ZUGFeRD
Definition ZUGFeRD Rechnung
ZUGFeRD ist ein hybrides e-Rechnungsformat bestehend aus einer maschinenlesbaren XML-Datei und einem PDF. Das Kürzel steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Das Format wurde 2014 von Vertretern aus Wirtschaft, Verbänden und der öffentlichen Verwaltung entwickelt. Ziel war es, einen einheitlichen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch unter Unternehmen zu schaffen.
Das ZUGFeRD Format
ZUGFeRD basiert auf dem PDF/A-3-Standard, der es ermöglicht, strukturierte Rechnungsdaten in einem PDF-Dokument zu integrieren. Es kombiniert gemäß der Richtlinie EU/2014/55 bzw. des Standards EN16931 ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten im XML-Format. Es finden die vom Standardisierungsgremium CEN entwickelten Standards Cross Industry Invoice (CII, von UN/CEFACT) und der darauf aufbauende Message User Guides (MUG) Anwendung. Durch die hybride Ausführung können Unternehmen ihre Rechnungen effizient elektronisch verarbeiten und gleichzeitig auf eine vertraute und gut lesbare Rechnung zurückgreifen.
ZUGFeRD ist (mittlerweile) inhaltlich identisch mit dem französischen E-Rechnungsformat Factur-X (von FNFE MPE = Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques).
ZUGfeRD XML und PDF Beispielrechnung
ZUGFeRD Beispielrechnung
PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei als Anhang
Strukturierte Daten in der XML-Datei, maschinenlesbar
Das Beispiel zeigt eine ZUGFeRD Rechnung in der Version 2.2 und ist auf https://www.ferd-net.de im Download der Version enthalten.
Kompatibilität / ZUGFeRD Software
ZUGFeRD ist darauf ausgelegt, mit allen gängigen Buchhaltungs- bzw. ERP-Systemen und Softwarelösungen kompatibel zu sein. Es kann somit meist leicht implementiert werden.
FeRD (Das Forum elektronischer Rechnungen Deutschland) stellt eine Liste mit Software zur Verfügung, mit welcher Sie ZUGFeRD Rechnungen erstellen können.
Bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen lohnt sich eine Lösung, die sowohl e-Rechnungen, als auch herkömmliche Rechnungen (Papier, Scans, PDF, etc.) bedienen kann. Dadurch wird verhindert, dass verschiedene Eingangsrechnungsprozesse parallel durchgeführt werden müssen, um alle Formate zu bedienen. Hier bietet sich die KI-gestützte Eingangsrechnungsverarbeitung mit automatischer Datenextraktion an.
Verarbeitung von ZUGFeRD XML und ZUGFeRD PDF
Bei der Verarbeitung von eingehenden ZUGFeRD Rechnungen stehen zum einen das menschenlesbare PDF zur Verfügung, zum anderen werden die strukturierten Daten maschinell ausgelesen und automatisiert digital weiterverarbeitet.
Die fünf Profile
ZUGFeRD definiert fünf verschiedene Profile, die unterschiedliche Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch abdecken.
Minimum / Buchungshilfe:
Basic WL / Buchungshilfe:
Basic:
EN16931, früher Comfort:
Extended:
Versionen
ZUGFeRD Standard im B2G & B2B Bereich
Der deutsche Standard für Transaktionen im B2G Bereich ist die XRechnung, die ab ZUGFeRD 2.1.1 mittels einem eigenen Profil als alleinstehende XML-Datei erstellt und verschickt werden kann. Somit kann ZUGFeRD bei der Abrechnung mit deutschen Behörden verwendet werden.
Ebenfalls wurde vom Bundesministerium für Finanzen bestätigt, dass ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen der kommenden E-Rechnungspflicht im B2B erfüllt.
Das Format wird darüber hinaus auch zunehmend in anderen europäischen Ländern akzeptiert.
ZUGFeRD Österreich
In Österreich ist das Format bisher wenig gebräuchlich, im Vordergrund steht der österreichische Standard ebInterface.
Die aktuelle ebInterface Version 5.0 entspricht den E-Rechnungsstandards UBL und CII und ist kompatibel zu den beiden Formaten. Sie lassen sich dementsprechend relativ einfach umwandeln. Derzeit kann ebInterface nach ZUGFeRD 1.0 (Basic/Comfort/Extended) konvertiert werden.
Mehr Informationen für Österreich sind auf der Seite der WKO zu finden.
Vorteile der Lösung
Es gibt zahlreiche Gründe für den Einsatz von ZUGFeRD:
