Automatische Belegerkennung: Schritte, Anwendungsfälle und Vorteile
Veröffentlicht am 16.05.2023
Lesedauer: 5 min
Automatische Belegerkennung – wie funktioniert es und was bewirkt es?
Unternehmen verarbeiten täglich eine Vielzahl an Dokumenten, darunter Briefe, Verträge, Bestätigungen, oder auch Lieferscheine. Papierbasierte Prozesse können dabei schnell unübersichtlich werden, sich verzögern oder fehlerhaft verlaufen. Meistens sind sie ineffizient und kosten neben Zeit auch finanzielle und personelle Ressourcen.
Viele Gründe, um die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten zu überdenken und mithilfe geeigneter Lösungen endlich digital umzusetzen. Deswegen lohnt sich ein genauerer Blick darauf, wie die automatische Belegerkennung funktioniert, in welchen Bereichen sie eingesetzt werden kann und welche Vorteile eine digitale Lösung mit sich bringt.
Was ist automatische Belegerkennung?
Eine Lösung zur Belegerkennung ermöglicht es dem Unternehmen, gewünschte Belege automatisiert zu erfassen. Die dabei eingesetzte Software nutzt Technologien wie Optical Character Recognition (OCR), maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz (KI), um Belege zu analysieren und zu klassifizieren. Relevante Informationen aus den Dokumenten, wie zum Beispiel Rechnungsnummern, Namen, Lieferdaten oder Beträge werden automatisch erkannt und in einem digitalen Format gespeichert. Der weitere Verarbeitungs- und Freigabeprozess kann daraufhin digital durchgeführt werden.
Wie funktioniert das genau?
Die automatische Belegerkennung kann in folgende Schritte unterteilt werden:
Einsatzbereiche der automatischen Belegerkennung
Die automatische Belegerkennung kann in verschiedenen Abteilungen und Anwendungsfällen unterstützen. Unter anderem wird sie in den folgenden Bereichen eingesetzt:
In der Buchhaltung
Hier können Eingangsrechnungen automatisch erfasst und in die Buchhaltungssoftware importiert werden. Die MitarbeiterInnen haben dadurch deutlich weniger Aufwand bei der manuellen Bearbeitung, der Prozess wird fehlerresistenter und insgesamt sinkt die Durchlaufzeit pro Beleg spürbar.
Einkauf/Verkauf
Die Verarbeitung von eingehenden/getätigten Bestellungen und Lieferscheinen kann automatisiert werden. Das garantiert einen besseren Überblick über den Status aller Bestellungen, sowie über alle Lieferanten und Kunden.
Reisekosten- und Spesenabrechnungen
Rechnungen können bereits bei Entgegennahme fotografiert und im System hinterlegt werden. Der Abrechnungsantrag wird dann mit deutlich weniger (Zeit-)Aufwand digital abgeschlossen, sobald die MitarbeiterInnen zurück am Arbeitsplatz sind. Somit gehen keine Belege verloren und angefallene (sowie geplante Kosten) sind für alle übersichtlich und aktuell abrufbar. Diäten, KM-Gelder und Kostenzusammenfassungen werden automatisch berechnet und erstellt. Der Prozess wird schneller, zuverlässiger und transparenter für die zuständigen Stellen.
Lagerverwaltung
Die automatische Belegerkennung kann auch in der Lagerverwaltung eingesetzt werden, um den Wareneingang und -ausgang automatisch zu verarbeiten. Die Software kann die Informationen auf Lieferscheinen und Rechnungen erkennen und mit den Daten im Lagerverwaltungssystem abgleichen. Dadurch wird der Bestandsabgleich automatisiert und Fehler werden vermieden.
Weitere individuelle Belege
Die Erfassung der Beleginformationen ist nicht an bestimmte Muster und Layouts gebunden –grundsätzlich können alle Belege ausgelesen werden, die im Unternehmen im Einsatz sind. Das können zum Beispiel auch Stundennachweise, Anträge, Zertifikate, CMR-Dokumente und andere Belegarten sein.
Vorteile der digitalen Belegerkennung
Die automatische Belegerkennung bietet eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen. Die wichtigsten sind unter anderem:
Effizienz
Durch die automatische Belegerkennung können Unternehmen die Zeit für manuelle Be- und Verarbeitungsschritte und damit die Durchlaufzeiten pro Dokument deutlich reduzieren. Die gesparten Ressourcen können für wichtigere Aufgaben eingesetzt werden. Kosten werden gespart und das Unternehmen profitiert zusätzlich von positiven Auswirkungen der fristgerechten und schnellen Bearbeitung der Belege, zum Beispiel bei Skontofristen und anderen Deadlines.
Genauigkeit
Die automatische Belegerkennung verbessert die Genauigkeit der Belegverarbeitung, Übertragungs- oder Verarbeitungsfehler werden vermieden. Auch hier gibt es positive Effekte für Effizienz und Kostenersparnisse: verpasste Deadlines, Verzögerungen durch Korrekturen oder Fehlerrückverfolgungen fallen weg.
Compliance
Integrierte Validitäts-, Konsistenz- und Compliance Checks, sowie eine automatisierte Dokumentation des gesamten Prozesses ermöglichen eine bessere Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Dokumentationspflichten des Unternehmens. Dies ist besonders wichtig in Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen wie zum Beispiel dem Finanzsektor.
Skalierbarkeit
Digitale Lösungen können leicht skalieren und mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten. Die Software kann mit einer zunehmenden Anzahl von Belegen und Datenmengen umgehen, ohne dass zusätzliche Mitarbeiter:innen benötigt werden und eingeschult werden müssen.
Transparenz und Übersicht
Digitalisierte Belege sind innerhalb weniger Klicks auffindbar und abrufbar. Die beteiligten MitarbeiterInnen sehen den Status und haben relevante Daten im somit jederzeit im Blick.
Unabhängiges, flexibles Arbeiten
Digitale Lösungen sind nicht auf einen direkten Austausch zwischen den Beteiligten angewiesen – Prozesse können ortsunabhängig auch von mobilen Devices und zeitlich flexibel durchgeführt werden.
Fazit
Unternehmen, die die automatische Belegerkennung einsetzen, können ihre Prozesse optimieren und dadurch wettbewerbsfähiger werden. Sie profitieren von einer Vielzahl an Vorteilen, unter anderem von einer verbesserten Effizienz, Genauigkeit, Fehlerresistenz und Compliance des Prozesses. Die Implementierung einer geeigneten Lösung ist meistens mit weniger Aufwand verbunden als erwartet. Ist sie erst im Einsatz, kann sie leicht skalieren und auch für andere Anwendungsfälle eingesetzt werden. Durch die Weitergabe an die gewohnten Buchungssysteme müssen Mitarbeiter:innen nicht langwierig umgeschult werden, sie können meist unmittelbar mit dem neuen Tool arbeiten.
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