XRechnung

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Definition der XRechnung

Die XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das in Deutschland verwendet wird. Es handelt sich um ein XML-basiertes Format, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor entwickelt wurde.

Mit der Richtlinie 2014/55/EU hat die Europäische Kommission das europäische Normierungs-Komitee CEN beauftragt, für die elektronische Rechnungsstellung eine europaweite Norm eines semantischen Datenmodells zu entwickeln. Die daraufhin erarbeitete EN-16931enthält zwei zulässige Syntaxen (XML Schemata) für die elektronische Rechnungsstellung:

  • UBL (Universal Business Language)
  • Und CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice)


Auf Basis der EN-16931 wurden in den einzelnen EU-Ländern entsprechende Verordnungen umgesetzt, welche die elektronische Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung regeln. In Deutschland hat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Zusammenarbeit mit dem IT-Planungsrat das sogenannte
XRechnung Format entwickelt.

Der XRechnung Standard definiert dabei drei Aspekte der Rechnung:

  • Format
  • Datenstruktur und

  • Semantik

XRechnung Beispiel XML

Verschickt wird die XRechnung in xsd Dateien. Sie beinhalten die struktierten Daten, die wie folgt aufgebaut sind:

Das Bild zeigt ein XRechnung Beispiel für Version 3.0.1. und ist auf der Seite des Bundesministeriums für Inneres und Heimat komplett abrufbar.

 

Versionen

Die XRechnung bekommt regelmäßig, etwa jedes halbe Jahr, ein Update. Unternehmen haben dann eine Übergangsfrist, bis sie die neue Version eingepflegt haben müssen. Aktuell ist die Version 3.0.1., die am 01. Februar 2024 in Kraft getreten ist (Stand April 2024). Im Sommer 2024 wird kein normatives Release und damit keine Versionswechsel stattfinden. XRechnung 3.0. bleibt daher bis mindestens 31.01.2025 in Kraft.

Konformität zum XRechnung Format

Auch andere Datenformate können konform zur XRechnung sein, wenn sie als gegenüber dem Standard valides XML-Dokument ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und dabei ausschließlich die Informationselemente des semantischen Datenmodells des Standards XRechnung verwendet. So erzeugt zum Beispiel das ZUGFeRD 2.1.1. Profil „XRechnung“ konforme Rechnungen. Zusätzlich erstellt ZUGFeRD zur XRechnung ein PDF, das menschenlesbar ist. Über ZUGFeRD erhalten Sie hier mehr Informationen.

Bei einer Konformitätsprüfung zum XRechnung Standard werden vier Punkte ermittelt:

  • 1
    Die Rechnung kann eingebettete Objekte (rechnungsbegründende Unterlagen) enthalten, aber ist selbst kein eingebettetes Objekt.
  • 2
    Die Rechnung ist eine valide Instanz der in der EN 16931-2 (Liste der Syntaxen, die die EN 16931‑1 erfüllen) genannten XML-Schema-Definitionen.
  • 3
    Die Rechnung ist valide hinsichtlich der durch den Standard XRechnung spezifizierten Geschäftsregeln und deren technischer Umsetzung.
  • 4
    Die Rechnung verwendet alle Informationselemente entsprechend ihrer im Standard gegebenen semantischen Beschreibung.

Notwendige Rechnungsdaten

Eine XRechnung muss folgende Daten beinhalten:

XRechnung erstellen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, um eine XRechnung zu erstellen:

  • Über externe Dienstleister

  • Manuell über ein Portal mittels Webformular oder

  • Direkt aus dem eigenen ERP-System heraus (zum Beispiel Microsoft, SAP, Oracle, etc.), gegebenenfalls mit entsprechender Konvertierungslösung

XRechnung verschicken

XRechnungen können unter anderem über spezielle Rechnungseingangs- oder Ausgangssysteme, über elektronische Datenübertragungsprotokolle wie beispielsweise PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), per E-Mail mit angehängter XML-Datei oder über Webportale übertragen werden. Der Empfänger kann die Rechnung anschließend direkt digital weiterverarbeiten und den Rechnungsworkflow in der jeweiligen Software starten. Die Schritte dieses elektronischen Rechnungsworkflows können Sie hier nachlesen.

Bei der Übermittlung an öffentliche Stellen variieren die Anforderungen zwischen den Bundesländern in Deutschland. Diese müssen vorab geprüft werden. Rechnungen an den Bund können über das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) übermittelt werden.

 

XRechnung archivieren

XRechnungen können mithilfe eines revisionssicheren Archivsystems elektronisch archiviert werden. Das reduziert die Kosten und den Organisationsaufwand der Archivierung enorm. Ein geeignetes eArchiv ist zum Beispiel SharePoint / Microsoft 365.

 

Vorteile der XRechnung

Es gibt zahlreiche Gründe für den Einsatz von XRechnung, unter anderem:

Reduktion von Bearbeitungszeiten und Kosten
Geringere Fehleranfälligkeit durch weitläufige Automatisierung
Schnellere Durchlaufzeiten und damit einhergehende positive Effekte wie zum Beispiel die leichtere Einhaltung von Skonto-Fristen
Durchgehend digitaler Prozess ohne Medienbruch
Leichtere Transparenz für alle und Übersicht über Status der Rechnungen

E-Rechnung / XRechnung Pflicht ab 2025

Ab 01.01.2025 gilt für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen die verpflichtende elektronische Rechnung bei B2B-Transaktionen. Das XRechnung Format entspricht den definierten Anforderungen und kann von Unternehmen eingesetzt werden.

Glossar

Digitalisierungsthemen kompakt erklärt

Electronic Data Interchange (EDI) ist eine Technologie, die den Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten elektronischen Format zwischen Unternehmen ermöglicht. Dabei werden strukturierte Daten direkt vom ERP- oder Buchhaltungssystem des Senders in das entsprechende System des Empfängers übertragen.

Mehr Informationen zu EDI

EDIFACT ist ein von der Wirtschaftskommission der Vereinigten Staaten (UN/ECE) entwickelter, internationaler EDI-Standard, der eine universelle Struktur für den Datenaustausch bietet. Der Standard ist nicht nur, aber vor allem in Europa stark verbreitet.

Mehr Informationen zu EDIFACT

Die XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das in Deutschland verwendet wird. Es handelt sich um ein XML-basiertes Format, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor entwickelt wurde.

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ZUGFeRD ist ein hybrides e-Rechnungsformat bestehend aus einer maschinenlesbaren XML-Datei und einem PDF. Das Kürzel steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Mehr Informationen zu ZUGFeRD