Auftragsbestätigung Software

Auftragsbestätigungen automatisieren

Eingehende Auftragsbestätigungen automatisiert verarbeiten und mit der dazugehörigen Bestellung abgleichen – mit unserer Lösung können Sie Ihre Auftragsbestätigungen schneller und mit weniger manuellem Aufwand bearbeiten.

Reduzieren Sie jetzt Durchlaufzeiten und Fehler und profitieren Sie von einem intuitiven und unkomplizierten Workflow.

  • Hohe Ausleserate bei der automatischen Extraktion der relevanten Daten (Datum, Bestellnummer, Artikelnummer, Preise, Mengen, etc.)

  • Auftragsbestätigungen automatisch mit Bestellung abgleichen – Abweichungen werden sofort erkannt und markiert
  • Freigabe-Workflow zur Prüfung von Abweichungen, vollständige Kontrolle über jeden Vorgang
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Bestellbestätigungen automatisieren

So können Sie Ihre Auftragsbestätigungen /  Bestellbestätigungen digitalisieren

1. Verarbeitung eingehender Bestellbestätigungen

Verarbeitung verschiedener Eingangsformate und -quellen

Im ersten Schritt wird die eingehende Auftragsbestätigung (AB) digital erfasst – unabhängig vom Übertragungskanal. Ob per E-Mail, als PDF-Anhang, per Fax oder klassisch per Post: Die Lösung erkennt das Format automatisch und verarbeitet es medienbruchfrei. Eine integrierte OCR-Technologie liest alle relevanten Kopf- und Positionsdaten der AB präzise aus – z. B. Artikelnummern, Mengen, Preise oder Liefertermine. Der Großteil der Dokumente wird vollständig automatisiert verarbeitet (Dunkelverarbeitung); nur bei Unklarheiten ist eine manuelle Sichtprüfung erforderlich.

  • Erfassung eingehender Auftragsbestätigungen aus allen Kanälen (E-Mail, PDF, Fax, Post, EDI)
  • Alle relevanten Daten werden mithilfe von OCR bzw. KI/Machine Learning ausgelesen
  • Eine Dunkelverarbeitung ist für den Großteil der Dokumente möglich – manuelle Prüfung nur bei Abweichungen

2. Auftragsbestätigungen automatisch mit Bestellung abgleichen

Weitestgehende Automatisierung

Nach der Erfassung kann die Software Auftragsbestätigungen automatisch mit Bestellungen abgleichen, die im ERP-System liegen. Mengen, Preise, Rabatte, Artikelnummern und Lieferdaten werden dabei in Echtzeit überprüft. Stimmen die Angaben überein, wird die Bestellung automatisch freigegeben. Bei Abweichungen erkennt das System diese, markiert sie entsprechend und leitet sie für eine manuelle Bearbeitung weiter. Zudem können fehlende Bestellbestätigungen oder unzuverlässige Lieferanten systemseitig erkannt und gemeldet werden – ein echter Mehrwert für das Lieferantenmanagement.

  • Automatischer Abgleich von Bestellbestätigung und Bestellung (Preise, Rabatte, Menge, Termin, etc.)
  • Automatische Freigabe bei Übereinstimmung der Daten möglich
  • Abweichungen werden erkannt und gesondert markiert
  • Möglichkeit zur Identifikation fehlender oder verspäteter Bestätigungen

3. Freigabe Workflow Auftragsbestätigung

Intuitiver, einfacher Freigabeprozess

Abweichende Auftragsbestätigungen werden in einen digitalen Workflow übergeben, der alle Prüfschritte strukturiert abbildet. Die/Der zuständige Einkäufer:in oder Sachbearbeiter:in erhält eine automatische Benachrichtigung und kann die Abweichung direkt prüfen, kommentieren oder Rückfragen an den Lieferanten stellen. Die Freigabe kann je nach Regelwerk einstufig oder mehrstufig erfolgen.

Alle Aktionen werden lückenlos dokumentiert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer was wann entschieden hat.

  • Digitale Workflows für die Prüfung abweichender Bestellbestätigungen
  • Vollständige Nachvollziehbarkeit und Dokumentation aller Prüfschritte

4. Buchung & digitale Archivierung

Intuitiver, einfacher Freigabeprozess

Sobald eine Bestellbestätigung geprüft und freigegeben wurde – entweder automatisch oder über den Workflow – erfolgt die nahtlose Verbuchung im ERP-System. Die Bestellung wird als bestätigt markiert und ggf. weitere Schritte (z. B. Lagerdisposition) ausgelöst. Parallel dazu wird die Bestellbestätigung revisionssicher im DMS oder Archivsystem abgelegt, sodass sie jederzeit auffindbar und aus dem ERP heraus aufrufbar ist. Dies schafft maximale Transparenz und erfüllt zugleich alle Compliance-Anforderungen (z. B. GoBD).

