Verjährung von Rechnungen: Was Sie als Unternehmer wissen müssen

Sie haben eine Leistung erbracht, die Rechnung gestellt und irgendwo im Alltagsstress der Buchhaltung ist sie schlicht vergessen gegangen. Keine Mahnung verschickt, kein Nachhaken. Drei Jahre später fällt Ihnen die offene Forderung wieder auf. Doch es ist zu spät: Die Rechnung ist verjährt, der Anspruch faktisch wertlos.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die Verjährungsfrist bei Rechnungen funktioniert, welche Unterschiede zwischen Österreich und Deutschland bestehen, wann Ausnahmen gelten und wie Sie die Verjährung Ihrer Forderungen aktiv verhindern.

Was bedeutet Verjährung von Rechnungen?

Die Verjährung einer Rechnung bedeutet, dass der Gläubiger nach Ablauf einer gesetzlich definierten Frist sein Recht verliert, die Forderung gerichtlich durchzusetzen. Der Schuldner kann die sogenannte Verjährungseinrede erheben und die Zahlung verweigern, ohne dass ihm rechtliche Konsequenzen drohen.

Ein wichtiger Punkt, der häufig missverstanden wird: Die Verjährung einer Rechnung führt nicht dazu, dass die Forderung rechtlich erlischt. Sie besteht weiterhin als sogenannte Naturalobligation – der Schuldner darf also freiwillig zahlen, und eine solche Zahlung gilt nicht als ungerechtfertigte Bereicherung. In der Praxis ist eine verjährte Forderung jedoch kaum noch einbringlich.

Für Unternehmen hat die Verjährungsfrist bei Rechnungen damit eine unmittelbare wirtschaftliche Bedeutung: Wer seine offenen Posten nicht aktiv im Blick behält, riskiert den vollständigen Verlust seiner Forderungen.

Verjährungsfristen im Überblick: Österreich vs. Deutschland

Die Regelungen zur Verjährung von Rechnungen unterscheiden sich in Österreich und Deutschland sowohl in der Länge der Fristen als auch im Zeitpunkt, ab dem die Frist zu laufen beginnt. Beides ist entscheidend dafür, ab wann eine Rechnung tatsächlich verjährt ist.

Verjährung von Rechnungen in Deutschland

In Deutschland gilt für die meisten gewerblichen Forderungen die rechtmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 BGB. Die Frist beginnt jedoch nicht einfach mit dem Rechnungsdatum: Sie startet erst mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat oder hätte erlangen müssen.

Beispiel: Eine gewerbliche Rechnung wird am 15. März 2022 gestellt. Die Verjährungsfrist beginnt am 31. Dezember 2022 und endet am 31. Dezember 2025.

Verjährung von Rechnungen in Österreich

In Österreich ist die Rechtslage etwas differenzierter. Das ABGB sieht eine allgemeine Verjährungsfrist von 30 Jahren vor, die jedoch im Geschäftsverkehr durch zahlreiche kürzere Sonderfristen überlagert wird. Für den Großteil gewerblicher Forderungen – also die Verjährung von Rechnungen im gewerblichen Bereich – gilt eine Frist von drei Jahren.

Der entscheidende Unterschied zu Deutschland liegt beim Beginn der Frist: In Österreich beginnt die Verjährungsfrist grundsätzlich mit dem Tag der Fälligkeit der Forderung. Das kann in der Praxis dazu führen, dass Forderungen in Österreich früher verjähren als vergleichbare Forderungen in Deutschland.

Beispiel: Eine gewerbliche Rechnung wird am 15. März 2022 mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen gestellt. Die Fälligkeit tritt am 14. April 2022 ein – die Verjährungsfrist endet damit am 14. April 2025.

Wie wirken sich Mahnungen auf die Verjährung aus?

Eine der wichtigsten Fragen im Forderungsmanagement lautet: Wann verjährt eine Rechnung mit Mahnung und wann verjährt eine Rechnung ohne Mahnung? Die Antwort hängt davon ab, welche rechtliche Wirkung die jeweilige Maßnahme entfaltet.

