Reisekostenabrechnung für Dienstreisen: Arbeitszeit, Taggeld, Kilometergeld & Co
Veröffentlicht am 18.12.2024
Lesedauer: 9 min
Inhalt
- Was zählt als Dienstreise?
- Was ist eine Reisekostenabrechnung?
- Reisekostenabrechnung in Österreich und Deutschland: Ein Überblick
- Änderungen 2025: Was ändert sich bei Reisekosten in Österreich?
- Reisekostenarten und deren Abrechnung
- Reisekostenabrechnung automatisiert verarbeiten
- Effizient und korrekt: Dienstreise abrechnen
Inhalt
- Was zählt als Dienstreise?
- Was ist eine Reisekostenabrechnung?
- Reisekostenabrechnung in Österreich und Deutschland: Ein Überblick
- Änderungen 2025: Was ändert sich bei Reisekosten in Österreich?
- Reisekostenarten und deren Abrechnung
- Reisekostenabrechnung automatisiert verarbeiten
- Effizient und korrekt: Dienstreise abrechnen
Mit jeder Dienstreise geht eine Vielzahl an Belegen einher. Essen, Flugtickets oder Hotelkosten: Dienstreisen korrekt abzurechnen, ist wichtig, denn nur so können alle Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Falsch oder unvollständig abgerechnete Reisekosten führen oft zu Erstattungsverzögerungen, rechtlichen Problemen oder steuerlichen Nachteilen für das Unternehmen.
Das Jahr 2025 bringt für Österreich zahlreiche Änderungen für die Dienstreiseabrechnung. Wir zeigen Ihnen, was sich mit 1.1.2025 alles ändert und wie Sie die Reisekostenabrechnung optimieren können.
Was zählt als Dienstreise?
Was eine Dienstreise ist, ist in Österreich gesetzlich geregelt. Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein:e Arbeitnehmer:in beauftragt wird, berufliche Aufgaben oder Fortbildungen außerhalb des Dienstortes durchzuführen.
Die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist keine Dienstreise. Es sei denn, der oder die Arbeitnehmer:in arbeitet so weit vom ständigen Wohnort entfernt, dass eine tägliche Rückkehr nicht zumutbar ist (mehr als 120 km Entfernung).
Beispiele für Dienstreisen im Inland:
- Kundentermin in Bregenz: Ein Vertriebsmitarbeiter reist von Innsbruck nach Bregenz, um mit Kunden die Jahresplanung zu besprechen.
- Schulung in Salzburg: Eine Mitarbeiterin nimmt an einem dreitägigen Fortbildungskurs in Salzburg teil, um ihre beruflichen Fähigkeiten zu erweitern.
Beispiele für Dienstreisen im Ausland
- Konferenz in Frankfurt: Ein Mitarbeiter besucht eine internationale Konferenz in Frankfurt, um sich über die neuesten Entwicklungen in der Branche zu informieren und Netzwerke zu knüpfen.
- Geschäftsverhandlungen in London, Großbritannien: Eine Unternehmensleiterin reist nach London, um Verhandlungen mit potenziellen Geschäftspartnern zu führen.
Eine Geschäftsreise ist somit immer beruflich bedingt und dient geschäftlichen Zwecken. Die Kosten können steuerlich geltend gemacht werden. Eine private Fahrt hingegen erfolgt aus persönlichen Gründen und die Kosten können nicht abgerechnet oder erstattet werden.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Beruflich Vielreisende wissen, dass bei Dienstreisen verschiedene Spesen wie für Essen, Fahrten oder Übernachtungen anfallen. Genau dafür gibt es die Reisekostenabrechnung. Sie ist eine detaillierte Aufstellung aller Kosten, die im Rahmen einer Dienstreise entstanden sind.
Eine Dienstreiseabrechnung umfasst in der Regel folgende Bestandteile:
Wer zahlt die Reisekosten?
Die entstandenen Reisekosten und weitere Spesen, die aufgrund der Dienstreise entstehen, müssen Arbeitnehmer:innen nicht selbst tragen, ein Mindestmaß wird vom Arbeitgeber getragen.
Arbeitnehmer:innen können die Dienstreise:
- direkt in Form der Reisekostenabrechnung mit dem oder der Arbeitgeber:in abrechnen oder
- als Werbungskosten geltend machen.