  • Automatische Buchung der freigegebenen Auftragsbestätigung im ERP
  • Revisionssichere Archivierung im DMS oder Archivsystem
  • Auftragsbestätigungen bleiben direkt aus dem ERP einsehbar
Vorteile

Vorteile der Software zur automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen

Hohe Ausleseraten

Dank KI wird ein Großteil der Daten innerhalb kurzer Zeit und ohne vorhergehendes Training automatisch korrekt ausgelesen

Schnellere Durchlaufzeiten

Die Bearbeitung von eingehenden Auftragsbestätigungen ist noch am selben Tag möglich – Beschaffungsprozesse werden so deutlich verkürzt

Weniger Fehler

Der automatische Abgleich mit der vorliegenden Bestellung bzw. den Stammdaten deckt Abweichungen sofort auf

Entlastung

Langwierige, manuelle Routineaufgabenf allen weg. Ihre Mitarbeiter:innen können Ihren Fokus auf wichtigere Aufgaben lenken

Transparenz & Kontrolle

Jede Auftragsbestätigung und ihr derzeitiger Status Quo sind im System einsehbar inklusive vollständiger Dokumentation aller Prüfschritte

Nahtlose Integration

Die nahtlose Integration in Ihr ERP-System gewährleistet, dass der gesamte Prozess ohne Medienbruch abläuft

Screenshots

So sieht die Auftragsbestätigung Software aus

Beschreibung

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Bestellbestätigungen digitalisieren

Bestellbestätigungen automatisieren – das sagen unsere Kunden

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Integrationen

Nahtlose Integration in gängige FIBU/ERP Systeme

Unter anderem:

  • BMD
  • DATEV

  • MS Dynamics 365 oder BC

  • MS Dynamics NAV

  • MS Dynamics AX

  • SAP S/4HANA (Cloud)
  • SAP Business One

  • SAP ECC

  • Sage Office Line

  • IBM Maximo

  • Infor

  • Oxaion
Weitere Dokumentarten

Eine Plattform – viele Dokumentarten

Die Software zur automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen können Sie jederzeit um weitere Dokumentarten bzw. Anwendungsfälle erweitern – etwa den Eingang von Rechnungen, die Bearbeitung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen, Lieferscheine, Materialzertifikate, Frachtbriefe oder auch individuelle Dokumentarten wie Stundennachweise.

Durch die flexible Architektur unserer Lösung lassen sich weitere Dokumenttypen schnell anbinden und nahtlos in Ihre bestehenden Workflows integrieren. Ob strukturiert oder unstrukturiert, standardisiert oder individuell – wir sorgen dafür, dass Ihre dokumentenbasierten Prozesse effizient, sicher und papierlos ablaufen.

 

Eingangsrechnung

Eingehende Rechnungen automatisiert auslesen und verarbeiten

Reisekosten und Spesen

Rechnungen mit dem Handy abfotografieren und später digital einreichen

Weitere Dokumentarten

Lieferscheine, Frachtbriefe, Stundennachweise und mehr…

FAQ

FAQ

Unter der Automatisierung von Auftragsbestätigungen versteht man den Einsatz von Softwarelösungen, die eingehende Bestellbestätigungen automatisch erfassen, auslesen und mit den entsprechenden Bestellungen im ERP-System abgleichen. Dies reduziert manuelle Eingriffe, beschleunigt den Prozess und minimiert Fehler.

Eine spezialisierte Software zur automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen kann viele Vorteile bringen, unter anderem:

  • Kürzere Bearbeitungszeiten durch automatische Erfassung und Verarbeitung
  • Reduktion von Fehlern durch automatischer Abgleich mit den Bestelldaten
  • Hohe Transparenz, Kontrolle und Nachvollziehbarkeit im gesamten Prozess
  • Ihre Mitarbeiter:innen können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, statt repetitive, manuelle Routinetätigkeiten abzuarbeiten

Die Software kann die eingehenden Auftragsbestätigungen automatisch mit den Bestellungen abgleichen. Bei Übereinstimmung erfolgt die automatische Bestätigung. Bei Abweichungen wird der bzw. die zuständige Mitarbeiter:in informiert, um entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Neben Auftragsbestätigungen lassen sich zahlreiche weitere Dokumente digitalisieren, darunter Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Frachtbriefe und Stundennachweise. Die Digitalisierung dieser Dokumente trägt zur Effizienzsteigerung und Fehlerreduktion in den entsprechenden Geschäftsprozessen bei.

Eine moderne Auftragsbestätigungs-Software bietet hohe Sicherheitsstandards, einschließlich Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und revisionssicherer Archivierung. Dies gewährleistet den Schutz sensibler Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Ja, es lassen sich ohne weiteres spezifische Anforderungen einarbeiten, etwa individuelle Freigabe Workflows, besondere Prüfregeln oder maßgeschneiderte Features. 

Weiterführende Themen

Ratgeber