ZUGFeRD

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Definition ZUGFeRD Rechnung

ZUGFeRD ist ein hybrides e-Rechnungsformat bestehend aus einer maschinenlesbaren XML-Datei und einem PDF. Das Kürzel steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Das Format wurde 2014 von Vertretern aus Wirtschaft, Verbänden und der öffentlichen Verwaltung entwickelt. Ziel war es, einen einheitlichen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch unter Unternehmen zu schaffen.

Das ZUGFeRD Format

ZUGFeRD basiert auf dem PDF/A-3-Standard, der es ermöglicht, strukturierte Rechnungsdaten in einem PDF-Dokument zu integrieren. Es kombiniert gemäß der Richtlinie EU/2014/55 bzw. des Standards EN16931 ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten im XML-Format. Es finden die vom Standardisierungsgremium CEN entwickelten Standards Cross Industry Invoice (CII, von UN/CEFACT) und der darauf aufbauende Message User Guides (MUG) Anwendung. Durch die hybride Ausführung können Unternehmen ihre Rechnungen effizient elektronisch verarbeiten und gleichzeitig auf eine vertraute und gut lesbare Rechnung zurückgreifen.

ZUGFeRD ist (mittlerweile) inhaltlich identisch mit dem französischen E-Rechnungsformat Factur-X (von FNFE MPE = Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques).

ZUGfeRD XML und PDF Beispielrechnung

Beispielrechnungen

PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei als Anhang

Strukturierte Daten in der XML-Datei, maschinenlesbar

Das Beispiel zeigt eine ZUGFeRD Rechnung in der Version 2.2 und ist auf https://www.ferd-net.de im Download der Version enthalten.

Kompatibilität / ZUGFeRD Software

ZUGFeRD ist darauf ausgelegt, mit allen gängigen Buchhaltungs- bzw. ERP-Systemen und Softwarelösungen kompatibel zu sein. Es kann somit meist leicht implementiert werden.

FeRD (Das Forum elektronischer Rechnungen Deutschland) stellt eine Liste mit Software zur Verfügung, mit welcher Sie ZUGFeRD Rechnungen erstellen können.

Bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen lohnt sich eine Lösung, die sowohl e-Rechnungen, als auch herkömmliche Rechnungen (Papier, Scans, PDF, etc.) bedienen kann. Dadurch wird verhindert, dass verschiedene Eingangsrechnungsprozesse parallel durchgeführt werden müssen, um alle Formate zu bedienen. Hier bietet sich die KI-gestützte Eingangsrechnungsverarbeitung mit automatischer Datenextraktion an.

Verarbeitung von ZUGFeRD XML und ZUGFeRD PDF

Bei der Verarbeitung von eingehenden ZUGFeRD Rechnungen stehen zum einen das menschenlesbare PDF zur Verfügung, zum anderen werden die strukturierten Daten maschinell ausgelesen und automatisiert digital weiterverarbeitet.

Die fünf Profile

ZUGFeRD definiert fünf verschiedene Profile, die unterschiedliche Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch abdecken.

Minimum / Buchungshilfe:

  • Grundlegende Informationen, die für eine elektronische Rechnung benötigt werden
  • Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Lieferanten- und Kundeninformationen, Summe der Rechnungsbeträge
  • Keine Rechnungspositionen, deswegen umsatzsteuerlich nicht anerkannt
  • Ermöglicht einen einfachen elektronischen Rechnungsaustausch, jedoch keine detaillierte Strukturierung der Rechnungsdaten

Basic WL / Buchungshilfe:

  • Keine Rechnungspositionen, dementsprechend umsatzsteuerlich nicht anerkannt
  • Auf Dokumentenebene diejenigen Informationen vorhanden, die für die Buchung der Rechnung benötigt werden

Basic:

  • Kopf- und Fußdaten, sowie Positionsdaten zur Verarbeitung einfacher Rechnungen in strukturierter Form
  • Weitere Informationen können als Freitext angefügt werden
  • Untermenge der EN16931-1 und umsatzsteuerlich anerkannt (für einfache UstG-konforme Rechnungen geeignet)

EN16931, früher Comfort:

  • Erweiterung des Basisprofils um zusätzliche Informationen zur Rechnung
  • Detailliertere Angaben zu den einzelnen Rechnungspositionen, wie beispielsweise Produktbeschreibungen, Mengen, Preise, Steuersätze
  • Verbesserte Automatisierung und Genauigkeit bei der Rechnungsverarbeitung
  • Bildet die EN16931-1 vollständig ab und ist umsatzsteuerlich anerkannt

