Die elektronische Rechnung wird in Deutschland Pflicht

Veröffentlicht am 30.01.2024

Lesedauer: 8 min

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Hinweis: Da die im Wachstumschancengesetz enthaltene E-Rechnungspflicht bisher nur als Gesetzesentwurf vorliegt, jedoch noch kein finales Gesetz verabschiedet wurde, sind alle Informationen vorläufig. Der Bundesrat hat sich für eine Verschiebung der geplanten Maßnahmen um zwei Jahre ausgesprochen. Damit wäre die elektronische Rechnung verpflichtend ab dem 01.01.2027. Neue Informationen werden wir laufend auf unserer Website veröffentlichen.

Die elektronische Rechnung: Pflicht in Deutschland ab 2025

Für Zulieferer an den Bund ist sie seit einigen Jahren da, nun wird auch im B2B-Bereich die elektronische Rechnung Pflicht: ab 01.01.2025 soll für alle B2B-Transaktionen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen die verpflichtende E-Rechnung gelten. Dabei wird es laut aktuellem Stand keine Ausnahmen geben: betroffen sind alle steuerpflichtigen Beträge unabhängig von etwa Größe oder Umsatz des Rechnungsstellers oder -empfängers. Deutschland folgt damit der EU-Strategie zur Prävention von Umsatzsteuerbetrug und zur einfacheren, nachhaltigeren Abwicklung von Rechnungen.

Deutsche Unternehmen müssen sich nun dementsprechend rasch mit dieser Neuerung auseinandersetzen und in die nötige Infrastruktur investieren. Höchste Zeit also, die Umstellung vorzubereiten und die richtigen Schritte in die Wege zu leiten. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen genau?

Was ist eine E-Rechnung?

Die Definition der E-Rechnung wird mit dem neuen Gesetz angepasst bzw. spezifiziert: Elektronische Rechnungen werden als diejenigen Rechnungen definiert, die im strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Der Datensatz muss automatisch weiterverarbeitet werden können. Konkret wird gefordert: „Die elektronische Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 entsprechen.“ Dabei regelt die europäische Norm EN-16931 europaweit einheitlich Inhalt und Format des Datensatzes für E-Rechnungen. Laut BMF[1] erfüllen sowohl Rechnungen nach dem XStandard, als auch nach dem ZUGFeRD Format ab Version 2.0.1 die Anforderungen.

  • XRechnung
    Die XRechnung ist bereits im B2G-Sektor im Einsatz (§4 Abs. 1 E-RechV). Das strukturierte Datenformat ist offen, unentgeltlich und maschinenlesbar.
  • ZUGFeRD (international als Factur-X bezeichnet)
    Das ZUGFeRD Format ist eine Hybridform aus maschinenlesbarer XML-Datei und menschenlesbarer PDF-Datei. Im B2G-Bereich wird das Format ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG akzeptiert.

XRechnung und ZUGFeRD stellen die im deutschen Markt gebräuchlichsten E-Rechnungsformate dar. Darüber hinaus können auch weitere Formate die genannten Anforderungen erfüllen, solange die erforderlichen Angaben richtig und vollständig aus dem vereinbarten Format so extrahiert werden können, dass sie der EN-16931 entsprechen oder damit interoperabel sind. Ein Beispiel dafür können EDI-Schnittstellen sein. Erst mit der Verabschiedung des Gesetzes und dem Bekanntwerden aller konkreten Anforderungen können die einzelnen Formate noch besser bewertet werden.

Papierrechnungen, PDF-Rechnungen und andere elektronische Rechnungen mit einem abweichenden Format gelten dann als „sonstige Rechnungen“ und dürfen nicht mehr verwendet werden.

Digitale Freigabeprozesse

Der Datensatz der elektronischen Rechnung kann automatisiert weiterverarbeitet werden. Statt physische Belege durch die Abteilungen zu schicken und zur Unterschrift vorzulegen werden alle Steps also digital durchgeführt. Vorteile davon sind unter anderem:

  • Integrierte Compliance- und Validitätschecks
  • Ortsunabhängiges Arbeiten
  • Automatische erstellte Auditberichte
  • Einfache Bearbeitung: Kontierungsvorschläge, Splits, Inline Berechnungen, etc.

