Elektronische Rechnung: Voraussetzungen für die E-Rechnungspflicht in Deutschland

Veröffentlicht am 25.06.2024

Lesedauer: 11 min

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Die elektronische Rechnung: Voraussetzungen für die E-Rechnungspflicht in Deutschland

Bereits seit 2020 gilt in Deutschland für sämtliche Lieferanten des Bundes die E-Rechnungspflicht. Nun wird sie ab dem 1. Januar 2025 im Rahmen des Wachstumschancengesetzes auch im B2B-Bereich eingeführt. Somit müssen ab 2025 alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten. Dabei besteht für die Ausstellung von E-Rechnungen bis 2027 eine Übergangsregelung, die die Umstellung auf das neue System erleichtern soll.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet nicht nur finanzielle Vorteile, sondern auch die Möglichkeit, Ihre Finanzbuchhaltung zu optimieren und zu automatisieren. Die Nutzung von E-Rechnungen bringt außerdem eine Reihe von logistischen Vorteilen mit sich, wie beispielsweise eine medienbruchfreie Verarbeitung, verkürzte Durchlaufzeiten, weniger Papierverbrauch und einen geringeren Lagerbedarf für die Archivierung von Rechnungen.

Bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung gibt es einige Voraussetzungen zu beachten. Diese haben wir für Sie unten zusammengefasst.

Weitere relevante Informationen finden Sie auch in unserem Beitrag zur E-Rechnung in Deutschland.

E-Rechnung, PDF-Rechnung & Papierrechnung – Das sind die Unterschiede

Bei der Definition der E-Rechnung kommt es oftmals zu Verwirrungen. Das liegt wohl daran, dass laut Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 jede Rechnung, die elektronisch ausgestellt und empfangen wird, eine elektronische Rechnung ist. Somit gilt laut Steuerrecht auch eine einfache PDF-Rechnung, die Sie als E-Mail an Ihre Leistungsempfänger:innen schicken, als elektronische Rechnung. Diese Definition entspricht allerdings nicht den neuen Richtlinien, die ab 1. Januar 2025 in Kraft treten.

Der wichtigste Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer herkömmlichen PDF- oder Papierrechnung ist das Datenformat. Gemäß der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V), die ab Januar 2025 im B2B-Bereich in Kraft tritt, müssen E-Rechnungen die Anforderungen der internationalen Norm EN16931 erfüllen. Das bedeutet, dass nur Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. XML, UBL, EDIFACT) ausgestellt werden, als E-Rechnungen gelten. Elektronisch ausgestellte Rechnungen, die keinen strukturierten Datensatz enthalten, wie PDF- oder Bilddateien, sind folglich nicht mehr zulässig. Auch eigens entwickelte Formate, die nicht den offiziellen Standards entsprechen, werden im Normalfall nicht zugelassen.

Das strukturierte Format von E-Rechnungen ermöglicht eine automatisierte elektronische Datenverarbeitung, was langfristig mit hohen Kosten- und Zeiteinsparungen verbunden ist.

Optimierter Kosten- und Zeitaufwand

Rechnungsformate für die E-Rechnung

Die beiden am häufigsten in Deutschland verwendeten Standards für elektronische Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD. Auch das EDI-Format, das bereits seit mehreren Jahrzehnten in Verwendung ist, kann vorerst noch verwendet werden. Da EDI-Rechnungen aber nicht in jedem Fall die Anforderungen der Norm EN16931 erfüllen, ist vorerst noch nicht klar, ob dieses Format auch nach 2027 weiterhin verwendet werden kann.

Bei der XRechnung handelt es sich um eine reine XML-Datei, die alle relevanten Rechnungsinformationen enthält. Die XRechnung hat sich bereits als Standard beim Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland etabliert. Sie kann nur von Maschinen gelesen werden, für Menschen ist sie erst nach einer Konvertierung oder mit einer entsprechenden Einschulung lesbar.

ZUGFeRD (“Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) ist ein in Deutschland entwickelter Standard für elektronische Rechnungen. ZUGFeRD kombiniert strukturierte elektronische Daten (XML) mit der visuellen Darstellung in Form eines PDF/A-3-Dokuments. Durch die Verbindung dieser beiden Dateiformate kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen werden (PDF), als auch maschinell gelesen und automatisiert verarbeitet werden.

