Reisekostenabrechnung in Österreich: So rechnen Arbeitgeber korrekt ab
Veröffentlicht am 28.07.2026
Lesedauer: 5 min
Inhalt
- Was ist eine Reisekostenabrechnung?
- Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber?
- Kilometergeld, Taggeld & Co.: Welche Kosten können abgerechnet werden?
- Welche Angaben gehören in eine Reisekostenabrechnung?
- Welche Belege werden für eine Reisekostenabrechnung benötigt?
- Beispiel einer Reisekostenabrechnung
- Typische Fehler bei der Reisekostenabrechnung
- Digitale Reisekostenabrechnung mit free-com
- Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung
Inhalt
- Was ist eine Reisekostenabrechnung?
- Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber?
- Kilometergeld, Taggeld & Co.: Welche Kosten können abgerechnet werden?
- Welche Angaben gehören in eine Reisekostenabrechnung?
- Welche Belege werden für eine Reisekostenabrechnung benötigt?
- Beispiel einer Reisekostenabrechnung
- Typische Fehler bei der Reisekostenabrechnung
- Digitale Reisekostenabrechnung mit free-com
- Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung
Ob Kundentermin, Messebesuch oder Schulung: entstehen im Rahmen einer Dienstreise Ausgaben, müssen diese korrekt erfasst und abgerechnet werden. Die Reisekostenabrechnung dient dazu, Fahrtkosten, Taggeld, Nächtigungskosten und weitere Spesen nachvollziehbar zu dokumentieren und steuerlich korrekt zu erfassen.
Für Arbeitgeber bedeutet dies einen nicht zu unterschätzenden Verwaltungsaufwand. Mit einer digitalen oder automatisierten Reisekostenabrechnung lassen sich Prozesse jedoch deutlich vereinfachen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die Reisekostenabrechnung in Österreich funktioniert, welche Angaben erforderlich sind und wie Unternehmen den gesamten Ablauf digitalisieren können.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Wer beruflich viel reist, weiß: Mit jeder Dienstreise entstehen verschiedenste Ausgaben für Essen, Fahrt und Übernachtung. Genau dafür gibt es die Reisekostenabrechnung. Sie ist eine detaillierte Aufstellung aller Kosten, die im Rahmen einer Dienstreise entstanden sind.
Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber?
Die Reisekostenabrechnung erfasst, prüft und erstattet alle Kosten einer Dienstreise. Für Arbeitgeber ist sie gleichzeitig die Grundlage für eine korrekte steuerliche Behandlung der entstandenen Spesen.
Der Ablauf einer Reisekostenabrechnung erfolgt üblicherweise in folgenden Schritten:
- Dienstreise dokumentieren
- Belege erfassen und sammeln
- Kostenarten zuordnen
- Kilometergeld, Taggeld und Nächtigungskosten berechnen
- Abrechnung prüfen und freigeben
- Auszahlung an Mitarbeiter durchführen
- Verbuchung in der Buchhaltung
Was genau als Dienstreise gilt und welche arbeitsrechtlichen Regelungen Arbeitgeber beachten müssen, erfahren Sie in unserem Ratgeber zur Dienstreise.
Kilometergeld, Taggeld & Co.: Welche Kosten können abgerechnet werden?
Im Rahmen einer Dienstreise können verschiedene Reisekosten entstehen, die im Zuge der Reisekostenabrechnung dokumentiert und erstattet werden. Diese werden in vier Kategorien eingeteilt:
- Fahrtkosten (inkl. Kilometerpauschale)
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
- Verpflegungsmehraufwand
Im Detail zählen dazu unter anderem:
- Kilometergeld
- Taggeld
- Nächtigungskosten
- Parkgebühren
- Mautkosten
- öffentliche Verkehrsmittel
- Taxikosten
- Flugtickets
- Eintrittskarten
- Telefon- und Internetkosten
- sonstige beruflich veranlasste Nebenspesen, etc.
Welche Reisekostenarten konkret abgerechnet werden können und welche steuerlichen bzw. arbeitsrechtlichen Regelungen dabei gelten, hängt von der jeweiligen Dienstreise und den geltenden Vorgaben ab.
