Belege digitalisieren: Alles zur digitalen Buchhaltung

Die Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Durch die Digitalisierung der Buchhaltung können Zeit und Kosten wesentlich effizienter genutzt und eingespart werden.

Ein Kernelement der digitalen Buchhaltung ist die digitale Verarbeitung und Verwaltung von Belegen. Keine Zettelwirtschaft und übervolle Aktenschränke mehr, sondern übersichtliche und gesetzeskonforme Archivierung mittels automatisierter Verarbeitung. So bringen Sie Ordnung und Effizienz in Ihre Buchhaltung. Praktische Softwaretools zur Digitalisierung von Belegen können flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst und erweitert werden.

Warum überhaupt Belege scannen und digitalisieren?

Durch eine digitale Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung von Belegen sparen Sie Zeit, Kosten und Platz. Die Einspeisung in ein entsprechendes System sorgt dafür, dass Ihre Belege übersichtlich gespeichert und jederzeit abrufbar sind. Papierbelege müssen durch die gesetzeskonforme Verarbeitung und Archivierung nicht aufbewahrt werden, volle Aktenschränke gehören somit der Vergangenheit an. Die Fehleranfälligkeit sinkt wesentlich, da alle wichtigen Daten vom System ausgelesen und gespeichert werden. Vor allem bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist das ein großer Vorteil, da Zahlungsfristen und -konditionen (z.B. Skonto) nicht übersehen oder vergessen werden können. Lesen Sie mehr dazu in unserem Beitrag über „Digitale Rechnungsfreigabe“.

Papierbelege hingegen verursachen einen enormen Arbeitsaufwand. Sie müssen mühsam ausgelesen und verarbeitet werden. Am Ende des Prozesses steht die platzintensive Archivierung. In Deutschland müssen diverse Belege zehn, in Österreich sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Der dadurch entstehende Papierberg und der benötigte Stauraum stellen so manches Unternehmen vor eine große Herausforderung, die mittels digitaler Belegverwaltung einfach zu beseitigen ist.

Belege digitalisieren: Was muss beachtet werden?

Die Digitalisierung von Belegen bringt viele Vorteile mit sich. Damit Sie diese auch vollends ausschöpfen, müssen Sie stets darauf achten, gesetzeskonform vorzugehen. Das heißt, die Belege müssen am Ende des Verarbeitungsprozesses digital so archiviert werden, dass die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfüllt ist und die möglicherweise vorhandenen Papierbelege dadurch obsolet sind.

In Deutschland beträgt der Aufbewahrungszeitraum elektronischer Belege zehn Jahre, geregelt durch die GoBD. In Österreich müssen Belege laut Bundesabgabenordnung (BAO) sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Damit die Voraussetzungen der jeweiligen Verordnungen erfüllt werden, müssen die elektronisch archivierten Belege die folgenden Kriterien erfüllen: Sie müssen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden. Die Daten müssen verfügbar und nachprüfbar sein und die Aufbewahrung ordnungsgemäß und sicher erfolgen. Unser Tool zur Digitalisierung von Belegen erfüllt all diese Kriterien.

So funktioniert die Digitalisierung von Belegen

Die digitale Belegverwaltung durchläuft einige Arbeitsschritte, vom Scannen bis zum Archivieren. Diese Schritte erfolgen bestmöglich automatisiert, das minimiert den personellen Aufwand und die Fehleranfälligkeit.

Belege scannen: Geräte, Formate & Co.

Papierbelege müssen zuallererst gescannt werden. Dazu können Sie einen Scanner oder eine Handy-App benutzen. Grundsätzlich ist es egal, welches Gerät Sie zum Scannen benutzen. Achten Sie jedoch darauf, dass das Gerät über OCR, also optische Zeichenerkennung, verfügt. Diese Technologie ermöglicht eine Volltextsuche bei gescannten Dokumenten.

Damit die Digitalisierung eines Beleges gesetzeskonform abläuft, muss ein Format gewählt werden, das eine nachträgliche Veränderung unmöglich macht. Besonders gern genutzt wird das PDF, aber auch TIFF- oder JPEG-Dateien entsprechen den Vorschriften. Die Erfassung mittels OCR-Technologie ist die beste Art, Informationen schnell und einfach aus dieser Art der Dateien zu filtern. 

Belege digitalisieren & automatisiert erfassen

Sobald der Beleg im passenden Format vorhanden ist, kann dieser in ein entsprechendes System eingespeist werden. Dabei werden sämtliche Daten automatisiert ausgelesen und in strukturierter Form weitergegeben.