Übernimmt der oder die Arbeitgeber:in die Kosten, können diese nicht zusätzlich als Werbungskosten geltend gemacht werden. Wird nur ein Teil der Kosten erstattet, kann der Rest als Werbungskosten abgesetzt werden.
Selbstständige können entstandene Spesen aus Dienstreisen als Betriebsausgaben absetzen.
Reisekostenabrechnung in Österreich und Deutschland: Ein Überblick
Sowohl in Österreich, als auch in Deutschland können Spesen, die im Rahmen einer Dienstreise entstehen, steuerlich geltend gemacht werden. In beiden Ländern können nicht nur Fahrtkosten, sondern auch Aufwand für Verpflegung und Übernachtungen als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Auch für die Nutzung privater Fahrzeuge im Rahmen von Dienstreisen ist in Österreich und Deutschland amtliches Kilometergeld vorgesehen. Eine weitere Gemeinsamkeit in Punkto Reisekostenabrechnung haben die beiden Länder bei der Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird pauschal abgegolten, die Höhe der Pauschale hängt von der Dauer und dem Ziel der Dienstreise ab.
Es gibt jedoch auch einige Unterschiede in der Dienstreiseabrechnung der beiden Länder. Einer dieser Unterschiede betrifft die Höhe des Kilometergeldes.
In Deutschland ist das Kilometergeld mit 0,30 Euro pro Kilometer geringer als in Österreich. In Österreich beträgt das Kilometergeld ab 1.1.2025 0,50 Euro.
Auch in puncto Lohnsteuerfreiheit unterscheiden sich die beiden Länder. In Deutschland sind Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung steuerfrei, solange sie die Höchstsätze nicht überschreiten.
In Österreich sind Tages- und Nächtigungsgelder unter bestimmten Voraussetzungen und bis zu bestimmten Höchstsätzen steuerfrei. Liegt die Lohnsteuerfreiheit der Reisespesen vor, sind diese auch abgabenfrei, das heißt, sie sind von der Sozialversicherung, vom Dienstgeberbeitrag zum Familienausgleichsfonds (DB), vom Zuschlag zum DB und von der Kommunalsteuer befreit.
Ebenso variieren in Österreich die Kostensätze für Auslandsreisen je nach Land. Diese Kostensätze müssen daher bei der Reisekostenabrechnung und bei der Lohnverrechnung korrekt berücksichtigt werden.
In welcher Form die Reisekostenabrechnung gemacht wird, ist in beiden Ländern nicht gesetzlich geregelt. Das obliegt ganz dem jeweiligen Unternehmen. Während in Österreich die Reisekostenabrechnung häufig noch manuell mittels Excel- oder Word-Vorlagen gemacht wird, ist in Deutschland eine automatisierte Reisekostenabrechnung sehr verbreitet.
Alle Infos zu Reisekosten und Spesen in Deutschland finden Sie in unserem Ratgeber-Beitrag zur Rechtslage von Spesen in Deutschland.
Änderungen 2025: Was ändert sich bei Reisekosten in Österreich?
Mit Jänner 2025 kommt es in Österreich zu bedeutenden steuerlichen Änderungen, die Unternehmen und Arbeitnehmer:innen gleichermaßen betreffen. Hintergrund ist die Abschaffung der kalten Progression, die in Österreich im Herbst 2022 beschlossen wurde.
Die Inflationsanpassung soll nicht nur die Einkommensteuertarife umfassen, sondern weitere steuerliche Erleichterungen im Bereich der Lohnverrechnung und Arbeitnehmerbesteuerung bringen. Diese inflationsneutrale Einkommensbesteuerung wurde im Rahmen des Progressionsabgeltungsgesetzes (PrAG 2025) beschlossen und umgesetzt. Wir zeigen Ihnen, welche Änderungen dieses Gesetz, das Anfang 2025 in Kraft trat, konkret bringt:
Erhöhung von Taggeld und Nächtigungsgeld
Mit 1. Januar 2025 werden in Österreich die Höchstbeträge für Tag- und Nächtigungsgeld angehoben. Das Taggeld steigt von 26,40 Euro auf 30 Euro und das Nächtigungsgeld von 15 Euro auf 17 Euro.
