EUDR Compliance meistern: Anforderungen, Vorteile & Herausforderungen

Was ist die EUDR und worum geht es?

Die EU-Entwaldungsverordnung (eng.: „EU Deforestation Regulation; kurz: EUDR) ist eine im Juni 2023 in Kraft getretene EU-Verordnung, die den Handel mit bestimmten Rohstoffen und Produkten an strenge Auflagen knüpft. Unternehmen, die in der EU mit Soja, Palmöl, Rinder, Kaffee, Kakao, Kautschuk oder Holz oder daraus hergestellten Produkten handeln wollen müssen demzufolge nachweisen, dass diese Waren entwaldungsfrei sind. Konkret bedeutet das, dass für die Herstellung des Rohstoffes seit dem Stichtag 31. Dezember 2020 kein Wald gerodet wurde und die Gesetze des Produktionslandes eingehalten wurden.

Ziel der Verordnung ist es, illegale Entwaldung zu stoppen sowie Klima und Biodiversität zu schützen. Die EUDR ist damit ein wichtiger Schritt zu nachhaltigen Lieferketten im Rahmen des europäischen Green Deal.

Die EUDR wurde Ende 2022 verabschiedet, ihre Anwendung ist momentan aber erst mit 30. Dezember 2025 (für große und mittlere Unternehmen) bzw. für 30. Juni 2026 (für Kleinst- und Kleinunternehmen) geplant. Eine Verschiebung dieser Frist um ein Jahr wird diskutiert, ist aber noch nicht entschieden (Stand Oktober 2025).

Ausführliche Informationen rund um die EUDR finden Sie in unserem Glossar Beitrag.

Welche Branchen bzw. Unternehmen sind von der EUDR-Verordnung betroffen?

Die EU-Entwaldungsverordnung betrifft zahlreiche Unternehmen und Branchen entlang globaler Lieferketten. Besonders relevant ist dies für:

Grundsätzlich umfasst die EUDR Unternehmen jeder Größe und Herkunft, die in der EU Geschäfte mit den gelisteten Waren machen, unabhängig davon, ob sie in der EU ansässig sind oder die Waren aus Drittländern importieren. Kleinst- und Kleinunternehmen haben eine verlängerte Frist bis zur Anwendung der Verordnung und teilweise vereinfachte Anforderungen bei der Sorgfaltspflicht (siehe unten). Sie sind aber nicht von der Verantwortung ausgenommen. Alleine in Deutschland fallen somit etwa 370.000 Unternehmen unter die Regelung.

Zudem wirkt die Verordnung entlang der gesamten Lieferkette: auch Zulieferer außerhalb der EU sind betroffen. Sie müssen die nötigen Herkunftsnachweise liefern, um weiterhin den EU-Markt bedienen zu können. Unternehmen in nachgelagerten Branchen (z.B. Lebensmittelhersteller) könnten in diesem Zuge Auswirkungen auf die Verfügbarkeit von Rohstoffen spüren.

Was bedeutet die EU Entwaldungsverordnung für Unternehmen? Pflichten & Compliance-Anforderungen

EUDR-Compliance bedeutet, ein umfangsreiches Compliance-Programm aufzusetzen, um die Herkunft der Produkte lückenlos zu prüfen und zu dokumentieren. Im Wesentlichen müssen Unternehmen folgende Anforderungen erfüllen:

Due Diligence-Prozess einführen

Unternehmen müssen ein strukturiertes Due-Diligence-Verfahren etablieren. Dieses umfasst mindestens drei Stufen: Informationen sammeln, Risikoanalyse durchführen und, falls ein nicht vernachlässigbares Risiko besteht, Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen.

Alle relevanten Daten zu einem Produkt und seiner Herkunft sind zu erheben, darunter Produktbeschreibungen, Menge, Produzentenland, Lieferanten, Geokoordinaten der Anbauflächen sowie Nachweise zur Legalität. Anschließend ist das Risiko zu bewerten, dass das Produkt mit nach 2020 erfolgter Entwaldung in Verbindung steht. Ist das Risiko nicht vernachlässigbar müssen zusätzlich Schritte unternommen werden, etwa Nachforschungen per Satelliten-Monitoring, unabhängige Audits oder gegebenenfalls der Austausch unsicherer Lieferanten.

Dieser Prozess muss in die Unternehmensabläufe integriert und regelmäßig, mindestens aber jährlich, überprüft werden.

Unternehmen, die ausschließlich im Handel tätig sind und als Kleinst- bzw. Kleinunternehmen gelten, unterliegen geringeren Pflichten. Sie müssen keinen eigenen Due-Diligence-Prozess einführen, sofern sie ihre Produkte von EUDR-konformen Lieferanten beziehen. Ihre Verpflichtung beschränkt sich darauf, grundlegende Informationen über ihre Lieferanten und Kunden sowie die Referenznummern der jeweiligen Sorgfaltserklärungen zu erfassen und zu dokumentieren.

Sorgfaltserklärung abgeben

Für jede betroffene Ware muss vor dem Import in die bzw. Export aus der EU eine Sorgfaltserklärung (Due-Diligence Statement) abgegeben werden. Diese Erklärung ist elektronisch bei der zuständigen Behörde über das neue EUDR-Informationssystem einzureichen. Darin bestätigt das Unternehmen, dass es die vorgeschriebene Sorgfaltspflicht eingehalten hat. Außerdem müssen die gesammelten Unterlagen inklusive Risikobewertung hochgeladen werden. Nur Produkte mit erfolgreicher Registrierung dürfen in der EU in den Verkehr gebracht werden.

Dokumentation und Aufbewahrungspflichten

Alle Informationen und Nachweise inklusive Satellitenbilder, Lieferantenerklärungen, Audit-Berichten und allen weiteren Unterlagen sind lückenlos zu dokumentieren und mindestens 5 Jahre lang revisionssicher aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflicht stellt sicher, dass Unternehmen im Falle einer stichprobenartig durchgeführten behördlichen Überprüfung ihre Compliance belegen können.

Organisatorische Verankerung der EUDR & Verantwortung

Die Entwaldungsverordnung verlangt, dass das gesamte System zur Sorgfaltspflicht angemessen in der Unternehmensorganisation verankert ist. Die EUDR-Compliance ist also ein dauerhafter Bestandteil der Governance und dementsprechend zu planen.

Größere Unternehmen sollten interne Verantwortliche benennen, welche die Umsetzung der EUDR Vorgaben überwachen. Diese Compliance-Beauftragten müssen unabhängig agieren können, die Due-Diligence Strategie prüfen und interne Kontrollen durchführen.

Sanktionen bei Verstößen

Die Nichteinhaltung der EUDR soll streng geahndet werden. Zwar legt die Verordnung die Strafen nicht bis ins Detail selbst fest – das obliegt den einzelnen EU-Mitgliedstaaten. Aber sie gibt Mindeststrafen vor. So ist beispielsweise für Geldbußen ein Mindestmaximum von 4% des jährlichen Umsatzes des Unternehmens vorgesehen. Darüber hinaus können nicht-konforme Waren sowie aus ihnen erzielte Gewinne beschlagnahmt werden. Unternehmen können temporär EU-weit von öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen oder sogar mit einem Handelsverbot belegt werden. Nicht zuletzt sollen alle Unternehmen, die rechtskräftig einen Verstoß begangen haben von offizieller EU-Seite veröffentlicht und damit „an den Pranger“ gestellt werden. Die Einhaltung der Vorschriften ist daher dringend notwendig, um massive finanzielle Schäden, aber auch Reputationsverluste zu vermeiden.

Tipp

Die Umsetzung dieser Pflichten kann komplex und ressourcenintensiv sein. Unternehmen können mit den passenden Software Lösungen aber viele Arbeitsschritte automatisieren, vereinfachen und beschleunigen. Etwa durch die automatisierte Digitalisierung der Nachweisdokumente, der Einrichtung einer effizienten Archivierung oder einem 24/7 bereitgestellten Dokumenten Self Service. Mehr darüber erfahren Sie im Abschnitt weiter unten. Kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Beratung zu Ihrer EUDR-Compliance.

Vorteile & Herausforderungen bei der EUDR-Compliance

Die EUDR bringt für Unternehmen sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich. Einerseits zwingt sie Unternehmen, ihre Lieferketten transparenter und nachhaltiger zu gestalten. Langfristig sind hier positive Effekte für das Risiko-Management und das Markenimage zu erwarten. Andererseits erfordert die Umsetzung erhebliche Aufwände in der Einrichtung der IT-Infrastruktur, der benötigten Prozesse und der zusätzlichen Kommunikation mit den Lieferanten.