Zur Erfassung von Belegen gibt es unterschiedliche Lösungen. Je nach persönlicher Vorliebe und Größe des Unternehmens können Sie mit einer App oder einer Software bzw. einer Kombination der beiden arbeiten. Achten Sie bei Ihrer Wahl auf intelligente Systeme zur Belegerkennung und -verarbeitung, die Sie nahtlos in Ihre Buchhaltung integrieren können. Intelligente Programme arbeiten effizient und sparen Zeit und Kosten. Praktische Zusatzfunktionen wie elektronische Freigabeprozesse, Verfügbarkeit auf verschiedenen Geräten und integrierte Chat-Fenster sorgen für reibungslose und schnelle Abläufe. 

Unser Tool zur automatischen Belegerkennung und digitalen Freigabe kommt mit zahlreichen Features, abgestimmt auf Ihr Unternehmen.

Belege verwalten & in Systeme integrieren

Haben Sie sich dazu entschieden, Belege nicht einfach nur zu digitalisieren und abzuspeichern, sondern die gesamte Verwaltung von einer Software durchführen zu lassen, gibt es unterschiedliche Spannweiten dieser Systeme. In der Regel umfassen alle Programme die elektronische Erfassung, Speicherung und Organisation von diversen Belegen. Genauer hinsehen sollten Sie bei den Themen Zugriff, Freigaben, Ordnerstrukturen und Indexierung. Hier gibt es wesentliche Unterschiede, die optimale Lösung basiert nicht zuletzt auf Ihren persönlichen Vorlieben.

Auch beim Thema Sicherheit lohnt sich ein zweiter Blick. Die sichere und gesetzeskonforme Speicherung setzt eine verschlüsselte Archivierung voraus. Damit die Belege auch tatsächlich über den gesamten verpflichtenden Aufbewahrungszeitraum digital vorhanden sind und nicht verloren gehen können, müssen außerdem regelmäßig Backups durchgeführt werden. 

Belege aufbewahren und sichern

Sowohl in Deutschland als auch in Österreich gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Originalbelegen. Diese Belege können in digitaler Form aufbewahrt werden, wenn sie die folgenden Kriterien erfüllen:

• Vollständigkeit und Lesbarkeit: Informationen müssen vollständig vorhanden und für den Menschen lesbar sein
• Unveränderbarkeit: Der digitale Beleg muss in einer Form gespeichert werden, die keine nachträgliche Veränderung erlaubt
• Verfügbarkeit: Digitale Belege müssen jederzeit und schnell auffindbar sein
• Verfahrensdokumentation: Gemeinsam mit dem jeweiligen Beleg ist eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation zu speichern

Die Dauer der Aufbewahrungspflicht variiert je nach Land. In Deutschland müssen elektronische Belege laut GoBD zehn Jahre lang, in Österreich laut BAO sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Eine Überprüfung der Buchhaltung vonseiten der Finanzbehörde kann grundsätzlich jederzeit erfolgen, durch die digitale Belegverwaltung sind Sie dafür gerüstet. 

Belege scannen und digitalisieren mit free-com

Unsere praktische Lösung ermöglicht eine reibungslose Digitalisierung Ihrer Belegverwaltung. Die KI-gestützte Lösung kann verschiedene Dokumentenarten und Informationen auslesen und zur Weiterverarbeitung speichern. Egal ob Personalakten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Stundennachweise oder Rechnungen, die Software erkennt und bearbeitet jegliche Art des Beleges schnell und effizient. Nach der Einspeisung in unsere Software werden die Daten automatisiert so aufbereitet, dass sie ideal weiterverarbeitet werden können. Die einzelnen Schritte vom Einlesen über die Verarbeitung bis hin zur Speicherung sind flexibel gestaltbar und können an die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Das userfreundliche Programm kann nahtlos in Ihre Buchhaltung integriert werden und bringt Effizienz in die unternehmensinternen Abläufe.

Fazit: Warum Sie Ihre Belege digitalisieren sollten

Die digitale Belegverwaltung bringt Ihr Unternehmen voran. Sie sparen Zeit, Kosten und Aufwand. Sie verringern die Fehleranfälligkeit und agieren gesetzeskonform. Zudem steigern sie die Effizienz Ihrer Buchhaltungsabteilung und sorgen für mehr Transparenz und Flexibilität im Unternehmen.

Jahrzehntelang galt die Buchhaltung als verstaubte Tätigkeit, bei der Seiten über Seiten von Papierbelegen bearbeitet werden müssen. Die Digitalisierung der Belegverwaltung bedeutet Modernität und intelligente Abläufe. Verschwenden Sie keine Zeit mehr für Aufgaben, die eine Software schneller und übersichtlicher übernehmen kann.