Spesen in Deutschland: Rechtslage, digitale Spesenabrechnung & wichtige Tipps

Kosten, die im Zuge von Geschäfts- bzw. Dienstreisen entstehen, werden als Spesen oder auch als Reisekosten bezeichnet. In den meisten Fällen werden diese zunächst von den Dienstreisenden selbst übernommen und können nach der Dienstreise mit einer Spesenabrechnung zurückgefordert werden oder in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Informationen rund um das Thema “Spesen” für Sie zusammengefasst.

Achtung: Das Thema Reisekosten ist mit einer Vielzahl an Sonderregelungen und Ausnahmen verbunden. Der vorliegende Artikel dient ausschließlich der Orientierung und stellt keine Ansprüche an Vollständigkeit. Um sicherzugehen, dass Ihre Informationen korrekt und vollständig sind, empfehlen wir Ihnen, einen Steuerberater zu konsultieren.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Ob Hotelkosten, Bahnfahrkarten oder Mittagessen – eine Geschäftsreise ist immer mit Kosten verbunden. Damit diese nicht privat von Arbeitnehmer:innen und Selbstständigen übernommen werden müssen, können Sie mit einer Spesenabrechnung zurückgefordert werden.

Auch für Arbeitgeber:innen ist eine korrekte Spesenabrechnung wichtig: Die entstandenen Ausgaben können als Betriebsausgaben verbucht werden, wodurch sich die Steuerlast des Unternehmens verringert. Werden die Ausgaben nicht vom Unternehmen erstattet, können Arbeitnehmer:innen sie als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Eine Spesenabrechnung darf grundsätzlich nur jene Aufwendungen enthalten, die die Dienstreisenden während eines dienstlichen Aufenthalts abseits der ersten Tätigkeitsstätte mit eigenen Mitteln ausgelegt haben. Diese werden in vier Kategorien eingeteilt:

Unterschied zwischen Spesen und anderen Reisekosten

Oft wird der Begriff “Spesen” als Oberbegriff für die o.g. Kategorien verwendet. Streng genommen zählen aber nur Ausgaben für Mahlzeiten, Lebensmittel und Getränke als Spesen. Diese Kosten werden auch als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet. Dieser wird je nach Dauer und Ort des Aufenthaltes pauschal berechnet. Wie genau das abläuft, erklären wir Ihnen weiter unten.

Sämtliche Wegkostenaufwendungen, die im Zusammenhang mit Ihrer Dienstreise stehen, werden als Fahrtkosten bezeichnet. Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel (Flugzeug, Bus, Bahn) werden unter Vorlage der Belege von Ihrem Arbeitgeber erstattet. 

Sollten Sie mit Ihrem privaten Fahrzeug reisen, gibt es zwei Methoden zur Berechnung der Fahrtkosten – die Fahrtkostenpauschale und den Kilometersatz. Bei der Fahrtkostenpauschale können Sie pro gefahrenem Kilometer 30 Cent bei PKWs, bzw. 20 Cent bei Motorrädern geltend machen.

Der Kilometersatz ist zwar mit mehr Aufwand verbunden, dafür werden oft höhere Beträge zurückerstattet. Hierfür müssen Sie in einem Fahrtenbuch die geschäftlich zurückgelegten Kilometer sowie sämtliche Kosten für Ihr Fahrzeug (Steuern, Versicherung, Treibstoff etc.) über ein ganzes Jahr hinweg festhalten. 

Unter Übernachtungskosten fallen Ausgaben für die Unterkunft (z.B. Hotel, Pension etc.). Zwar gibt es in Deutschland eine Übernachtungspauschale für Dienstreisen, diese beträgt allerdings lediglich 20,00 €. Daher empfiehlt es sich, die tatsächlichen Kosten abzurechnen, wofür immer ein Originalbeleg vorgelegt werden muss. 

Reisenebenkosten beinhalten alle Aufwendungen, die in keine der zuvor genannten Kategorien fallen, aber trotzdem während der Geschäftsreise entstanden sind. Dazu zählen beispielsweise Tickets für geschäftliche Veranstaltungen, Taxigebühren oder Kosten für Internetzugang.

Wer kann Spesen abrechnen?

Reisende, die aus beruflichen Gründen eine Reise antreten und sich daher nicht an der üblichen Arbeitsstelle aufhalten und/oder nicht an ihrem Wohnort übernachten können, können Spesen abrechnen. Das gilt für Arbeitnehmer:innen, Freiberufler:innen und Selbstständige.

Rechtslage und steuerliche Vorgaben für Spesen in Deutschland

Besonders Spesenabrechnungen werden vom Finanzamt gerne überprüft. Gehen Sie hier also besonders sorgfältig vor, denn die Auszahlung kann bei einer überhöhten oder falschen Spesenabrechnung abgelehnt werden. Daher ist es wichtig, sich im Vorhinein über die aktuellen Spesensätze, Unternehmensrichtlinien und steuerlichen Regelungen zu informieren.

