Rechnungseingang digitalisieren: Schritt für Schritt mit unserer Checkliste
Veröffentlicht am 09.07.2024
Lesedauer: 9 min
Inhalt
- Vom manuellen zum digitalen Rechnungseingang: Die Vorteile auf einem Blick
- Was sollte vor dem Digitalisieren des Rechnungseingangs beachtet werden?
- Schritt 1: Analoge Eingangsrechnungen prüfen und digitalisieren
- Schritt 2: Prozesse rund um die Rechnungsverarbeitung automatisieren
- Schritt 3: Buchung der Eingangsrechnung
- Schritt 4: Eingangsrechnung revisionssicher archivieren
- Rechnungseingang einfach digitalisiert mit der richtigen Software
Inhalt
- Vom manuellen zum digitalen Rechnungseingang: Die Vorteile auf einem Blick
- Was sollte vor dem Digitalisieren des Rechnungseingangs beachtet werden?
- Schritt 1: Analoge Eingangsrechnungen prüfen und digitalisieren
- Schritt 2: Prozesse rund um die Rechnungsverarbeitung automatisieren
- Schritt 3: Buchung der Eingangsrechnung
- Schritt 4: Eingangsrechnung revisionssicher archivieren
- Rechnungseingang einfach digitalisiert mit der richtigen Software
Rechnungseingang digitalisieren: Schritt für Schritt mit unserer Checkliste
Die Umstellung auf digitale Geschäftsprozesse wirkt manchmal komplex und aufwendig. Lösungen müssen miteinander verglichen und auf ihre Umsetzbarkeit überprüft werden. Integrationen in die bestehende Infrastruktur müssen eingerichtet und finanzielle, personelle, sowie zeitliche Ressourcen aufgewendet werden. Nicht zuletzt brauchen die Mitarbeiter:innen entsprechende Schulungen für das neue System.
Zu viele Unternehmen halten deswegen zu lange an veralteten Prozessen fest – und verpassen dadurch ein enormes Einspar- und Verbesserungspotential. So reduziert die digitale Verarbeitung von Dokumenten beispielsweise nicht nur die Durchlaufzeit und die anfallenden Kosten pro Beleg, sondern läuft darüber hinaus auch deutlich fehlerfreier und für alle Mitarbeiter:innen transparenter ab.
Die Implementierung einer digitalen Lösung für den Rechnungseingang ist heutzutage unkompliziert und kann relativ schnell erfolgen. Mit der richtigen Lösung werden die automatisch eingelesenen Rechnungen nahtlos im anschließenden ERP- oder FIBU-System gebucht. Innerhalb weniger Wochen kann ein Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und den Grundstein für weitere Automatisierungsschritte legen.
Wir erklären, wie leicht Unternehmen ihren Rechnungseingang digitalisieren und von den zahlreichen Vorteilen profitieren können.
Vom manuellen zum digitalen Rechnungseingang: Die Vorteile auf einem Blick
Ein Blick auf die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung macht deutlich, in wie vielen Bereichen positive Effekte für das Unternehmen auftreten:
Weitere Vorteile
Geld sparen
Durch die Reduktion der Durchlaufzeit können Beispielsweise Skontofristen deutlich besser eingehalten werden. Das spart nicht nur Geld sondern fördert ebenso eine positive Beziehung zu den Lieferant:innen. Gleichzeitg spart man sich Mahngebühren durch zu lange liegen gebliebenen Rechnungen.
Transparenz
Verantwortliche Mitarbeiter:innen haben zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf den Beleg und Einblick in den Status Quo einer Freigabe. Damit kann genau nachvollzogen werden, in welchem Schritt und bei welcher Abteilung/Person der Prozess aktuell steht. Auch bereits archivierte Belege werden deutlich schneller aufgefunden.
Mobil
Digitale Prozesse sind ortsunabhängig. Weder die Belege, noch die zuständigen Personen müssen zur Erledigung ihres Tasks an einem bestimmten Ort sein. Freigaben, Rückfragen oder die Archivierung sind am Desktop und auch mobil von unterwegs möglich. Das spart zusätzlich Zeit und gibt Flexibilität und Freiheit bei der Arbeit.