Die wichtigsten rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen der elektronischen Rechnung

Mit der Umstellung auf ein elektronisches Rechnungsformat optimieren Sie Ihre Buchhaltung und können somit Zeit, Platz und Ressourcen sparen. Allerdings gibt es einige wichtige Voraussetzungen, die Sie bei der Umstellung beachten sollten. Elektronische Rechnungen müssen, wie auch Papierrechnungen, bestimmte Anforderungen erfüllen, um steuerlich anerkannt zu werden. Die wichtigsten Richtlinien für E-Rechnungen sind § 14 des UStG, die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Zeitlicher Rahmen der E-Rechnungspflicht

Ab 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen wird allerdings nur schrittweise eingeführt. Dabei gilt vorerst folgender Zeitplan:

Steuerrechtliche Voraussetzungen für eine (elektronischen) Rechnung

Jede Rechnung, ob elektronisch oder in Papierform, muss laut UStG drei Voraussetzungen gewährleisten:

(1) Echtheit der Herkunft: Die Identität des/der Rechnungsaussteller:in muss eindeutig sichergestellt sein

(2) Unversehrtheit des Inhalts: Ein Nachweis, der belegt, dass die erforderlichen steuerrechtlichen Angaben nach Erhalt der Rechnung nicht verändert wurden.

(3) Lesbarkeit: Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie von Menschen gelesen werden kann. Das ist besonders zu beachten bei Formaten wie XRechnung, da diese in ihrer Originalform nur für Maschinen lesbar sind und daher erst konvertiert werden müssen. Die Lesbarkeit muss während des steuerrechtlich vorgesehenen Aufbewahrungszeitraumes (zehn Jahre) gewährleistet werden.

Außerdem müssen die Empfänger:innen Ihrer elektronischen Rechnung dem Übermittlungsverfahren zustimmen. Diese Zustimmung können Sie explizit einholen, durch vorherige oder nachträgliche Kommunikation. Die Zustimmung gilt allerdings auch als erteilt, wenn die Rechnungsempfänger:innen die Rechnung ohne Einwände begleichen.

Kontrollverfahren

Ihr Unternehmen muss über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren verfügen, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung nachweisen zu können. Das Kontrollverfahren muss einen verlässlichen Prüfpfad hervorbringen, der eine nachvollziehbare Verbindung zwischen der empfangenen Rechnung und der angeführten Leistung herstellt.

Da es keine gesetzlichen Vorgaben zur Art des Kontrollverfahrens gibt, kann diese von den Unternehmer:innen individuell festgelegt werden. Um Medienbrüche zu vermeiden, ist es von Vorteil, dieses Kontrollverfahren elektronisch durchzuführen. Es steht Ihnen aber auch frei, auf ein manuelles Verfahren zurückzugreifen.

Da ein solcher Ablauf auch bei Papierrechnungen durchgeführt werden muss, ist es in den meisten Fällen nicht notwendig, ein neues Kontrollverfahren bei einem Umstieg auf ein E-Rechnungssystem einzuführen.

Datenspeicherung und Web-Download

Um den Rechnungseingang nachzuweisen, sollten die E-Mails bzw. andere relevante Daten abgespeichert werden. Sollten Sie ein Dokumenten-Management-System (DMS) verwenden, werden elektronische Dokumente zwar automatisch mit einem Zeitstempel versehen, wodurch der Rechnungseingang nachgewiesen werden kann – trotzdem sollten Sie die entsprechenden E-Mails nicht löschen, da diese oftmals wichtige zusätzliche Informationen enthalten, die für eine Steuerprüfung relevant sein könnten.

Der Rechnungseingang muss auch dokumentiert werden, wenn eine Rechnung online über einen Web-Download heruntergeladen wird.

Elektronische Archivierung

Ebenso wie Papierrechnungen müssen auch E-Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden. Gemäß UStG müssen sie mindestens zehn Jahre (in Österreich sieben Jahre, ab Ende des Kalenderjahres) unverändert und lesbar für eventuelle Überprüfungen aufbewahrt werden. Dabei müssen während des gesamten Ausbewahrungszeitraumes Echtheit ihrer Herkunft, Unversehrtheit ihres Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet werden. Besonders für die Lesbarkeit von E-Rechnungen müssen daher stets die erforderlichen Programme vorhanden sein.