Das kann zum Beispiel so aussehen:

Anforderungen an die elektronische Rechnung

Die elektronische Rechnung muss die gleichen Anforderungen wie herkömmliche Papierrechnungen erfüllen:

(1) Echtheit der Herkunft: Die Identität des Rechnungsausstellers muss gesichert sein

(2) Unversehrtheit des Inhalts: Die erforderlichen Rechnungsangaben wurden nachweislich nicht geändert.

(3) Lesbarkeit: Rechnungen müssen menschenlesbar sein. Elektronische Rechnungsformate haben einen strukturierten Datensatz, der zunächst nicht (ohne spezielle Einschulung) lesbar ist. Hier kann das Datenformat entsprechend konvertiert werden.

Was ändert sich?

Alle Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 bei B2B-Transaktionen E-Rechnungen ausstellen und empfangen, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8-29 UstG steuerbefreit ist. Auch Kleinunternehmer müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Betroffen sind Unternehmen mit Ansässigkeit in Deutschland, d.h. Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland. Existiert kein Sitz, gelten auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit löst die E-Rechnungspflicht demnach nicht aus.

Eine als PDF versandte Rechnung per E-Mail gilt künftig nicht mehr als E-Rechnung!

 

Übermittlung der E-Rechnung

Nach aktuellen Informationen ist keine Plattform zur Übermittlung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen notwendig. Die strukturierten Datenformate können direkt übermittelt werden, zum Beispiel via E-Mail. Das wird den gesamten Prozess vereinfachen und schneller gestalten.

Misch-Lösungen vermeiden: verschiedene Rechnungsformate bedienen

Die kommende E-Rechnungspflicht gilt für inländische B2B-Transaktionen, aus dem Ausland können aber weiterhin andere Rechnungsformate eingehen. Es macht deswegen Sinn, alle aktuellen und zukünftigen Absatzmärkte eines Unternehmens zu identifizieren und die Umstellung mit Blick auf die dadurch unterschiedlichen Anforderungen zu planen. Sonst besteht die Gefahr, verschiedene Einzellösungen zusammenzuwürfeln und den Prozess zu zerstreuen.

Lösungen, die sowohl elektronische Rechnungsformate als auch herkömmliche unstrukturierte Daten im PDF-Format oder auf Papier bedienen können, können universal für alle Anwendungsfälle eingesetzt werden. Diese einheitliche Verarbeitung bringt Transparenz, reduziert den Aufwand und optimiert den Workflow langfristig. Darüber hinaus sind diese Brückentechnologien für einen längeren Zeitraum planbar einsetzbar, sie amortisieren sich vergleichsweise schnell und sind auch für KMUs interessant, da sie schon bei einer kleineren Gesamtzahl von Belegen effizient eingesetzt werden können.

Den gesamten Prozess einer solchen Eingangsrechnungsverarbeitung können Sie hier nachlesen, als Experten in diesem Gebiet beraten wir Sie gerne persönlich.

Vorteile der E-Rechnung

Um die E-Rechnungspflicht erfüllen zu können werden Unternehmen in den kommenden Monaten und Jahren in entsprechende Lösungen investieren müssen. Dieser Investitionsaufwand bringt anschließend aber auch zahlreiche Vorteile mit sich:

  • Fehlerfreiere Bearbeitung in kürzerer Zeit: Durchlaufzeiten für die Belege reduzieren sich deutlich. Dadurch werden Fristen besser eingehalten (Skontos) und Transaktionen schneller abgewickelt. Durch die direkte Datenübertragung gibt es deutlich weniger Fehler im Prozess.
  • Effizienter Ressourceneinsatz: Die Anschaffungskosten amortisieren sich meist in kurzer Zeit. Sie sparen aber nicht nur Kosten bzw. Aufwand (z.B. durch den Wegfall manueller Bearbeitungsschritte, Drucken, Papier, Porto, etc.) ein: Ihre MitarbeiterInnen können sich besser auf ihre komplexeren und wichtigen Aufgaben fokussieren.
  • Nachhaltigkeit: Die elektronische Rechnung macht Papier, Drucken und physisches Versenden obsolet. Freigabeprozesse können, beispielsweise mit unserem intuitiven Workflow, direkt digital durchgeführt werden, ortsunabhängig und flexibel an Ihren bisherigen Prozess angepasst. Mit der richtigen Lösung können Sie Ihre elektronischen Rechnungen zudem digital archivieren. Dann haben Sie einen optimierten Geschäftsprozess ohne Medienbruch.

