Spesenabrechnung in Österreich: Alles, was Sie wissen müssen

Beruflich immer wieder unterwegs zu sein gehört für viele zum Alltag. Mit diesen beruflichen Reisen gehen Kosten für Bus, Bahn, Flüge, Hotelrechnungen, Restaurantrechnungen und andere Ausgaben einher. Diese Kosten müssen Arbeitnehmer:innen nicht selbst tragen, sondern werden als Pauschale, zur Gänze oder zum Teil rückerstattet. Dazu muss eine Spesenabrechnung gemacht werden. Wir erklären, was in Österreich Spesen sind und wie sie richtig abgerechnet werden.

Was sind Spesen?

Spesen sind Ausgaben, die entstehen, wenn berufliche Tätigkeiten außerhalb des regulären Arbeitsplatzes erledigt werden. Voraussetzung ist, dass diese von Arbeitgeber:in oder Auftraggeber:in veranlasst werden. Betroffen sind Reisen im In- oder Ausland, sei es eine Geschäftsreise zu Kunden, eine mehrtägige Konferenz oder auch eine Fortbildung. Es müssen nicht unbedingt mehrtägige Dienstreisen sein. Auch bei einem Geschäftsessen oder einem Meeting außerhalb des regulären Arbeitsortes fallen Spesen an.

Ein weiteres Szenario, bei dem für Arbeitnehmer:innen Spesen anfallen, ist der vorübergehende Einsatz an einem anderen Standort.

Folgende Arten von Spesen gibt es:

Was ist eine Spesenabrechnung?

Um den finanziellen Mehraufwand aus beruflichen Tätigkeiten abseits des Dienstortes nicht selbst tragen zu müssen, sondern rückerstattet zu bekommen, werden die angefallenen Spesen in Form der Spesenabrechnung erfasst. 

Durch eine Spesenabrechnung kann genau nachvollzogen werden, welche Kosten wofür und wann angefallen sind. Je nach Unternehmensvorgaben erfolgt die Spesenabrechnung in Papierform oder in digitaler Form.

Grundlagen der Spesenabrechnung in Österreich

Bei der Spesenabrechnung tappen Unternehmer:innen und Arbeitnehmer:innen in Österreich zum Glück nicht im Dunkeln. Denn welche Spesen in welcher Höhe ersetzt werden, ist häufig vertraglich geregelt. Erste vertragliche Grundlage ist der jeweilige Kollektivvertrag. Die Erstattung von Reisespesen kann auch im Arbeits- bzw. Dienstvertrag geregelt sein. Außerdem gibt es für Bundesdienste spezielle Vereinbarungen.

Was aber, wenn es gar keine vertraglichen Vereinbarungen gibt? In diesem Fall werden die tatsächlich entstandenen und notwendigen Kosten ersetzt. Dafür müssen die Ausgaben nachgewiesen werden können.

Wieso ist eine Spesenabrechnung wichtig?

Eine Spesenabrechnung dient dazu, dass Arbeitnehmer:innnen und Selbstständige Ausgaben aus beruflichen Tätigkeiten nicht selbst tragen müssen. Wird keine Spesenabrechnung gemacht, werden die Spesen auch nicht rückerstattet. Es ist daher ein wichtiges Dokument, um die Kostenerstattung zu regeln.

Viele Unternehmen haben für die Erstattung von Reisespesen spezifische Richtlinien. Werden diese Unternehmensrichtlinien eingehalten, wird sichergestellt, dass die Spesenabrechnung korrekt und ordnungsgemäß erfolgt. Mit einer Spesenabrechnung werden die angefallenen Kosten klar und nachvollziehbar dokumentiert. Das schafft für Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in Transparenz und hilft Missverständnissen vorzubeugen.

In Österreich können Arbeitnehmer:innen einige beruflich bedingte Ausgaben steuerlich als Werbungskosten und Unternehmer:innen als Betriebsausgaben absetzen. Eine korrekte Spesenabrechnung ist die Grundlage dafür, diese steuerlichen Vorteile nutzen zu können.

Welche Reisespesen dürfen abgerechnet werden?

Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, Arbeitnehmer:innen die entstandenen Reisekosten in einem bestimmten Ausmaß zu ersetzen. Diese Erstattungen sind unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und abgabenfrei. Wir zeigen Ihnen, welche Spesen in welcher Höhe erstattet werden:

Digitale Spesenabrechnung: Vorteile

Schneller und einfacher als Spesen manuell abzurechnen, ist die digitale Spesenabrechnung. Sie erleichtert den gesamten Prozess der Kostenerstattung. Was eine Digitalisierung für Unternehmen und Mitarbeiter:innen genau bringt, zeigen wir im Detail:

Beim Umstieg von Papier auf digitale Spesenabrechnung hilft unsere intuitive Lösung. Durch die intelligente Automatisierung werden alle relevanten Daten automatisch extrahiert und länderspezifische Abweichungen berücksichtigt. 

Im klaren Fokus steht außerdem eine intuitive Benutzeroberfläche. Aber auch die userfreundlichste Softwarelösung braucht eine Kommunikationsmöglichkeit, deshalb ist bei unserer digitalen Spesenabrechnung eine Chatfunktion integriert.

Fazit: Effiziente Spesenabrechnung in Österreich

In vielen Unternehmen ist Kosteneffizienz ein wichtiges Thema, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine höhere Kosteneffizienz muss weder zu Lasten des Geschäftsbetriebs gehen, noch schwierig in der Umsetzung sein. Einen ganz zentralen Part zu mehr Effizienz und Transparenz in Unternehmen übernimmt die Digitalisierung.

Gut durchdachte Softwarelösungen können in kleinen, mittleren oder Großunternehmen in unterschiedlichen Bereichen spürbare Erleichterungen bringen, so auch bei der Spesenabrechnung. Eine digitale Spesenabrechnung schafft klare Strukturen und übersichtliche Daten, die in Echtzeit verfügbar sind. Alle Ausgaben werden automatisiert und ordnungsgemäß erfasst und abgerechnet. Das alles spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand und die Fehleranfälligkeit.