Ohne Mahnung: Die Frist läuft ungehindert

Wird nach Rechnungsstellung keine verjährungshemmende oder -unterbrechende Maßnahme gesetzt, läuft die Verjährungsfrist schlicht durch. Eine Rechnung verjährt ohne Mahnung damit nach Ablauf der regulären Frist. In den meisten gewerblichen Fällen also nach drei Jahren. Wer seine offenen Forderungen nicht aktiv verfolgt, verliert damit still und leise seinen Anspruch.

Mit Mahnung: Hemmung, aber keine Unterbrechung

Eine außergerichtliche Mahnung – also ein einfaches Mahnschreiben an den Schuldner – hemmt die Verjährung in der Regel nicht automatisch. Das ist ein weit verbreiteter Irrtum: Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung allein hält die Verjährungsfrist in den meisten Fällen weder in Österreich noch in Deutschland an.

Was eine Mahnung jedoch bewirken kann: Sie dokumentiert, dass der Gläubiger seinen Anspruch aktiv verfolgt, und ist eine wichtige Voraussetzung für weitere rechtliche Schritte. Außerdem kann ein schriftliches Anerkenntnis des Schuldners – etwa eine Teilzahlung, eine Stundungsbitte oder eine ausdrückliche Bestätigung der Schuld – die Verjährung unterbrechen bzw. neu beginnen lassen.

Wichtiger Unterschied zwischen AT und DE: In Österreich führen gerichtliche Schritte zur Unterbrechung der Verjährung. Die Frist beginnt nach Abschluss des Verfahrens von vorne. In Deutschland bewirken dieselben Maßnahmen in der Regel eine Hemmung. Die Frist pausiert und läuft nach Ende der Hemmung weiter, wobei nach einem rechtskräftigen Urteil eine neue Verjährungsfrist von zehn Jahren beginnt.

Für die Praxis bedeutet das: Wer wissen möchte, wann eine Rechnung mit Mahnung verjährt, muss genau prüfen, welche Art der Mahnung oder Maßnahme gesetzt wurde und ob der Schuldner darauf reagiert hat.

Rechtsfolgen abgelaufener Verjährungsfristen

Was passiert konkret, wenn die Verjährungsfrist einer Rechnung abgelaufen ist? Zunächst das Wichtigste: Die Verjährung tritt nicht automatisch in Kraft. Der Schuldner muss die Verjährungseinrede aktiv erheben, also ausdrücklich darauf hinweisen, dass die Forderung verjährt ist. Tut er das nicht, kann der Gläubiger seinen Anspruch theoretisch weiterhin geltend machen.

In der Praxis bedeutet eine verjährte Forderung jedoch in den meisten Fällen den Verlust des Anspruchs. Die wichtigsten Rechtsfolgen im Überblick:

1. Keine gerichtliche Durchsetzbarkeit mehr

Erhebt der Schuldner die Verjährungseinrede, wird eine Klage scheitern. Das Gericht wird die Forderung als verjährt abweisen, unabhängig davon, ob die Schuld tatsächlich besteht.

2. Freiwillige Zahlung bleibt möglich

Eine verjährte Forderung erlischt nicht vollständig. Der Schuldner kann freiwillig zahlen – und hat keinen Anspruch auf Rückforderung des gezahlten Betrags. In der Praxis ist das jedoch die Ausnahme.

3. Auswirkungen auf die Buchhaltung

Eine verjährte Forderung, die mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht mehr einbringlich ist, muss in der Buchhaltung als Forderungsausfall ausgebucht werden. Das mindert den Gewinn, kann sich aber steuerlich zumindest teilweise positiv auswirken. Außerdem besteht in der Regel ein Anspruch auf Rückforderung der bereits abgeführten Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer. Je nach Forderungshöhe kann das eine spürbare Entlastung sein. Die genaue Vorgehensweise sollte mit einem Steuerberater abgestimmt werden.

8 Tipps, wie Sie die Verjährung Ihrer Rechnungen verhindern

Die gute Nachricht: Die Verjährung von Rechnungen ist in den meisten Fällen vermeidbar. Vorausgesetzt, Sie verwalten Ihre Forderungen aktiv und systematisch. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei: