Die Checkliste zur Rechnungsprüfung für eine optimale Kontrolle von Eingangsrechnungen

Die Prüfung von Eingangsrechnungen ist eine essentielle buchhalterische Tätigkeit in einem Unternehmen. Es geht darum, Eingangsrechnungen auf sämtliche Angaben zu prüfen, um einerseits keine falsche Rechnung zu bezahlen und andererseits nur solche Rechnungen zu bezahlen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Denn nur Rechnungen, die den formalen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes folgen, berechtigen Unternehmen zum Vorsteuerabzug. Man spricht von sachlicher bzw. inhaltlicher und formeller Rechnungsprüfung. 

Erfahren Sie, was hinter den Begriffen steckt und verwenden Sie unsere praktische Checkliste zur Rechnungsprüfung, um Ihre Rechnungen auf Vollständigkeit zu prüfen.

Was wird unter Rechnungsprüfung verstanden und warum ist diese wichtig?

Die Rechnungsprüfung, auch die Prüfung von Eingangsrechnungen genannt, ist in großen Unternehmen Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung. Sie stellt sicher, dass eingehende Rechnungen sachlich, inhaltlich und formell allen Kriterien entsprechen.

Rechnungen sollten grundsätzlich erst nach der sorgfältigen Überprüfung bezahlt werden. Denn bei der Rechnungsprüfung wird sichergestellt, dass die auf der Rechnung angeführten Positionen tatsächlich der Lieferung entsprechen, dass Mengen und Einzelpreise mit der Gesamtsumme zusammenpassen und ob der richtige Steuersatz angewandt wurde, sowie die Daten des Zahlungsempfängers stimmen. Sowohl in Deutschland als auch in Österreich regelt das Umsatzsteuergesetz genau, welche formellen Vorgaben eine Eingangsrechnung beinhalten muss, um vorsteuerabzugsfähig geltend gemacht werden zu können. In der Rechnungsverarbeitung ist die Prüfung der Eingangsrechnungen somit ein wichtiger Punkt, der sorgfältig auszuführen ist.

Welche Arten der Rechnungsprüfung gibt es?

Rechnungen müssen einerseits der tatsächlichen Lieferung von Produkten bzw. Dienstleistungen entsprechen. Das heißt, die einzelnen Positionen, Preise und Daten müssen stimmen. Andererseits gibt es konkrete gesetzliche Vorgaben, die Rechnungen erfüllen müssen, um vorsteuerabzugsfähig zu sein. Daraus ergeben sich zwei Ebenen der Rechnungsprüfung, die einander ergänzen.

Sachliche Rechnungsprüfung bzw. inhaltliche Rechnungsprüfung

Die sachliche bzw. inhaltliche Prüfung der Eingangsrechnung bezieht sich auf die Überprüfung sämtlicher inhaltlicher Angaben auf der Rechnung. Dazu gehört die korrekte und vollständige Auflistung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, die Übereinstimmung von Einzelpreisen, Mengen und Gesamtsummen, die Einhaltung von Vereinbarungen hinsichtlich Preisen, Rabatten, Skonti, etc., sowie die Sicherstellung, dass die Rechnung den betriebsinternen Anforderungen entspricht.

Um die Inhalte der Rechnung umfassend prüfen zu können, sollte die Eingangsrechnung mit diversen zugehörigen Dokumenten verglichen werden. Dazu gehören etwa ein Kostenvoranschlag, ein Angebot oder ein Lieferschein. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von free-com können Sie zugehörige Dokumente direkt speichern und die inhaltliche Rechnungsprüfung vereinfachen. Die automatische Belegerkennung ermöglicht Ihnen, sämtliche Rechnungsdaten elektronisch auszulesen und zu prüfen.

Formelle Rechnungsprüfung

Die formelle Rechnungsprüfung bezieht sich auf die Überprüfung aller gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auf der Eingangsrechnung. Nur wenn alle Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes eingehalten werden, kann Ihr Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen. Sowohl in Deutschland als auch in Österreich ist der Vorsteuerabzug nach §14 im jeweiligen landesgültigen Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Die Pflichtangaben umfassen Namen und Adressen beider Parteien, Lieferzeiträume, Positionen und Mengen, Beträge, etwaige vorab getroffene Vereinbarungen, Bankdaten, etc. Eine vollständige Liste finden Sie weiter unten, unter Checkliste zur Rechnungsprüfung.

Es ist sinnvoll, direkt nach Rechnungseingang mit der formellen Rechnungsprüfung zu beginnen. Denn die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist nicht nur in Bezug auf den Vorsteuerabzug wichtig, sondern auch in Hinblick auf eine mögliche Prüfung durch das Finanzamt.

Mögliche Folgen bei falscher Rechnungsprüfung

Den Schritt der Rechnungsprüfung zu übergehen, kann ernste Konsequenzen nach sich ziehen. Denn die Rechnungsprüfung stellt sicher, dass für das Unternehmen kein finanzieller Schaden entsteht und dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Achten Sie bei der Rechnungsprüfung genau auf alle Angaben. Fehler, die häufig vorkommen, sind:  

• Formfehler auf der Rechnung
• Falsche Angaben bei Steuersätzen
• Rechenfehler
• Abweichung zwischen Bestellung, Rechnung und Lieferung

Übersieht ein Unternehmen diese Art von Fehlern, ergibt sich daraus, dass eine falsche Rechnung beglichen wird und eventuell für Leistungen bezahlt wird, die nicht erbracht wurden. Das kann dazu führen, dass Probleme mit dem Finanzamt entstehen und das Betriebsklima unter gegenseitigen Schuldzuweisungen leidet.

Finanziell ergibt sich ein möglicher Schaden auf mehreren Ebenen:

• Kein Vorsteuerabzug durch inkorrekte Pflichtangaben
• Erhöhte Personalkosten durch Zeitaufwand bei Nachbearbeitung
• Versäumnis von Skontofristen

Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung von free-com

Der einfachste und schnellste Weg zu einer effizienten und weniger fehleranfälligen Rechnungsverarbeitung ist der Einsatz einer digitalen Lösung. Unsere Software zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen arbeitet mit KI und Ansätzen aus dem Machine Learning, um auch komplexe Layouts und Workflows schnell und unkompliziert zu automatisieren. Sie profitieren von hoher Transparenz, Übersicht, einer genauen Dokumentation und benutzerfreundlichen Abläufen.

Die digitale Rechnungsverarbeitung beinhaltet alle Schritte vom digitalen Rechnungseingang über die Rechnungsprüfung bis hin zur Rechnungsfreigabe und der automatischen Buchung. Das System führt eine Kontrolle aller rechtlich relevanten Rechnungsmerkmale sowie der Konsistenz der Beträge durch. Manuelle Prüfungen sind nur bei unklaren Fällen notwendig. Durch die übersichtliche Benutzeroberfläche und die individuellen Anpassungsmöglichkeiten können Sie Ihre Softwarelösung an Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter anpassen. Am Ende steht eine digital verarbeitete Rechnung mit transparenter Dokumentation des gesamten Prozesses samt aller dazugehörigen Dokumenten sowie die revisionssichere Archivierung.

Fazit

Zur korrekten und fehlerlosen Verarbeitung von Eingangsrechnungen gehört eine umfassende und detaillierte Rechnungsprüfung. Diese erfolgt auf zwei Ebenen: inhaltlich und formell. Die formelle Rechnungsprüfung kontrolliert, ob alle gesetzlichen Pflichtangaben vorhanden sind. Ohne diese Pflichtangaben bzw. bei Fehlern entfällt die Vorsteuerabzugsberechtigung. Die inhaltliche bzw. sachliche Prüfung hat vor allem betriebsinterne Gründe. Fehler beim Rechnungsinhalt, etwa bei den Gesamtbeträgen oder falsch berechneten Rabatten, können sich finanziell negativ auswirken. In Zeiten, in denen die elektronische Rechnung auf dem Vormarsch ist, bietet sich eine digitale Lösung für die Rechnungsverarbeitung an. Unsere benutzerfreundliche Software verwendet alle digitalen Vorzüge, um Ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse möglichst effizient und fehlerlos zu gestalten. 

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