Peppol

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Definition Peppol

Peppol steht für “Pan-European Public Procurement On-Line”. Es handelt sich um ein internationales Netzwerk, das entwickelt wurde, um den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, insbesondere von Rechnungen und Bestellungen, zu standardisieren und zu erleichtern.

Peppol ermöglicht es Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, elektronische Dokumente über eine gemeinsame, interoperable Infrastruktur auszutauschen, unabhängig von den verwendeten Softwarelösungen. Dies trägt dazu bei, Prozesse zu vereinfachen, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Insbesondere für KMUs, die meist keine internationalen Niederlassungen haben, soll eine EU-weite Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen und Beschaffungsprozessen erleichtert bzw. ermöglicht werden.

Verwaltet und weiterentwickelt wird Peppol von der internationalen, gemeinnützigen Organisation „OpenPeppol“, die 2012 gegründet wurde und aus öffentlichen, sowie privaten Peppol-Interessenten besteht. OpenPeppol ist verantwortlich für die Governance des Peppol-Netzwerks und stellt sicher, dass die Standards und Protokolle konsistent und interoperabel bleiben.

Peppol Authorities

Peppol Authorities sind nationale oder regionale Stellen, die für die Verwaltung und Überwachung der Peppol-Infrastruktur in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich verantwortlich sind. Sie spielen eine zentrale Rolle bei der Implementierung und Förderung der Peppol-Standards und -Protokolle auf lokaler Ebene. In Deutschland ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) zuständig.

Funktionen der Peppol Authorities:

  • Governance und Aufsicht: Peppol Authorities sorgen dafür, dass die Peppol-Regeln und -Standards in ihrem Zuständigkeitsbereich eingehalten werden. Sie überwachen die Aktivitäten der Peppol Access Points und stellen sicher, dass diese den Anforderungen entsprechen.
  • Registrierung und Zertifizierung: Sie sind für die Registrierung und Zertifizierung der Peppol Access Points zuständig. Dies stellt sicher, dass alle Access Points sicher und zuverlässig arbeiten.
  • Förderung und Unterstützung: Peppol Authorities fördern die Nutzung von Peppol und bieten Unterstützung für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen, die Peppol implementieren möchten.
  • Schulung und Aufklärung: Sie bieten Schulungen und Informationsmaterialien an, um das Verständnis und die Nutzung von Peppol zu erleichtern.
  • Zusammenarbeit mit OpenPeppol: Peppol Authorities arbeiten eng mit OpenPeppol zusammen, um die Weiterentwicklung und Implementierung der Peppol-Standards zu unterstützen.

Wie funktioniert Peppol?

Peppol basiert auf einer Reihe technischer Spezifikationen und Standards, die von der OpenPEPPOL-Organisation verwaltet werden. Das Netzwerk selbst besteht aus sogenannten Access Points (Zugangspunkten), die als Vermittler zwischen den verschiedenen Teilnehmern fungieren.

  • 1

    Registrierung: Unternehmen registrieren sich bei einem Peppol Access Point ihrer Wahl. Dies kann ein Dienstleister sein, der Zugang zum Peppol-Netzwerk bietet.

  • 2

    Dokumenterstellung: Die Geschäftsdokumente (z.B. Rechnungen) werden gemäß den Peppol-Standards erstellt. Dies stellt sicher, dass alle Dokumente einheitlich und interoperabel sind.

  • 3

    Dokumentübermittlung: Die Dokumente werden über den Access Point in das Peppol-Netzwerk eingespeist. Der Access Point des Absenders sendet das Dokument an den Access Point des Empfängers.

  • 4

    Dokumentempfang: Der Access Point des Empfängers nimmt das Dokument entgegen und leitet es an den Empfänger weiter.

  • 5

    Bestätigung: Der Empfänger kann den Eingang des Dokuments bestätigen, wodurch der Absender sicher sein kann, dass das Dokument angekommen ist.

Das 4 Corner Modell von Peppol

So sieht der Transfer von Rechnungen mit Peppol in der Praxis aus:

Vier wichtige Elemente garantieren die Funktionalität des 4 Corner-Modells:

  • 1

    Access Points: sind Peppol-zertifizierte Service Provider, die sich miteinander verbinden und es den Handelspartnern ermöglichen, Nachrichten über das Peppol-Netz zu senden und zu empfangen. Sendende Access Points müssen ausgehende Nachrichten vor dem Versand validieren, um die Übereinstimmung mit den Peppol Business Interoperability Specifications (BIS) sicherzustellen.

  • 2

    ACL: Das „Adressing and Capability Lookup”: Diese Dienste können von Peppol-zertifizierten Dienstleistern entweder separat oder zusammen mit AP-Diensten angeboten werden. Sie ermöglichen den Handelspartnern, ihre Erreichbarkeit und unterstützten Nachrichtentypen bzw. -formate elektronisch im Netz zu veröffentlichen.