Kilometergeld-Anpassungen: Pkw, Fahrrad, Motorrad
Das amtliche Kilometergeld für 2025 wurde in Österreich erhöht und vereinheitlicht. Egal, ob Sie mit dem Auto, dem Motorrad, dem Fahrrad oder E-Bike unterwegs sind, pro Kilometer erhalten Sie seit 1.1.2025 0,50 Euro. Auch für Mitfahrer:innen wird das Kilometergeld erhöht.
Die genauen Angaben zum amtlichen Kilometergeld finden Sie in folgender Tabelle:
Nach der Kilometergeldverordnung (BGBl II 289/2024) können Arbeitnehmer;innen, die keine Erstattung für Fahrtkosten von ihrem:ihrer Arbeitgeber:in erhalten, die pauschalierten Kilometergeldsätze als Werbungskosten abzusetzen. Das bedeutet, dass sie die pauschalen Beträge bis zu einer jährlichen Höchstgrenze von 30.000 Kilometern geltend machen können.
Reisekostenarten und deren Abrechnung
Die Abrechnung von Dienstreisen umfasst mehrere Kostenarten, die anfallen können. Wir erläutern Ihnen die verschiedenen Reisekostenarten und wie sie abgerechnet werden:
Kilometergeld: Berechnung und Besonderheiten
Kilometergeld steht zu, wenn dienstliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug zurückgelegt werden. Das Kilometergeld wird in Österreich auf Basis der zurückgelegten Strecke und dem amtlichen Kilometergeldsatz berechnet. Der amtliche Kilometergeldsatz 2025 für PKW beträgt 0,50 Euro pro Kilometer. Das Kilometergeld deckt dabei nicht nur die reinen Treibstoffkosten, sondern auch anteilig Verschleiß, Versicherung und sonstige Fahrzeugkosten ab.
Berechnungsbeispiel:
Fahrstrecke: Ein:e Mitarbeiter:in fährt für eine Dienstreise von Wien nach Salzburg und zurück. Die gesamte Strecke beträgt 580 Kilometer (290 Kilometer pro Weg).
Kilometergeldsatz: Das amtliche Kilometergeld 2025 beträgt 0,50 Euro pro Kilometer.
Berechnung: 580 x 0,5 = 275 Euro
Taggeld und Nächtigungsgeld: Höchstbeträge und Abrechnung
Bei jeder Dienstreise entsteht ein Verpflegungsaufwand, beispielsweise für Mittag- und Abendessen. Mit dem Taggeld werden diese zusätzlichen Spesen während einer Dienstreise abgegolten. In Österreich wird dafür auch der Begriff „Diäten“ verwendet.
Die Höhe des Taggeldes ist abhängig von der Dauer der Dienstreise. Für Dienstreisen von mehr als 11 Stunden wird das volle Tagesgeld gezahlt, dieses beträgt seit Jänner 2025 30 € pro Tag. Bei kürzeren Dienstreisen wird das Taggeld aliquot berechnet, indem pro begonnener Stunde 2,50 Euro zustehen. Ab einer Dienstreise von 3 Stunden steht Taggeld zu. Für eine Dienstreise, die 5 Stunden dauert, stehen somit 12,50 Euro (5×2,50) zu.
Als Kostenersatz für Übernachtungen im Rahmen von Dienstreisen im In- und Ausland haben Arbeitnehmer:innen Anspruch auf Nächtigungsgeld. Werden die Belege der Nächtigungskosten dem:der Arbeitgeber:in vorgelegt, werden die gesamten anfallenden Kosten ersetzt. Erfolgt kein Nachweis, steht ein pauschalierter Betrag von 17 Euro pro Nächtigung zu.
Weitere Kosten: Parkgebühren, öffentliche Verkehrsmittel, Taxikosten
Bei Dienstreisen können neben Kilometergeld auch weitere Fahrtkosten entstehen. Das können Parkgebühren, Tickets für öffentliche Verkehrsmittel, Taxifahrten sowie Mautgebühren sein.
Darüber hinaus können noch eine Reihe weiterer Spesen anfallen, die steuerlich abgesetzt werden können. Zu typischen Nebenspesen von Dienstreisen zählen beispielsweise Telefonkosten, Internetgebühren sowie Reisegepäckversicherung. Auch können während einer Dienstreise unvorhergesehene Kosten, beispielsweise für die Reparatur des Dienstfahrzeuges, entstehen.
Reisekostenabrechnung automatisiert verarbeiten
Durch Dienstreisen entstehen viele verschiedene Belege – vom Zug- oder Parkticket sowie Rechnungen für Taxi bis hin zu Essens- und Hotelrechnungen. Bei einer manuellen Abrechnung von Reisekosten können schnell Belege falsch zugeordnet oder sogar verloren gehen. Mit digitalen Lösungen wird der gesamte Prozess der Reisekostenabrechnung erleichtert. Die Vorteile einer automatisierten Reisekostenabrechnung für Unternehmen und Selbstständige sind sehr vielfältig:
Warum überhaupt eine Reisekostenabrechnung erstellen? Eine Reisekostenabrechnung ist notwendig, um entstandene Kosten zu dokumentieren und erstattet zu bekommen. Abzurechnen sind Reisekosten nach den gesetzlichen Vorgaben und den internen Richtlinien des Unternehmens abzurechnen. Dazu gehören die Erfassung aller Ausgaben sowie die Einhaltung von Fristen für die Reisekostenabrechnung.
Wie funktionieren automatisierte Reisekostenabrechnungen?
Automatisierte Reisekostenabrechnungen nutzen Softwarelösungen, die Belege scannen, Daten extrahieren und automatisch in das Abrechnungssystem einpflegen. Das Produkt von free-com bietet beispielsweise Funktionen zur einfachen Belegerfassung per App sowie zur automatischen Berechnung von Pauschalen.
Anstatt die physischen Belege nach der Dienstreise abzurechnen, können sie direkt nach Erhalt mit dem Handy gescannt werden. Ab dann läuft alles automatisch bis zur Auszahlung an den oder die Mitarbeiter:in.
Häufige Fehler vermeiden: Tipps zur korrekten Nutzung digitaler Lösungen für Reisekostenabrechnungen
Um von allen Vorteilen einer digitalen Reisekostenabrechnung zu profitieren, ist es wichtig, die Software richtig anzuwenden. Wir haben für Sie einige hilfreiche Tipps zur korrekten Nutzung digitaler Lösungen für Reisekostenabrechnungen:
- 1
Belege auf Lesbarkeit und Vollständigkeit überprüfen: Stellen Sie sicher, dass alle Belege vollständig und gut lesbar sind, bevor sie digital erfasst werden. Fehlende oder unleserliche Belege können zu Problemen bei der Abrechnung führen.
- 2
Belege kategorisieren: Digitale Lösungen bieten die Möglichkeit, Ausgaben in Kategorien wie Fahrtkosten, Verpflegung oder Übernachtung zu unterteilen. Kategorisieren Sie die Ausgaben korrekt, um eine präzise Abrechnung zu gewährleisten.
- 3
Mitarbeiter:innen ausreichend schulen: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter:innen die Software sicher nutzen können. Schulungen verringern Fehler und steigern die Effizienz.
- 4
Stichprobenartige Überprüfung: Trotz Automatisierung sollten Abrechnungen regelmäßig stichprobenartig geprüft werden, um die korrekte Erfassung aller Daten sicherzustellen.
- 5
Regelmäßige Aktualisierung: Achten Sie darauf, die Software regelmäßig zu aktualisieren, um neueste Funktionen und Sicherheitsupdates zu nutzen.
Effizient und korrekt: Dienstreise abrechnen
Die Reisekostenabrechnung ist ein zentraler Bestandteil vieler Unternehmen und oft zeitaufwändig. Digitale Lösungen sparen Zeit und Geld, indem sie den Prozess erheblich vereinfachen.
Automatisierte Prozesse verringern die Fehleranfälligkeit durch weniger manuelle Eingaben und ermöglichen eine Echtzeitabrechnung. Die digitale Lösung von free-com bietet eine sehr benutzerfreundliche Software, die sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt und auch mobiles Arbeiten ermöglicht. Mitarbeiter:innen können Belege ortsunabhängig mit ihrem Smartphone erfassen und in die Abrechnung einfügen.
Durch die Implementierung solcher digitalen Lösungen wird die Reisekostenabrechnung nicht nur effizienter, sondern auch nachvollziehbarer. Unternehmen und Mitarbeiter:innen profitieren von einer schnellen Bearbeitung der Abrechnungen und einer klaren Übersicht über die Reisekosten – das ermöglicht eine optimierte Kostenkontrolle.
