EDI
Definition des EDI Formats
Electronic Data Interchange (EDI) ist eine Technologie, die den Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten elektronischen Format zwischen Unternehmen ermöglicht. Dabei werden strukturierte Daten direkt vom ERP- oder Buchhaltungssystem des Senders in das entsprechende System des Empfängers übertragen.
Der Prozess ersetzt herkömmliche papierbasierte Kommunikationsmethoden wie Briefe, Mails oder Fax. Unternehmen übermitteln elektronisch mittels EDI Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Transportdokumente oder sonstige Unternehmensdokumente. Um die Kompatibilität zwischen den System und damit eine korrekte Informationsübertragung zu gewährleisten werden alle Daten in einem standardisierten Format gesendet. Es gibt hierfür verschiedene Standards, die je nach Region, Industrie oder auch den Anforderungen von Sender und Empfänger eingesetzt werden. Neben dem bekanntesten Standard EDIFACT (der so weit verbreitet ist, dass er manchmal gleichgesetzt wird mit der EDI-Technologie selbst) gibt es zum Beispiel ANSI ASC X12 (hauptsächlich USA), SWIFT (Banken), railML (Banksektor) und ebXML.
Wie funktioniert eine EDI Schnittstelle?
EDI-Schnittstellen werden speziell für bestimmte Kunden- bzw. Lieferanten eingerichtet. Der Austausch der strukturierten Daten kann über verschiedene Transportmethoden erfolgen, wie z.B. via Internet (AS2, FTP, http), direkte Verbindungen oder über Value-Added Networks (VANs), die zusätzliche Dienste wie Nachrichtenverschlüsselung, sichere Übertragung und die Überprüfung der Datenintegrität bieten.
EDI Software / Implementierung
Die technische Umsetzung von EDI kann durch die Installation von EDI-Software auf eigenen Serverns erfolgen oder durch die Nutzung eines EDI-Dienstanbieters, der Software-as-a-Service (SaaS) Lösungen anbietet. Diese Dienstanbieter können den gesamten EDI-Betrieb übernehmen, einschließlich der Datenkonvertierung, der Kommunikation mit Handelspartnern und der Fehlerbehebung.
Auswahl von EDI Standard / EDI Format
Die Auswahl des richtigen EDI-Standards und des richtigen Formats hängt von mehreren Faktoren ab, unter anderem der spezifischen Anforderungen der Branche. In vielen Fällen wir die Wahl durch die Präferenzen der Handelspartner oder durch gesetzliche Anforderungen beeinflusst.
Der EDIFACT Standard
EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport” und ist ein von der Wirtschaftskommission der Vereinigten Staaten (UN/ECE) entwickelter, internationaler EDI-Standard, der eine universelle Struktur für den Datenaustausch bietet. Diese Struktur umfasst eine Reihe von Regeln, die definieren, wie Daten formatiert, strukturiert und segmentiert werden sollten, um eine klare Interpretation und Verarbeitung durch unterschiedliche Computersysteme zu gewährleisten.
Eine EDIFACT-Nachricht besteht aus mehreren Segmenten, die jeweils spezifische Informationen tragen. Diese Segmente sind in eine hierarchische Struktur eingebettet, die es ermöglicht, komplexe Dokumente wie eine umfangreiche Bestellung mit hunderten von Einzelartikeln zu handhaben. Ein wichtiges Merkmal von EDIFACT ist die Flexibilität in der Segmentierung, was den Standard für verschiedenste Industrien und Transaktionsarten geeignet macht.
Eingesetzt vor allem in Europa werden mittels EDIFACT Rechnungen, Bestellungen, Versandmitteilungen und weitere Dokumentarten verschickt.
EDI Beispiel Nachricht
So kann eine vollständige EDI Nachricht aussehen:
Beispiel von GS1 in EDIFACT Subset EANCOM Orders Format
EDI Vorteile
Erhöhte Effizienz
EDI reduziert den Bedarf an manueller Bearbeitung, verringert Fehlerquellen und beschleunigt Geschäftsprozesse deutlich.
Schnellere Durchlaufzeiten
Mit EDI werden Transaktionen in Echtzeit verarbeitet, was die Reaktionszeiten verkürzt und die gesamte Lieferkette beschleunigt.
Sicherheit
EDI ermöglicht einen sicheren Datenaustausch durch die Verwendung von Verschlüsselung und anderen Sicherheitsprotokollen
Nachteile
Bei der Verwendung von EDI müssen auch einige zentrale Nachteile beachtet werden:
- 1
Hohe Anfangsinvestitionen: Die Implementierung von EDI kann anfangs teuer sein, besonders für kleinere Unternehmen. Unter anderem fallen Software, Hardware, Integration in bestehende Systeme, Personalschulungen, Sicherheits- und Backup-Lösungen an.
- 2Technische Komplexität: EDI erfolgt eine sorgfältige Einrichtung und Konfiguration, um sicherzustellen, dass Daten korrekt übermittelt werden. Die Komplexität erhöht sich zusätzlich, wenn die Handelspartner unterschiedliche Standards oder unterschiedliche Versionen des gleichen Standards verwenden.
- 3
Abhängigkeit von Handelspartnern: Ein erfolgreicher Einsatz der Technologie setzt voraus, dass Handelspartner ebenso bereit sind, EDI zu verwenden. Da die Schnittstelle sich außerdem meist erst mittelfristig und/oder mit höheren Transaktionsvolumina amortisiert ist man zusätzlich davon abhängig, dass das bestehende Geschäftsverhältnis längerfristig auf einem gleichbleibendem Niveau fortgeführt wird.
- 4Wenig Flexibilität: Bei nicht standardisierten oder einzigartigen Transaktionen kann es zu Einschränkungen kommen. Anpassungen in den Geschäftsprozessen können umfangreiche Überarbeitungen der EDI-Konfigurationen erfordern, was zeit- und kostenaufwendig sein kann.
- 5
Wartung und Updates: EDI-Systeme erfordern kontinuierliche Wartung und regelmäßige Updates, um mit den neusten Sicherheitsstandards und technologischen Entwicklungen Schritt zu halten. Dies kann besonders für kleinere Unternehmen eine Belastung darstellen und (zu) viele Ressourcen aufbrauchen.
Der Einsatz von EDI Schnittstellen muss also einer sorgfältigen Abwägung unterliegen: ist die Lösung rentabel, die Beziehung zum Kunden oder Lieferanten stabil und sind genügend Ressourcen zur Implementierung und Wartung vorhanden? Unter Umständen können alternative Lösungen effizienter sein, besonders für KMUs, die Risiken gering halten wollen und wenig Spielräume mit ihren Ressourcen haben. Alternative Ansätze sind zum Beispiel der Austausch von strukturierten Daten in Dateiform (XML; z.B. XRechnung) oder das automatisierte Auslesen von strukturierten und unstrukturierten Daten mit Künstlicher Intelligenz.