  • 3

    Service-Metadata Locator (SML): legt fest, mit welchem SMP sich ein Access Point verbinden muss, um die Adressdaten eines beliebigen Handelspartners im Peppol-Netz zu ermitteln (vergleichbar mit Domännamen im Internet). Die Peppol SML ist ein einziger zentralisierter Dienst, der von OpenPeppol bereitgestellt wird.

  • 4

    Public Key Infrastructure (PKI): wird vom Peppol-Netzwerk genutzt, um ein vertrauenswürdiges Netzwerk aufzubauen und aufrechtzuerhalten, das Sicherheit und Integrität für alle über das Peppol-Netzwerk ausgetauschten Nachrichten bietet.

Nutzen von Peppol für Unternehmen

Peppol dient als zentrale Plattform zum elektronischen Austausch von Rechnungen. In Deutschland dient die Plattform zudem insbesondere zur Rechnungsstellung an den Bund, die seit 2020 im XRechnung Standard erfolgen muss. Obwohl Unternehmen grundsätzlich nicht zur Verwendung von Peppol verpflichtet sind, greifen sie oftmals auf die praktische Lösung zurück.

Wer kann Peppol nutzen?

Peppol kann von einer Vielzahl von Akteuren genutzt werden, darunter:

  • Private Unternehmen: Besonders solche, die regelmäßig elektronische Rechnungen und Bestellungen austauschen müssen.

  • Öffentliche Einrichtungen: In vielen europäischen Ländern sind öffentliche Einrichtungen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und zu senden. Peppol erleichtert diese Prozesse erheblich.

  • Dienstleister: Softwareunternehmen und Dienstleister, die Lösungen für den elektronischen Dokumentenaustausch anbieten, können Peppol verwenden, um ihren Kunden eine interoperable und standardisierte Lösung anzubieten.

Voraussetzungen für die Nutzung von Peppol

Um Peppol nutzen zu können, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

Wo ist Peppol verbreitet?

  • Europäische Union: In vielen EU-Ländern ist die Nutzung von Peppol für den Austausch elektronischer Rechnungen im öffentlichen Sektor vorgeschrieben oder empfohlen.

  • Norwegen: Norwegen war eines der ersten Länder, das Peppol umfassend implementiert hat.

  • Australien und Neuseeland: Diese Länder haben ebenfalls begonnen, Peppol zu implementieren, um den elektronischen Geschäftsverkehr zu fördern.

  • Singapur: Singapur ist ein weiteres Land außerhalb Europas, das Peppol aktiv nutzt.

Vorteile von Peppol

Interoperabilität
Durch die Verwendung eines einheitlichen Standards können Unternehmen weltweit nahtlos miteinander kommunizieren, unabhängig von der verwendeten Software.
Kosteneffizienz
Der elektronische Dokumentenaustausch reduziert den Papierverbrauch, senkt Versandkosten und minimiert Fehler, die durch manuelle Eingaben entstehen können.
Compliance
Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, insbesondere im öffentlichen Sektor, wird durch Peppol erleichtert.
Sicherheit
Peppol bietet eine sichere und zuverlässige Infrastruktur für den Austausch sensibler Geschäftsdaten.

Peppol ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verbesserung des elektronischen Geschäftsverkehrs und bietet eine standardisierte, effiziente und sichere Lösung für den Austausch von Geschäftsdokumenten. Die zunehmende Verbreitung und die Unterstützung durch Regierungen und Unternehmen weltweit unterstreichen die Bedeutung dieses Netzwerks für die Zukunft des globalen Handels.

Glossar

Digitalisierungsthemen kompakt erklärt

Electronic Data Interchange (EDI) ist eine Technologie, die den Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten elektronischen Format zwischen Unternehmen ermöglicht. Dabei werden strukturierte Daten direkt vom ERP- oder Buchhaltungssystem des Senders in das entsprechende System des Empfängers übertragen.

Mehr Informationen zu EDI

EDIFACT ist ein von der Wirtschaftskommission der Vereinigten Staaten (UN/ECE) entwickelter, internationaler EDI-Standard, der eine universelle Struktur für den Datenaustausch bietet. Der Standard ist nicht nur, aber vor allem in Europa stark verbreitet.

Mehr Informationen zu EDIFACT

Peppol steht für “Pan-European Public Procurement On-Line”. Es handelt sich um ein internationales Netzwerk, das entwickelt wurde, um den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, insbesondere von Rechnungen und Bestellungen, zu standardisieren und zu erleichtern.

Mehr Informationen zu Peppol

Die XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das in Deutschland verwendet wird. Es handelt sich um ein XML-basiertes Format, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor entwickelt wurde.

Mehr Informationen zu XRechnung

ZUGFeRD ist ein hybrides e-Rechnungsformat bestehend aus einer maschinenlesbaren XML-Datei und einem PDF. Das Kürzel steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Mehr Informationen zu ZUGFeRD