitergeleitet. Alle Bearbeitungsschritte werden dokumentiert und können jederzeit nachvollzogen werden.

Die Lösung unterstützt Unternehmen unter anderem bei:

Dadurch lassen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren und Prozesse effizienter gestalten.

Auch bestehende Systeme wie SAP können angebunden werden. Dabei lassen sich beispielsweise Rechnungen mit und ohne Bestellbezug automatisiert verarbeiten und in bestehende Workflows integrieren.