KI im Dokumentenmanagement: Wie Künstliche Intelligenz die Dokumentenverarbeitung verändert

Künstliche Intelligenz (kurz KI) ist für die meisten Menschen zu einem festen Bestandteil des Lebens geworden. Das gilt sowohl für das Privatleben, besonders aber für das Geschäftsleben. KI kommt bereits in zahlreichen Geschäftsprozessen zum Einsatz – darunter auch das digitale Dokumentenmanagement.

Ein gutes Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) ist für eine effiziente Datenverwaltung grundsätzlich unerlässlich.  Die Implementierung von KI-Modellen in Ihr DMS kann zusätzlich dazu beitragen, seine Effizienz zu verbessern und Geschäftsprozesse zu automatisieren.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über den Einsatz von KI in Dokumentenmanagement, die Vorteile sowie mögliche Zukunftsperspektiven.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und warum ist es wichtig?

Ein DMS ist eine effiziente Lösung, um Informationen und Dokumente elektronisch zu verwalten. Dieser papierlose Prozess erhöht nicht nur die Unternehmensleistung, sondern verringert auch den ökologischen Fußabdruck Ihrer Firma.

In einem DMS werden sämtliche Dokumente eines Unternehmens über Jahre hinweg elektronisch abgelegt und gespeichert. Dabei werden sie nach dem Dokumententyp kategorisiert und mit Metadaten versehen. Wenn nun jemand nach einem bestimmten Dokument sucht (z.B. einem Lieferschein), kann dieses mit einer einfachen Suche im DMS gefunden werden. Die Suche stützt sich dabei auf den Dokumenteninhalt, den Dokumenttyp, die Metadaten oder eine Kombination dieser Kriterien.

DMS werden außerdem zur Durchführung von Geschäftsprozessen verwendet, wie beispielsweise zur Rechnungsverwaltung, Personalverwaltung oder Vertragsmanagement.

Warum ist KI im Dokumentenmanagement unverzichtbar?

Während ein DMS Ihren Geschäftsalltag wesentlich erleichtern kann, so sind die Prozesse doch oft mit einem hohen Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit verbunden. Das ist vor allem der Fall, wenn es sich um große Datenmengen handelt. Künstliche Intelligenzen nutzen Technologien wie maschinelles Lernen und optische Zeichenerkennung für eine effiziente und präzise Verarbeitung von Dokumenten.

Dokumentenmanagementsysteme und KI im Unternehmen sind wie füreinander geschaffen. Einerseits enthalten die Dokumente, die in einem DMS gespeichert werden, Unmengen an wertvollen, präzise strukturierten Informationen und Daten. Diese sind perfekt geeignet, um KI-Modelle zu trainieren. Wenn diese in Ihr DMS integriert werden, kann die KI basierend auf den Trainingssätzen ganze Arbeitsprozesse automatisieren, wie zum Beispiel Tagging und Ablage von Dokumenten oder Workflow-Zuweisung für Nutzer:innen.

Welche Arten von KI werden im Dokumentenmanagement eingesetzt?

Prozesse, in denen KI das Dokumentenmanagement unterstützt

Die KI-Anwendungsbereiche im Dokumentenmanagement sind breit gefächert. Sie reichen von der Dokumentenerfassung und -klassifizierung, über die Datenextraktion bis hin zur Automatisierung von Prozessen. KI kann dazu beitragen, viele manuelle und zeitraubende Aufgaben zu automatisieren, die zuvor viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nahmen.

Durch den gezielten Einsatz von KI werden Dokumente nicht nur effizienter verarbeitet, sondern auch schneller in den richtigen Kontext eingeordnet und können dadurch direkt in den entsprechenden KI-Anwendungsbereichen genutzt werden.

• Dokumentenerfassung und -klassifizierung: In den meisten Unternehmen wird die Erfassung und Digitalisierung von Papierbelegen wie Rechnungen oder Lieferscheinen noch manuell erledigt. Das ist zwar eine oftmals langwierige und monotone Aufgabe, trotzdem ist sie entscheidend für den Geschäftsprozess eines Unternehmens.
  Mithilfe von KI-Technologien kann dieser Prozess automatisiert werden. Die in den Dokumenten enthaltenen Informationen werden ausgelesen, automatisch sortiert und getagged. So können Dokumente beispielsweise automatisch getrennt werden oder nach Typ (z.B. Rechnung, Vertrag etc.) sortiert werden. Diese schnelle und einheitliche Verarbeitung verbessert die Organisation in Ihrem Unternehmen. 
• Datenextraktion: Dank NLP können Schlüsselinformationen ganz einfach aus allen vorhandenen Dokumenten extrahiert werden. Daten wie Namen, Beträge, Produkte, Lieferdaten können ausgelesen und als Metadaten gespeichert werden. Das erleichtert die Organisation und die Weiterverarbeitung der Dokumente.
• Such- und Archivierungshilfen: KI ermöglicht kontextbasierte Suchanfragen und liefert somit genauere Suchergebnisse als eine einfache Stichwortsuche. Aufgrund der automatischen Erfassung von sämtlichen relevanten Daten der Dokumente bieten KI-Systeme einen optimierten Datenzugriff.

Ist KI die Zukunft des Dokumentenmanagements?

Künstliche Intelligenz kann erheblich zur Effizienzsteigerung Ihres Dokumentenmanagementsystems beitragen. Durch Technologien wie NLP und OCR werden Prozesse wie Erfassung, Auslesen, Indexierung, Zuteilung und Speichern von Dokumenten erheblich erleichtert und können automatisiert werden. Die Erweiterung Ihres DMS durch KI bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie zum Beispiel erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse, verringerte Fehleranfälligkeit, automatische Compliance-Checks und effizientere Kundenberatung.

KI im Dokumentenmanagement wird bereits von zahlreichen Unternehmen aller Branchen verwendet. Die immer größeren Zahlen zeigen, dass KI auch in Zukunft ein wichtiger Teil der Dokumentenverwaltung bleibt und den Unternehmensalltag stark verändern wird.

Weiterführende Links:

Dokumentenmanagement mit Office365/SharePoint

Dokumentenmanagement mit SAP und SharePoint