Definition Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement ist der umfassende Prozess der Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Organisation. Es ist ein breiter Begriff, der alle Richtlinien, Methoden und Strategien umfasst, die zur Verwaltung von Dokumenten eingesetzt werden, unabhängig davon, ob dies manuell oder elektronisch erfolgt.

Prozessorientiert:

• Fokussiert auf die Abläufe und Verfahren zur Handhabung von Dokumenten.
• Umfasst Strategien zur Klassifizierung, Speicherung, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten.

Manuell oder Elektronisch:

• Kann sowohl manuelle Methoden (Papierakten, physische Ordner) als auch elektronische Methoden (Dateisysteme auf Computern) umfassen.
• Beinhaltet organisatorische Richtlinien und Verfahren zur Dokumentenverwaltung.

Ziele:

• Verbesserung der Effizienz und Zugänglichkeit von Informationen.
• Sicherstellung der Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.
• Unterstützung der Geschäftskontinuität und -prozesse.

Definition Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine spezielle Softwarelösung, die zur Unterstützung und Automatisierung des Dokumentenmanagements entwickelt wurde. Es handelt sich um eine technische Implementierung, die die Prozesse des Dokumentenmanagements elektronisch unterstützt.

Softwarebasiert:

• Ein DMS ist eine technische Plattform, die Funktionen zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung, und Verteilung von Dokumenten bietet.
• Es umfasst Tools und Technologien, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments unterstützen.

Funktionalitäten:

• Digitalisierung und Scannen von Papierdokumenten.
• Elektronische Speicherung und Indexierung von Dokumenten.
• Zugriffskontrollen und Sicherheitsfunktionen.
• Automatisierte Workflows und Benachrichtigungen.
• Versionierung und Nachverfolgbarkeit von Änderungen.

Integration:

• Ein DMS kann in andere Unternehmenssysteme integriert werden, wie z.B. ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), und andere Geschäftsanwendungen.
• Es unterstützt die Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten innerhalb der Organisation.

Formen von Dokumentenmanagementsystemen

Dokumentemanagementsysteme können in vier Kategorien eingeteilt werden. Sie unterscheiden sich bei Architektur, Funktionalität und der Art und Weise, wie sie implementiert und genutzt werden.

Herausforderungen und Best Practices von DMS

Bei der Einführung eines neuen DMS kann es zu unterschiedlichen Herausforderungen kommen. Die Lösungsstrategien für diese potentiellen Hürden sollten bereits am Anfang der Projektplanung  mitbedacht und sorgfältig vorbereitet werden.

User-Akzeptanz
Ein wichtiger Faktor besteht darin, dass zukünftiger User das neue Tool annehmen und reibungslos damit arbeiten können, sowie wollen. Mögliche Angebote sind hier die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter für die Nutzung des DMS sowie die Bereitstellung einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche.

Datenstruktur
In den Abteilungen eines Unternehmens haben sich oftmals verschiedene Dateibenennungen, Sortierungen oder Gruppierungen entwickelt. Wird ein gemeinsames Dokumentenmanagement umgesetzt, müssen alle das neue System verstehen und damit arbeiten können. Erleichterung schaffen hier Verschlagwortungen bzw. Metadaten, insbesondere wenn sie mithilfe von Künstlicher Intelligenz automatisiert erstellt wurden und eindeutige Werte, wie z.B. Kunden- oder Auftragsnummern, Kostenstellen oder Prüfer:innen, beinhalten. In den meisten digitalen Dokumentensystemen steht darüber hinaus eine intelligente Suche zur Verfügung, die das Auffinden von Dokumenten unabhängig vom Dateinamen und Ablageort nochmals deutlich leichter machen.

Datenmigration
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Datenmigration. Eine sorgfältige Planung und Übertragung bestehender Dokumente in das neue DMS ist entscheidend. Die Datenintegrität während der Migration muss sichergestellt werden.

Nahtlose Schnittstellen
Die Integration mit anderen Systemen stellt eine weitere Herausforderung dar. Ein DMS sollte nahtlos an ERP-, CRM- und andere Unternehmenssoftware angebunden werden können, um alle Geschäftsprozesse reibungslos und effizient durchführen zu können. Dies erfordert die Nutzung von Schnittstellen (APIs) für den Datenaustausch.