Spesenpauschale und Spesensätze

Wie bereits oben erwähnt, entstehen neben Fahrt- und Hotelkosten auch Kosten für Essen und Trinken – der Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird pauschal berechnet, daher müssen keine Belege eingereicht werden. Dabei ist zu beachten, dass diese Pauschale nicht die gesamten Verpflegungskosten abdeckt, da es sich um einen Mehraufwand handelt. Kosten, die auch zuhause entstehen würden (wie das tägliche Mittagessen), werden also nicht vollständig übernommen. 

Arbeitnehmer:innen haben Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand, wenn sie sich aus beruflichen Gründen länger als 8 Stunden nicht an Ihrer ersten Arbeitsstätte aufhalten, bzw. nicht an ihrem eigenen Wohnort übernachten können. Der Mehraufwand wird in Form der Spesen- oder Verpflegungspauschale ausbezahlt. Für das Jahr 2024 gelten innerhalb von Deutschland folgende Spesensätze:

• Kleine Spesenpauschale: 14,00 € pro Tag bei einem Aufenthalt zwischen 8 und 24 Stunden
• Große Spesenpauschale: 28,00 € pro Tag bei einem Aufenthalt von mehr als 24 Stunden

Ursprünglich sollten im Rahmen des Wachstumschancengesetzes die Pauschalbeträge für das Jahr 2024 auf 16,00 € für die Halbtagespauschale, bzw. auf 32,00 € für die Ganztagespauschale erhöht werden. Da der Bundesrat jedoch die Zustimmung verweigert hat, gelten nach wie vor die o.g. Beträge für Reisen innerhalb Deutschlands.

Zu beachten ist auch, dass die Spesenpauschale gekürzt wird, wenn eine Mahlzeit von Dritten zur Verfügung gestellt wird (z.B. Frühstück im Hotelpreis inkludiert). Dabei gilt:

• Frühstück: -20 % der Ganztagespauschale (aktuell 5,60 € in Deutschland)
• Mittag- und Abendessen: -40 % der Ganztagespauschale (aktuell 11,2 € in Deutschland)

Bei Geschäftsreisen ins Ausland gelten großteils andere Spesensätze. Diese werden vom Bundesfinanzministerium (BMF) festgelegt. Eine Liste mit den aktuellen Spesensätzen für über 180 Länder finden Sie hier. Die Beträge werden jährlich vom BMF überprüft und entsprechend angepasst.

Spesen und Steuererklärung

Werden die Kosten von den Arbeitgeber:innen zurückerstattet, ist die Rückerstattung für die Arbeitnehmer:innen steuerfrei. Trotzdem sollte die Spesenabrechnung der Steuererklärung beigelegt werden. Sollte das Unternehmen die Rückerstattung ablehnen, können Arbeitnehmer:innen die Aufwendungen als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen. Der Freibetrag für Werbungskosten (auch Arbeitnehmer-Pauschbetrag genannt) beträgt für das Jahr 2024 1.230,00 €.

Selbstständige, Unternehmer:innen und Freiberufler:innen haben außerdem die Möglichkeit, die Spesen in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Betriebskosten anzugeben. 

Für eine korrekte Spesenabrechnung müssen sämtliche Ausgaben lückenlos dokumentiert werden. Kosten werden nur erstattet, wenn die entsprechenden Belege und Rechnungen vorgelegt werden können. So soll vor allem überhöhten Spesenabrechnungen vorgebeugt werden. Falsche Spesenabrechnungen sind zudem ein valider Grund für eine fristlose Kündigung. Unternehmer:innen müssen Spesen- oder Reisekostenabrechnungen 10 Jahre lang aufbewahren.

Bei der Spesenzahlung gilt die Dreimonatsfrist. Sollte Ihr Aufenthalt länger als 3 Monate dauern, gelten andere gesetzliche Regelungen.

Eine digitale Spesenabrechnung schafft gute Voraussetzungen für flüssige Finanzprozesse in einem Unternehmen. Ein zeitnahes Einreichen der Spesenabrechnungen ist nicht nur für die Finanzabteilung wichtig (z.B. für Monatsabschlüsse und Umsatzsteuervoranmeldungen), sondern natürlich auch für die Mitarbeiter:innen. Die Aufwendungen können nämlich nur erstattet werden, wenn die Abrechnung korrekt ist und schnell verarbeitet werden kann. Durch die Digitalisierung von Arbeitsprozessen spart man nicht nur Zeit und Geld, man entlastet auch die Mitarbeiter:innen und schont die Umwelt.

Fazit: So meistern Sie Ihre Spesenabrechnung in Deutschland

Sollten Sie also eine Geschäftsreise antreten, informieren Sie sich über die aktuellen Firmenrichtlinien und Steuergesetze zur Spesenabrechnung. Bedenken Sie die Unterschiede zwischen einer Pauschalabrechnung und einer Abrechnung anhand der tatsächlichen Kosten. Solange all Ihre Angaben bei der Spesenabrechnung korrekt und vollständig sind (inklusive aller Belege) sollten keine Probleme entstehen. 

Gut durchdachte Softwarelösungen können eine große Unterstützung bei finanziellen Prozessen sein. Sollten Sie Ihre Spesenabrechnung digital durchführen möchten, hilft Ihnen unser Tool zur digitalen Spesenabrechnung.