Anforderungen an ein DMS: Worauf Sie bei einem Dokumentenmanagementsystem achten sollten
Veröffentlicht am 09.01.2025
Lesedauer: 9 min
In der digitalen Unternehmenswelt von heute ist ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) schon beinahe unerlässlich. Was macht ein gutes Dokumentenmanagementsystem aus? Worauf sollte man achten, bevor es in ein Unternehmen eingeführt wird? Und welche Anforderungen muss ein DMS unbedingt erfüllen? Wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.
Wie Dokumentenmanagement funktioniert
Als Dokumentenmanagement bezeichnet man sämtliche Prozesse, die mit der Verwaltung von Dokumenten zu tun haben. Dazu zählen vor allem die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Diese Prozesse können sowohl analog (Papierakten und physische Ordner) als auch digital (elektronische Dateisysteme) durchgeführt werden.
Ziel des Dokumentenmanagements ist es, Informationen effizient und einfach zugänglich zu machen. Es unterstützt die Geschäftskontinuität und -prozesse und sorgt dafür, dass gesetzliche und regulatorische Anforderungen (z. B. GoBD) eingehalten werden.
Ein digitales Dokumentenmanagement verbessert die Verarbeitung von Dokumenten, optimiert Workflows und steigert die Produktivität Ihres Unternehmens.
Zusätzliche Informationen finden Sie in unserem Glossareintrag zu Dokumentenmanagement(systemen).
Warum Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem benötigen
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen kann entscheidend zu dessen digitaler Transformation beitragen. Ein DMS steigert nicht nur die Effizienz bei der Dokumentenverwaltung, sondern bietet auch Vorteile wie einfachen Zugriff, mehr Sicherheit und eine bessere interne Organisation und Kommunikation.
Vorteile eines DMS für Unternehmen:
Herausforderungen im Umgang mit Dokumenten
Obwohl ein Dokumentenmanagementsystem viele Vorteile mit sich bringt, sollten Sie sich auch der Herausforderungen bewusst sein, bevor Sie ein DMS in Ihrem Unternehmen einführen:
- User-Akzeptanz: Ihre Mitarbeiter:innen sollten auf das neue Tool angemessen vorbereitet werden, zum Beispiel im Rahmen von Schulungen. Eine weitere Lösung ist die Wahl eines DMS mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die die Einarbeitung erleichtert.
- Datenstruktur: Die bestehenden Organisationsstrukturen in den unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens weisen oft große Unterschiede auf. Die Einführung eines einheitlichen DMS kann anfangs zu Verwirrungen führen. Hier helfen Tools wie Volltextsuche und Metadaten, die das Auffinden von Dokumenten im neuen System erleichtern.
- Datenmigration: Die Übertragung der bereits bestehenden Dokumente in das neue DMS muss sorgfältig geplant werden, da die Datenintegrität nicht gefährdet werden darf.
- Nahtlose Schnittstellen: Über Schnittstellen (APIs) kann ein DMS mit ERP-, CRM- und anderer Unternehmenssoftware verbunden werden. So stellen Sie sicher, dass alle Geschäftsprozesse weiterhin reibungslos und effizient durchgeführt werden können.
- Flexibilität: Ein DMS sollte an spezifische Anforderungen und betriebsinterne Workflows angepasst werden können. Auch die Skalierbarkeit spielt eine wichtige Rolle, damit Ihr System mit dem Wachstum der Firma Schritt halten kann.
- Technische Voraussetzungen: Ebenso spielt die technische Infrastruktur des Betriebes eine wichtige Rolle bei der Einführung eines DMS. Leistungsfähige Hardware wie SSD-Festplatten, eine schnelle Netzwerkanbindung und starke Prozessoren (CPUs) mit mindestens 4 Prozessorkernen und hohem Takt (ab 3GHz) sorgen dafür, dass Ihr DMS schnell und reibungslos arbeiten kann.
Grundlegende Anforderungen an ein DMS: Was jedes System bieten sollte
Hier haben wir die wichtigsten Funktionen eines DMS für Sie zusammengefasst:
Zentrale Ablage
für Dokumente eines Unternehmens (lokal, hybrid, Cloud gespeichert). Das ermöglicht einen erleichterten, standortunabhängigen Zugriff für Mitarbeiter:innen.
Benutzerfreundlichkeit
Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Einarbeitung der Mitarbeiter:innen.
Indexierung
Funktionen zur Kategorisierung, wie das Hinzufügen von Tags oder die Verwendung von Dateinamenskonventionen, erleichtern das schnelle Finden von Dokumenten im System.
Konformität
Die Dokumente werden GoBD-konform gespeichert und archiviert. Um die Datensicherheit zu gewährleisten, können für vertrauliche Dokumente bzw. personenbezogene Daten individuelle Zugriffsrechte erteilt werden.
Skalierbarkeit
Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto mehr Dokumente müssen erstellt werden. Ihr DMS sollte die nötigen Kapazitäten aufweisen, um die steigenden Datenmengen verarbeiten zu können.
Integration
in die bestehenden Systeme (ERP, CRM, etc.): So kann system- und anwendungsübergreifend gearbeitet werden. Es besteht außerdem die Möglichkeit, Geschäftsprozesse und Workflows zu automatisieren.
Funktionale Anforderungen an ein DMS
Archivierung und Revisionssicherheit
Dokumente müssen für eine mögliche Überprüfung (z. B. durch das Finanzamt) gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) aufbewahrt werden. Diese legen klare Vorgaben für das Archivieren von Dokumenten fest, was Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und die zeitgerechte Aufzeichnung betrifft. Laut GoBD müssen Dokumente obendrein immer in ihrem Originalzustand verfügbar sein. Eine DMS Software muss einerseits diese Anforderungen erfüllen, andererseits muss es sachverständigen Dritten bei Bedarf (z.B. im Fall einer Finanzprüfung) Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen ermöglichen.
Intelligente Such- und Filterfunktionen
Die zentrale Ablage erleichtert die Dokumentensuche bereits erheblich. Aber DMS verfügen zusätzlich über fortgeschrittene Such- und Filterfunktionen, die es Mitarbeiter:innen erlauben, ein Dokument innerhalb weniger Minuten oder sogar Sekunden zu finden. Bereits bei der Dokumentenerfassung werden die Informationen extrahiert und die Datei mit Metadaten wie Schlagwörtern, Zeitangaben, Textsorte (Beleg, Vertrag, etc.) versehen. Diese Metadaten sowie eine Volltextsuche ermöglichen ein schnelles und effizientes Finden der gewünschten Dokumente.
Cloud vs. On-Premise: Welche Lösung passt?
Ein DMS kann entweder “on-premise”, also im innerbetrieblichen IT-System des Unternehmens installiert werden, oder aber man greift auf externes Hosting bei einem Cloud-Anbieter zurück. Sowohl On-Premise- als auch Cloud-Systeme weisen jeweils Vor- und Nachteile auf. Welche Lösung sich am besten eignet, hängt von spezifischen Anforderungen, Budgets und Sicherheitsbedürfnissen eines Unternehmens ab. Umfassende Informationen finden Sie hier.
Vor- und Nachteile von On-Premise-Systemen
Eine On-Premise-Lösung kann perfekt an die technische Infrastruktur Ihres Unternehmens angepasst werden. Sie haben die volle Kontrolle über alle Dokumente und Daten, die in Ihrem System gespeichert werden. So können sensible Daten leichter geschützt und Compliance-Anforderungen leicht eingehalten werden. Für ein On-Premise-System ist keine Internetverbindung notwendig, die Daten sind uneingeschränkt über die Anwendung verfügbar.
Mit einer On-Premise-Lösung haben Sie zwar die Kontrolle über alle Vorgänge, tragen aber auch die volle Verantwortung, was Verfügbarkeit, Wartung, Updates und Backup-Lösungen betrifft. Dazu kommen hohe Anfangsinvestitionen sowohl in Hardware als auch Software. Zudem ist die Skalierbarkeit bei On-Premise-Systemen eingeschränkt und kann ebenfalls mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden sein.
Vor- und Nachteile von Cloud-Systemen
Ein klarer Vorteil einer Cloud-Lösung ist eine geringe Anfangsinvestition. Cloud-Computing ist sehr kosteneffizient und basiert meistens auf einem Pay-as-you-go-Modell, was bedeutet, dass nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen Kosten anfallen.
Die Ressourcen können auch leicht an den Bedarf des Unternehmens angepasst werden. So können Kapazitäten flexibel erweitert oder reduziert werden. Ein cloud-basiertes DMS ist zudem ortsunabhängig, wodurch die Mitarbeiter:innen jederzeit und von überall Zugriff auf alle benötigten Dokumente haben.
Ein klarer Nachteil der Cloud-Lösung ist die Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter. Zwar übernimmt dieser anfallende Aufgaben wie Wartung und Aktualisierung der Infrastruktur, er kann aber auch jederzeit das System verändern oder den Server schließen. Zudem sind viele Cloud-Lösungen standardisiert und können nicht vollständig an das bestehende System eines Unternehmens angepasst werden.
Auch die Datensicherheit unterliegt nicht der Kontrolle des Unternehmens, sondern der des Cloud-Anbieters. Hier könnten also Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes entstehen. Die Nutzung von Cloud-Computing erfordert außerdem eine stabile Internetverbindung, die vor allem unterwegs nicht immer gewährleistet ist.
Weiterführende Links
So definieren Sie die richtigen DMS Anforderungen für Ihr Unternehmen
Um sicherzustellen, dass die Einführung eines DMS tatsächlich Ihre Arbeitsprozesse verbessert und effizienter gestaltet, sollten Sie sich zunächst einen klaren Überblick über den aktuellen Zustand der Dokumentenverwaltung Ihres Unternehmens verschaffen. Folgende Fragen können Ihnen bei der Wahl eines DMS helfen:
- Mit welchen Arten von Dokumenten arbeiten Sie in Ihrer Firma?
- Welche Bereiche haben den größten Optimierungsbedarf?
- Welche Einsparungen lassen sich durch ein DMS erzielen?
- Wie verlaufen die momentanen Verarbeitungs- und Speicherprozesse?
- Wer wird für die Überwachung des digitalen Prozesses verantwortlich sein?
- Für welche Geschäftsprozesse werden die digital verwalteten Dokumente benötigt?
Indem Sie diese und ähnliche Fragen beantworten, definieren Sie die Ziele und Aufgaben Ihres DMS. Einige Firmen nutzen ein DMS zunächst nur zur Ablage und Archivierung von Dokumenten, um Platz und Kosten zu sparen, bevor sie es auch zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen einsetzen.
Bei der Einführung eines DMS empfiehlt es sich, erfahrene IT-Fachkräfte zu Rate zu ziehen. So stellen Sie sicher, dass das DMS problemlos in laufende Geschäftsprozesse integriert werden kann.
Fazit: So finden Sie das richtige DMS-System
Mit einem Dokumentenmanagementsystem steigern Sie die Effizienz Ihrer Dokumentenverwaltung, sparen wertvolle Ressourcen und verbessern die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens. Ob Sie sich dabei für eine Cloud- oder eine On-Premise-Lösung entscheiden, hängt von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Entscheidend ist, dass Ihr DMS wichtige Anforderungen wie GoBD- und Datenschutzkonformität erfüllt und gut in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert werden kann.