Was sollte vor dem Digitalisieren des Rechnungseingangs beachtet werden?
Machen Sie sich zunächst Gedanken darüber, welchen Weg eingehende Belege in Ihrem Haus durchlaufen, um empfangen, geprüft, genehmigt und archiviert zu werden. Analysieren Sie die Arbeitsabläufe und identifizieren Sie dabei Optimierungspotential. Bilden Sie den gesamten Prozess möglichst spezifisch für Ihr Unternehmen ab und denken Sie dabei auch an die Kommunikation zu den einzelnen Belegen, Sonderfälle, Signaturen, Arbeitswege, etc.
Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung. Wichtig ist, dass die Software benutzerfreundlich ist und sich nahtlos in die bestehenden Systeme integrieren lässt. Sie sollte über Funktionen der automatischen Datenerfassung, Fehlerprüfung und Prozessautomatisierung verfügen. Zudem ist es von Vorteil, wenn die Software skalierbar ist, damit sie gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen kann. Wir stellen eine solche Lösung hier vor.
Nicht zuletzt sollten Sie auch über Datenschutz und die rechtlichen Anforderungen an Ihren Rechnungsverarbeitungsprozess nachdenken. Ihr Prozess muss eine datenschutzrechtlich korrekte Verarbeitung garantieren – dies umfasst eine sichere Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten. Zudem müssen die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung von Rechnungen erfüllt werden, wie zum Beispiel eine revisionssichere Archivierung und die Dokumentation des Prüfpfades.
Schritt 1: Analoge Eingangsrechnungen prüfen und digitalisieren
Rechnungen in einem unstrukturierten Datenformat können noch auf Papier, als Fax, oder auch als digitale Datei z.B. in einem PDF-Format oder als Bilddatei eingehen. Papierrechnungen werden zunächst gescannt oder fotografiert und damit zu einer Bilddatei umgewandelt. Anschließend werden die Dateien mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Künstliche Intelligenz und Machine Learning Ansätze können diesen Prozess unterstützen und optimieren. So werden alle relevanten Rechnungsdaten automatisch extrahiert und digitalisiert, ohne das System vorher gezielt darauf schulen zu müssen.
Nach der Digitalisierung müssen alle Rechnungen auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden. Die formale Prüfung kontrolliert das Vorhandensein der zum Vorsteuerabzug berechtigten Kriterien. Mit der richtigen Software kann dies automatisiert erfolgen. Dabei werden auch Compliance, Konsistenz und Validität der Beträge, sowie falls vorhanden der Bestellbezug einer Rechnung geprüft. Etwaige Abweichungen oder Fehler werden von der Software erkannt und zur manuellen Korrektur markiert.
Wenn Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren, reduziert sich der Arbeitsaufwand und auch die Fehleranfälligkeit deutlich. Eingehende Rechnungen werden effizient und zuverlässig verarbeitet. Für eine optimale Lösung sollten Sie auch strukturierte Datenformate wie ZUGFeRD oder XRechnung einplanen. Diese spielen auch dank gesetzlicher Bestimmungen (u.a. EU-Verordnungen zur elektronischen Rechnungsausstellung an Behörden; B2B E-Rechnungspflicht in Deutschland) eine zunehmend wichtige Rolle im Rechnungsaustausch unabhängig von Unternehmensgrößen. Setzen Sie deswegen am besten eine Lösung ein, die alle diese Formate einheitlich verarbeiten kann.
Schritt 2: Prozesse rund um die Rechnungsverarbeitung automatisieren
Mit den digitalisierten Rechnungsdaten lässt sich auch der nachfolgende Freigabeprozess deutlich flexibler, ortsunabhängig und schneller umsetzen. Die Rechnungen müssen sachlich geprüft (d.h. inhaltlich auf die Richtigkeit der Forderung) und von Vorgesetzten genehmigt und freigeben werden, bevor sie zur Zahlung an die Buchhaltung weitergeleitet werden.
Der gesamte Freigabeprozess umfasst meist mehrere Genehmigungsstufen, Abteilungen und Personen. Ist es bei einer analogen Rechnungsverarbeitung noch notwendig, alle Rechnungen physisch zu den zuständigen Personen zu bringen und unterschreiben zu lassen, kann dies mit der richtigen Software komplett digital durchgeführt werden. Das spart enorm Zeit, es gehen keine Rechnungen mehr verloren und jede beteiligte Person kann den Status jeder Rechnung zu jedem Zeitpunkt unkompliziert einsehen. Zusätzlich profitiert man von praktischen Software-Funktionen wie Massen- und Positionsfreigaben, Mentions, automatisierten Remindern oder auch eine integrierte Chat-Möglichkeit zum schnellen Austausch bei Rückfragen oder Korrekturen.
Wichtig: der gesamte Freigabeprozess muss dokumentiert und gemeinsam mit der Rechnung archiviert werden, um ihn bei etwaigen Prüfungen durch z.B. Finanzämter vorweisen zu können. Diese Auditberichte werden bei der digitalen Rechnungsverarbeitung automatisch erstellt und der Rechnung beigefügt.
Wie so ein Workflow aussehen kann zeigen wir hier.
Schritt 3: Buchung der Eingangsrechnung
Schließlich legt die Buchhaltung fest, auf welchen Konten die Belege gebucht werden sollen. Eine smarte Software lernt die angewendeten Regeln und bringt folglich Kontierungsvorschläge ein, was diesen Arbeitsschritt zusätzlich erleichtert.
Der elektronische Rechnungsworkflow ermöglicht dann eine nahtlose Buchung im nachfolgenden FIBU- oder ERP-System.
Schritt 4: Eingangsrechnung revisionssicher archivieren
Abschließend müssen die Rechnungen revisionssicher, das heißt unveränderlich, nachvollziehbar und vollständig, archiviert werden. Die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht kann je nach Land variieren, in Deutschland sind es beispielsweise 10 Jahre, in Österreich 7 Jahre. In dieser Zeit müssen die Rechnungen, gemeinsam mit dem Auditbericht, für Kontrollen zum Beispiel durch Wirtschaftsprüfer oder Finanzbehörden, verfügbar gehalten werden.
Spezielle, digitale Archivierungssysteme erfüllen die Anforderungen der Revisionssicherheit und bieten Funktionen wie automatisierte Protokollierung, Zugriffskontrollen und Verschlüsselung. Sie sparen Platz und Lagerkosten und haben gegenüber der physischen Lagerung in Archivschränken bzw. in Ordnern den großen Vorteil, dass Dokumente in wenigen Klicks auffindbar sind. Mit ihrer Hilfe kann der gesamte Rechnungsverarbeitungsprozess von Eingang bis Archivierung digital und damit ohne Medienbruch umgesetzt werden. Mit dem richtigen Add-On bietet sich zum Beispiel Microsoft SharePoint als Archivierungssystem an.
Rechnungseingang einfach digitalisiert mit der richtigen Software
Die Digitalisierung des Rechnungseingangs bietet erhebliche Vorteile und stellt einen wichtigen Schritt zur Optimierung betrieblicher Abläufe dar. Durch die Reduktion von Arbeitsaufwand und Zeit können Mitarbeiter:innen entlastet und Ressourcen effizienter genutzt werden. Automatisierte Prozesse minimieren Fehler und sorgen für eine höhere Datenqualität und Genauigkeit in der Buchhaltung. Durch die Nutzung einer Cloud-Lösung kann die Lösung flexibel mit dem Wachstum des Unternehmens mitskalieren und bereits bei einer geringen Anzahl an Rechnungen pro Tag (10+) effizient eingesetzt werden.
Beachten Sie bei der Wahl der Software folgende Punkte:
Die Implementierung einer digitalen Lösung ist heute unkompliziert und schnell umsetzbar, sodass Unternehmen rasch von den Vorteilen profitieren können. Mit einer Cloud Lösung kann ein GoLive innerhalb einiger Wochen umsetzbar sein.