Bei der Archivierung muss der Originalzustand der Rechnungen erhalten bleiben und überprüfbar sein. Die wichtigsten Vorschriften, die zu befolgen sind sind § 14 des UStG, §§ 146, 147 und 200 der Abgabenordnung und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen mit einem Betrag unter 250€ brutto, Fahrausweise und steuerbefreite Leistungen laut § 4 Nr.8 bis 29 UStG.

Welche Pflichtangaben werden bei einer E-Rechnung vorausgesetzt?

Bei geschäftlichen Rechnungen handelt es sich um wichtige Dokumente, sowohl für Dienstleister:innen als auch für Geschäftskund:innen. Um steuerrechtlich anerkannt zu werden, müssen sie den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Dabei gelten für E-Rechnungen dieselben Anforderungen wie für Papierrechnungen. Allerdings legt die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V) zusätzliche Voraussetzungen für E-Rechnungen fest, die ebenfalls in der Rechnung enthalten sein müssen.

Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 muss jede Rechnung u.a. folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und Anschrift des/der Leistungserbringer:in
  • den vollständigen Namen und Anschrift des/der Leistungsempfänger:in
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des/der Leistungerbringer:in
  • das Rechnungsdatum
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Beschreibung und Mengenangabe der gelieferten Produkte oder der erbrachten Leistung
  • den Rechnungsbetrag
  • Steuersatz und Steuerbetrag, bzw. einen Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiung

Neben diesen umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen legt die E-Rech-V § 5 fest, dass E-Rechnungen folgende zusätzliche Informationen beinhalten müssen:

  • eine Leitweg-Identifikationsnummer
  • Bankverbindungsdaten des/der Rechnungssteller:in
  • Zahlungsbedingungen
  • De-Mail- oder E-Mail-Adresse des/der Rechnungssteller:in

Einführung der Elektronischen Rechnung: Schritt für Schritt

Bei der Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen gibt es einige Voraussetzungen, die Sie beachten müssen.

 

Ausgangsrechnungen

Folgen Sie den zuvor erwähnten Schritten auch bei der Erstellung und Verarbeitung von Ausgangsrechnungen. Erstellen Sie separate Verzeichnisse für eine übersichtliche Verarbeitung.

 

E-Rechnung Checkliste: Diese Voraussetzungen sind bei der Umstellung zu beachten

Um E-Rechnungsformate senden, empfangen und verarbeiten zu können, gibt es eine Vielzahl von Softwarelösungen. Bei der Wahl der Software sollten Sie Faktoren wie die Größe Ihres Unternehmens und die Komplexität der Buchhaltungsvorgänge bedenken. Bei der Umstellung auf ein E-Rechnungssystem gibt es einige Voraussetzungen, die zu beachten sind.

  • Überprüfen Sie zunächst, ob der Ablauf in Ihrem Betrieb als Prüfpfad bei einer Umsatzsteuerprüfung standhalten kann. Falls nicht, sollten Sie Ihren Prüfpfad optimieren.
  • Fragen Sie bei Ihren Kund:innen an, ob sie einer elektronischen Rechnungslegung zustimmen. Klären Sie bei dieser Gelegenheit das Datenformat.

Wenn Sie von Ihren Lieferant:innen eine Anfrage für eine elektronische Rechnung erhalten, sollten Sie folgende Anforderungen beachten:

  • Überprüfen Sie, ob Ihr System das gewählte Datenformat empfangen, gelesen und verarbeitet werden kann.
  • Überprüfen Sie, ob Sie zusätzliche Software benötigen, und ob die Speicherkapazität Ihres Systems ausreicht.
  • Überprüfen Sie, ob Sie Veränderungen an Ihrem Prüfpfad vornehmen müssen.
  • Überprüfen Sie, ob die gegenwärtige Hardware Ihres Betriebes leistungsstark genug für Verarbeitung und Archivierung ist.

Sollten Sie Ihre Buchhaltung über eine/n Steuerberater:in abwickeln, halten Sie Rücksprache über den Ablauf bei elektronischem Rechnungserhalt und klären Sie eventuelle zusätzliche Anforderungen.

Bei der Einführung von E-Rechnungen gilt vor allem: Vorbereitung ist alles. Daher sollten Sie sich und Ihre Mitarbeiter:innen so früh wie möglich auf die Umstellung mitsamt allen Voraussetzungen vorbereiten. Es gibt bereits eine Vielzahl an Schulungen und Seminaren, die Sie ausführlich über das Thema informieren.

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