FAQs

Von der Neuerung betroffen sind alle B2B-Transaktionen von in Deutschland ansässigen Unternehmen. Auch Kleinunternehmer müssen Rechnungen elektronisch empfangen können.

Betroffen sind in Deutschland ansässige Unternehmen, d.h. Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am jeweiligen Umsatz beteiligte) Betriebsstätte befinden sich in Deutschland. Existiert kein Sitz, gelten auch Wohnsitz bzw. gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit löst die E-Rechnungspflicht demnach nicht aus.

Eingeführt wir die E-Rechnungspflicht 2025. Papier- oder PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr erlaubt und Unternehmen müssen Rechnungen elektronisch ausstellen und empfangen können. Bis 2028 gelten verschiedene Übergangsregelungen, um den Umstieg leichter zu gestalten.

Zwischen 2025 und 2028 gibt es mehrere Stufen mit bestimmten Ausnahmeregelungen.

  • Bis Ende 2026 dürfen für Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 sonstige Rechnungen übermittelt werden, solange dafür die Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegt
  • Bis Ende 2027 gilt diese Ausnahmeregelung noch, wenn das ausstellende Unternehmen im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) einen Umsatz von maximal 800.000 Euro hatte. Wurde die Grenze überschritten, dürfen in diesem Jahr noch Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Schnittstelle) übermittelt werden, auch wenn keine Extraktion möglich bzw. Kompatibilität mit der europäischen Norm gegeben ist (gültig für Umsätze aus den Jahren 2026 und 2027).

Wichtig: Relevanter Zeitpunkt der Übergangsregelungen für den ausgeführten Umsatz ist der Zeitpunkt, an dem die Rechnung übermittelt wird.

Die Rechnungen müssen elektronisch empfangen werden können, unabhängig von der Größe, Branche bzw. Tätigkeitsfeldes des Unternehmens. Macht der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Ausnahmeregelungen, so muss dies bereits mit dem 01.01.2025 gegeben sein. Die elektronische Rechnung ist nicht mehr an die Zustimmung des Empfängers geknüpft.

Zwischen 2025 und 2028 gibt es verschiedene Übergangsregelungen, die den Umstieg für Unternehmen leichter gestalten sollen. Allgemeine Ausnahmen von der Verpflichtung gibt es nicht, ab 2028 ist die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen gültig.

Ja, Abrechnungen per Gutschrift, bei denen der Leistungsempfänger die Rechnung stellt, sind weiterhin möglich. Diese müssen wie bisher vorher zwischen den Parteien vereinbart worden sein.

Die beiden Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. erfüllen die notwendigen Voraussetzungen für die elektronische Rechnung. Weitere Formate können ebenfalls gültig sein, solange die erforderlichen Angaben richtig und vollständig aus dem vereinbarten Format so extrahiert werden können, dass sie der EN-16931 entsprechen oder damit interoperabel sind. Dies können zum Beispiel EDI-Schnittstellens ein. Für eine schlussendliche Beurteilung bleibt der finale Gesetzesentwurf abzuwarten.

Elektronische Rechnungen müssen die gleichen Informationen wie herkömmliche Papierrechnungen enthalten, um die Umsatzsteuer als Vorsteuer ansetzen zu können. Dazu zählen:

  • Der vollständige Name und Anschrift des Lieferanten und des Leistungsempfängers
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuernummer bzw. UID-Nummer des Rechnungsstellers
  • Ausstellungsdatum
  • Art/Umfang der Leistungen
  • Tag/Zeitraum der Leistungen
  • Steuerbetrag oder gegebenenfalls Hinweis auf Steuerbefreiung

Vollständige Liste und weitere Informationen

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