Vorteile der EUDR-Compliance

• Stärkere Lieferkettentransparenz und Risikominimierung: Unternehmen gewinnen detaillierte Einblicke in ihre Lieferkette bis hin zu Anbauflächen und Farmen. Frühzeitige Risikoerkennung (z.B. illegale Abholzung) wird möglich, was Versorgungsrisiken senkt und die Resilienz der Supply Chain erhöht.
• Verbessertes Markenimage & Kundenvertrauen: Nachhaltige Beschaffung zahlt sich in der öffentlichen Wahrnehmung aus. Unternehmen, die entwaldungsfreie Produkte anbieten, stärken ihre Marke und gewinnen das Vertrauen von Kund:innen und Investoren, die verstärkt auf umweltfreundliche Lieferketten achten. Unternehmen, die EUDR-konform sind, können dies in der Markenkommunikation als Alleinstellungsmerkmal nutzen.
• Beitrag zur Nachhaltigkeit und ESG-Zielen: Unternehmen leisten einen konkreten Beitrag zu Umwelt- und Klimaschutz. Entwaldungsfreie Lieferketten schützen Biodiversität und Klima, was sich positiv auf ESG-Ratings auswirken kann. Zugleich bereitet die Compliance Firmen auf kommende Nachhaltigkeits-Regulierungen vor und stärkt die langfristige Zukunftsfähigkeit des Geschäfts.
• Investitionen in langfristige Infrastruktur: Unternehmen können in geeignete IT-Infrastruktur investieren, die auch in anderen Anwendungsfällen und Prozessen genutzt werden kann und Vorteile bringt. Darunter unter anderem die Dokumentenautomatisierung oder digitale, revisionssichere Archivierung.

Herausforderungen bei der EUDR-Compliance

• Hoher Aufwand bei Datenerhebung und Monitoring: Unternehmen müssen enorme Datenmengen beschaffen, bearbeiten, aktuell halten und archivieren: von Geokoordinaten über Lieferantendokumente bis hin zu Waldverlaufsdaten. In komplexen, globalen Lieferketten ist es eine Herausforderung, alle nötigen Informationen zu sammeln und zu verifizieren.
• Mögliche Lieferkettenstörungen: Die strikten Vorgaben können dazu führen, dass gewisse Rohstoffe nicht mehr in gewohnter Menge verfügbar sind. Wenn Lieferanten die EUDR-Anforderungen nicht erfüllen, müssen Unternehmen auf neue Quellen ausweichen oder Produktionen anpassen. Lieferengpässe oder -unterbrechungen sind ein reales Risiko, insbesondere bei Rohstoffen wie Kakao, Palmöl oder Soja, die häufig aus Hochrisikogebieten stammen.
• Kosten- und Ressourcenintensiv: Die Implementierung neuer Prozesse, Schulungen des Personals und die Einführung geeigneter technischer Lösungen erfordern Investitionen. Zudem müssen gegebenenfalls externe Expertise (z.B. für Satellitendaten-Auswertungen oder Rechtsberatung) und Audits eingekauft werden.
• Stolperfallen bei komplexen regulatorischen Anforderungen: Die EUDR ist detailreich und wird regelmäßig aktualisiert (Länderrisikoklassifizierungen, FAQ-Leitlinien der EU-Kommission). Unternehmen müssen stets auf dem neuesten Stand bleiben und alle Aspekte korrekt umsetzen. Fehler oder Versäumnisse können hohe finanzielle Schäden und Reputationsschäden verursachen.

Trotz der Herausforderungen bietet EUDR-Compliance einen klaren Nutzen: sie erhöht die Zukunftssicherheit und Nachhaltigkeit der Lieferketten. Unternehmen, die jetzt proaktiv handeln und sich vorbereiten können gesetzliche Risiken minimieren und sich zugleich als Vorreiter für nachhaltiges Wirtschaften positionieren. Die folgenden Abschnitte zeigen, wie Sie diese Aufgabe mit digitalen Lösungen effizient meistern können.

Wie free-com Unternehmen bei der EUDR-Compliance unterstützt

Um die anspruchsvollen Vorgaben der EUDR in die Praxis umzusetzen, sind digitale Lösungen und eine intelligente Prozessgestaltung essentiell. free-com unterstützt Unternehmen dabei, die EUDR-Richtlinien effizient und revisionssicher umzusetzen. Die Lösungen automatisieren Abläufe, organisieren Dokumente und Daten, archivieren Dokumente revisionssicher digital und stellen hochindividuelle Dokumente im Self-Service 24/7 bereit.