Eine detaillierte Übersicht zu Kilometergeld, Dienstreise-Taggeld, Nächtigungsgeld, Reisezeiten sowie den rechtlichen Grundlagen finden Sie in unserem Ratgeber zur Dienstreise. Möchten Sie sich speziell über die korrekte Abrechnung von Spesen informieren, empfehlen wir außerdem unseren Beitrag zur Spesenabrechnung in Österreich.
Welche Angaben gehören in eine Reisekostenabrechnung?
Damit Reisekosten korrekt abgerechnet werden können, sollte jede Reisekostenabrechnung folgende Informationen enthalten:
Je vollständiger die Angaben sind, desto schneller kann die Abrechnung geprüft und freigegeben werden.
Welche Belege werden für eine Reisekostenabrechnung benötigt?
Alle Ausgaben einer Dienstreise müssen vollständig belegt werden. Denn für eine korrekte Reisekostenabrechnung ist eine lückenlose Dokumentation erforderlich. Zu den häufigsten Belegen zählen:
- Hotelrechnungen
- Fahrkarten für Bahn, Bus oder Flugzeug
- Taxirechnungen
- Parktickets
- Mautbelege
- Tankbelege
- Rechnungen für beruflich veranlasste Ausgaben während der Reise
Wichtig ist, dass die Belege vollständig und gut lesbar sind. Sie bilden die Grundlage für die Prüfung und Freigabe der Reisekostenabrechnung sowie für die ordnungsgemäße Verbuchung in der Buchhaltung.
Fehlt ein Originalbeleg, kann in bestimmten Fällen ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser sollte zumindest Datum, Betrag, Zweck der Ausgabe sowie die Unterschrift der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters enthalten.
Mit einer digitalen Lösung können Belege direkt nach Erhalt per Smartphone erfasst und der Abrechnung hinzugefügt werden. Das spart Zeit und verhindert, dass Belege verloren gehen.
Haben Sie Fragen zur digitalen Lösung von free-com, vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin.
Beispiel einer Reisekostenabrechnung
Wie eine Reisekostenabrechnung in der Praxis aussehen kann, zeigt folgendes Beispiel:
Zusätzlich werden die entsprechenden Belege, beispielsweise Parktickets oder Hotelrechnungen, der Reisekostenabrechnung beigefügt.
Nach einer digitalen Lösung gesucht? Wer Reisekosten regelmäßig abrechnet, profitiert häufig von einer digitalen Reisekostenabrechnung. Mit der Reisekosten- und Spesenabrechnung von free-com lassen sich Belege digital erfassen, Genehmigungen automatisieren und Reisekosten effizient verwalten.
Typische Fehler bei der Reisekostenabrechnung
In der Praxis treten bei der Reisekostenabrechnung häufig dieselben Fehler auf:
- fehlende oder unleserliche Belege
- falsche Berechnung von Kilometergeld
- fehlerhafte Taggeld-Abrechnung
- verspätete Einreichung
- doppelte Erfassung von Ausgaben
- fehlende Genehmigungen
Digitale Prozesse helfen dabei, diese Fehlerquellen deutlich zu reduzieren.
Digitale Reisekostenabrechnung mit free-com
Die manuelle Bearbeitung von Reisekosten bindet wertvolle Ressourcen in Personalabteilung, Buchhaltung und Lohnverrechnung. Mit der Lösung von free-com können Unternehmen ihre Reisekostenabrechnung vollständig digitalisieren und automatisieren.
Mitarbeiter:innen fotografieren Belege direkt nach Erhalt. Die Daten werden automatisch verarbeitet und der gesamte Freigabeprozess digital abgebildet. Dadurch reduzieren Unternehmen ihren Verwaltungsaufwand erheblich und beschleunigen die Erstattung von Reisekosten.
Die Lösung von free-com bietet dabei folgende Vorteile:
So nutzen Sie digitale Lösungen zur Reisekostenabrechnung richtig
Damit die Software ihr volles Potenzial entfalten kann, empfehlen wir Folgendes:
- 1
Belege sofort erfassen: Fotografieren Sie Belege direkt nach Erhalt, damit nichts verloren geht.
- 2
Mitarbeiter:innen schulen: Wer die Software sicher bedient, macht weniger Fehler.
- 3
Regelmäßig prüfen: Auch bei automatisierten Abrechnungen lohnt eine stichprobenartige Kontrolle.
Haben Sie Fragen an uns?
Wir beraten Sie gerne im Rahmen eines kurzen, unverbindlichen online Termins!
Weiterführende Links