Extended:

  • Umfassende Möglichkeiten zur Strukturierung von Rechnungsdaten

  • Integration zusätzlicher Informationen, wie z.B. Artikelnummern, Rabatte, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen, Mehrwertsteuerangaben auf Positionsebene
  • Eignet sich besonders für komplexe Rechnungsprozesse (über mehrere Lieferungen/Lieferorte, strukturierte Zahlungsbedingungen, etc.) und unterstützt eine detaillierte Analyse und Verarbeitung von Rechnungsdaten im ERP-System
  • Umsatzsteuerlich anerkannt

Versionen

ZUGFeRD Standard im B2G & B2B Bereich

Der deutsche Standard für Transaktionen im B2G Bereich ist die XRechnung, die ab ZUGFeRD 2.1.1 mittels einem eigenen Profil als alleinstehende XML-Datei erstellt und verschickt werden kann. Somit kann ZUGFeRD bei der Abrechnung mit deutschen Behörden verwendet werden.

Ebenfalls wurde vom Bundesministerium für Finanzen bestätigt, dass ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen der kommenden E-Rechnungspflicht im B2B erfüllt.

Das Format wird darüber hinaus auch zunehmend in anderen europäischen Ländern akzeptiert.

ZUGFeRD Österreich

In Österreich ist das Format bisher wenig gebräuchlich, im Vordergrund steht der österreichische Standard ebInterface.

Die aktuelle ebInterface Version 5.0 entspricht den E-Rechnungsstandards UBL und CII und ist kompatibel zu den beiden Formaten. Sie lassen sich dementsprechend relativ einfach umwandeln. Derzeit kann ebInterface nach ZUGFeRD 1.0 (Basic/Comfort/Extended) konvertiert werden.

Mehr Informationen für Österreich sind auf der Seite der WKO zu finden.

Vorteile der Lösung

Es gibt zahlreiche Gründe für den Einsatz von ZUGFeRD:

Sinnvolle Kombination
Durch die hybride Herangehensweise können die Vorteile des elektronischen Datenformats mit der leichteren manuellen Bearbeitung von herkömmlichen Rechnungen kombiniert werden.
Fehlerreduktion
Rechnungen müssen nicht mehr manuell ausgelesen, übertragen oder bearbeitet werden. Dadurch wird eine große Fehlerquelle reduziert.
Schnellere Durchlaufzeiten
Durch weitestgehende Automatisierung werden Rechnungen schneller in den Freigabeprozess geschickt und leichter digital freigegeben.
Transparenz
Alle Schritte im Verarbeitungsprozess sind digital einsehbar und für die verantwortlichen MitarbeiterInnen leicht nachvollziehbar.
Kostenreduktion
Durch geringere Bearbeitungszeiten, wegfallende Druck- und Logistikkosten, sowie durch die leichtere Einhaltung von z.B. Skontofristen werden Kosten deutlich reduziert.

E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab 01.01.2025 gilt für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen die verpflichtende elektronische Rechnung bei B2B-Transaktionen. ZUGFeRD entspricht den definierten Anforderungen und kann von Unternehmen eingesetzt werden.

Glossar

Digitalisierungsthemen kompakt erklärt

Electronic Data Interchange (EDI) ist eine Technologie, die den Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten elektronischen Format zwischen Unternehmen ermöglicht. Dabei werden strukturierte Daten direkt vom ERP- oder Buchhaltungssystem des Senders in das entsprechende System des Empfängers übertragen.

Mehr Informationen zu EDI

EDIFACT ist ein von der Wirtschaftskommission der Vereinigten Staaten (UN/ECE) entwickelter, internationaler EDI-Standard, der eine universelle Struktur für den Datenaustausch bietet. Der Standard ist nicht nur, aber vor allem in Europa stark verbreitet.

Mehr Informationen zu EDIFACT

Die XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das in Deutschland verwendet wird. Es handelt sich um ein XML-basiertes Format, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor entwickelt wurde.

Mehr Informationen zu XRechnung

ZUGFeRD ist ein hybrides e-Rechnungsformat bestehend aus einer maschinenlesbaren XML-Datei und einem PDF. Das Kürzel steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

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