Flexibilität
Schließlich sind die Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit des DMS von großer Bedeutung. Das System sollte flexibel genug sein, um mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Zudem muss es an spezifische Anforderungen und Workflows des Unternehmens angepasst werden können.

On-Premise vs. Cloud-Lösungen

On-Premise-DMS werden auf den eigenen Servern und der IT-Infrastruktur des Unternehmens installiert und betrieben.

Cloud-DMS werden hingegen von einem Drittanbieter gehostet und über das Internet bereitgestellt.

Die Wahl zwischen On-Premise- und Cloud-DMS hängt von den spezifischen Anforderungen, Budgets und Sicherheitsbedürfnissen eines Unternehmens ab. On-Premise-Lösungen bieten mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten, erfordern jedoch höhere Anfangsinvestitionen und laufende Wartung. Cloud-Lösungen bieten Flexibilität, geringere Anfangskosten und bessere Skalierbarkeit, erfordern jedoch das Vertrauen in den Anbieter und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

In der folgenden Tabelle sind diese wichtige Unterschiede und überlegenswerte Punkte bei der Entscheidung für oder gegen die jeweilige Herangehensweise zusammengefasst:

Kontrolle und Sicherheit

On-Premise: Die volle Kontrolle über die Server und Daten liegt in den Händen des Unternehmens. Zudem werden die physische Sicherheit und IT-Sicherheitsmaßnahmen intern verwaltet.
Cloud: Die Daten werden auf den Servern des Cloud-Anbieters gespeichert. Die Sicherheit und Datenschutzmaßnahmen werden vom Cloud-Anbieter implementiert und überwacht. Oftmals müssen die Anbieter strenge Sicherheits- und Datenschutzstandards einhalten.

Kosten

On-Premise: Eine On-Premise Lösung erfordert hohe Anfangsinvestitionen in Hardware und Software. Darüber hinaus fallen laufende Kosten für Wartung, Updates und IT-Personal an. Auch die Lizenzkosten können höher ausfallen.
Cloud: Cloud-DMS erfordern geringere Anfangsinvestitionen, da keine eigene Hardware erforderlich ist. Die Kostenstruktur basiert in der Regel auf einem Abonnementmodell (Pay-as-you-go).

Anpassungsfähigkeit

On-Premise: Ein On-Premise DMS bietet eine größere Flexibilität bei der Anpassung des Systems an spezifische Anforderungen. Es besteht die Möglichkeit, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.
Cloud: Die Anpassungsmöglichkeiten eines Cloud-DMS können je nach Anbieter und gewähltem Paket begrenzt sein. Standardisierte Lösungen sind oft schneller zu implementieren.

Zugriff und Skalierbarkeit

On-Premise: Der Zugriff auf das System erfolgt in der Regel über das interne Netzwerk des Unternehmens. Die Skalierbarkeit kann durch vorhandene Hardwarebeschränkungen begrenzt sein. Um die Kapazität zu erweitern, ist zusätzliche Hardware erforderlich.
Cloud: Der Zugriff auf ein Cloud-DMS ist von überall und zu jeder Zeit über das Internet möglich. Die Skalierbarkeit ist hoch, da Ressourcen bei Bedarf schnell angepasst werden können. Zudem ist eine einfache Integration mit anderen Cloud-Diensten und -Anwendungen möglich.

Compliance

On-Premise: Ein On-Premise DMS erleichtert die Einhaltung spezifischer Compliance-Anforderungen, insbesondere bei sensiblen Daten. Die Daten bleiben vollständig im eigenen Haus, was für bestimmte Branchen oder geografische Regionen notwendig sein kann.
Cloud: Anbieter von Cloud-DMS müssen häufig international anerkannte Compliance-Standards einhalten. Die Daten können über verschiedene geografische Regionen hinweg gespeichert werden, was zu Compliance-Herausforderungen führen kann. Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO (GDPR) muss ebenfalls geprüft werden.