Digitale Rechnungsfreigabe: So gelingt der Freigabeprozess ohne Papierchaos

Die Rechnungsfreigabe ist ein wesentlicher Schritt in der Verarbeitung eingehender Rechnungen. Nur formal und inhaltlich korrekte Rechnungen dürfen beglichen werden, um rechtliche und buchhalterische Risiken auszuschließen, Rückfragen oder Unstimmigkeiten zu vermeiden und eine saubere Abwicklung sicherzustellen. Bei zu zahlenden Rechnungen ist somit besondere Achtsamkeit geboten, im Hinblick auf die angegebenen Daten, Summen und natürlich auch die Fristen. In vielen Unternehmen erfolgt die Rechnungsfreigabe noch immer analog und auf Papier, was häufig zu Verzögerungen führt. Während bestimmte Mitarbeiter:innen Rechnungen zunächst nur prüfen, sind andere dazu berechtigt, diese Rechnungen dann zur Zahlung freizugeben. Dadurch entsteht ein zeitlicher Mehraufwand, den man durch Digitalisierung effizienter, schneller und flexibler gestalten kann.

Durch die digitale Rechnungsfreigabe spart Ihr Unternehmen Zeit und Kosten und reduziert manuelle Arbeitsschritte. Die Fehleranfälligkeit sinkt signifikant und Rechnungen werden schneller bezahlt. Mit nur wenigen Klicks können die entsprechenden Personen Rechnungen immer und überall freigeben.

Aufgrund der seit 01.01.2025 in Deutschland geltenden E-Rechnungspflicht ist die Umstellung auf digitale Freigabeprozesse besonders sinnvoll. Seitdem müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Die elektronische Weiterverarbeitung ist daher der nächste logische Schritt. Auch in Österreich wird es über kurz oder lang zur Einführung der E-Rechnungspflicht kommen. Bringen Sie Ihr Unternehmen bereits jetzt auf den neuesten Stand und profitieren Sie von Zeit- und Kostenersparnis. 

Was ist eine Rechnungsfreigabe? Definition & Grundlagen

Die Rechnungsfreigabe ist Teil des Rechnungsmanagements. Eingehende Zahlungen werden von der bzw. den verantwortlichen Personen kontrolliert und zur Zahlung freigegeben. Ohne diesen Schritt können keine Rechnungen beglichen werden. Je mehr Personen darin involviert sind, desto größer sind der Aufwand und die Fehleranfälligkeit des Prozesses.

Nach wie vor folgt die Rechnungsfreigabe in vielen Unternehmen einem papierbasierten, manuellen Ablauf. Dadurch ergibt sich nicht nur ein hoher Ressourcenverbrauch, sondern auch ein großer Zeitaufwand, der mit einfachen Mitteln vermeidbar wäre.

Das sind die gängigen Methoden der Rechnungsfreigabe:

• Manuelle Freigabe: Person A muss Person B um die physische Unterschrift auf der Papierrechnung bitten, um diese zur Zahlung freizugeben. Dieser Ablauf ist sehr zeitintensiv und birgt auch das Risiko von Verzögerungen, verlorenen Dokumenten und fehlender Nachvollziehbarkeit im Freigabeprozess.
• Elektronische Freigabe: Dieser Begriff umfasst jegliche Art der Verarbeitung von Rechnungen in elektronischer Form, auch etwa PDF-Rechnungen oder Ähnliches. Grundlage dafür ist die Digitalisierung des Rechnungseingangs.
• Digitale Freigabe: Die digitale Freigabe bezieht sich auf die vollständig elektronisch ablaufende Rechnungsgenehmigung. Eingang, Verarbeitung, Freigabe, Zahlung und Archivierung werden von einer Software bearbeitet. Die Freigabe kann jederzeit und überall erfolgen.

Im Zuge der Rechnungsfreigabe wird auch überprüft, ob die Rechnung die jeweiligen gesetzlichen Vorschriften einhält. In Deutschland müssen die Angaben auf der Rechnung dem Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (§14 UstG) entsprechen, damit ein Vorsteuerabzug möglich ist und die Rechnung im Zweifelsfall als rechtsgültiger Nachweis dienen kann. Auch in Österreich sind die Rechnungslegung und die in einer Rechnung anzugebenden Daten im Umsatzsteuergesetz festgehalten.

Außerdem regeln die GoBD in Deutschland genau, wie die digitale Buchhaltung und Aufbewahrung steuerrelevanter Daten abzulaufen haben. Moderne Rechnungssoftwares haben eine Prüfung der Rechnungen auf alle gesetzlich relevanten Kriterien automatisch integriert. Somit wird die Freigabe von nicht gesetzeskonformen Rechnungen vermieden.

Warum ist eine Rechnungsfreigabe wichtig?

Die Rechnungsfreigabe ist ein essenzieller Kontrollpunkt für die korrekte Verarbeitung und Zahlung von Rechnungen. Dabei wird überprüft, ob die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält, die Beträge korrekt sind und alle Fristen eingehalten werden. Danach erfolgt die Freigabe, welche die Zahlung ermöglicht. Verzögerte oder gar fehlende Rechnungsfreigabeprozesse können für Unternehmen fatale Konsequenzen haben. Diese reichen von finanziellen Schäden aufgrund verpasster Fristen (Skontoverlust, Mahnkosten), bis hin zu rechtlichen Problemen (Compliance-Verstößen).

Die digitale Rechnungsfreigabe minimiert diese Risiken enorm. Vor allem seit der in Deutschland seit Anfang 2025 geltenden E-Rechnungspflicht macht ein digitaler Ablauf der Rechnungsfreigabe Sinn. Auch in Österreich ist es nur eine Frage der Zeit, bis E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend werden. Für den Bund und die öffentliche Verwaltung gilt die E-Rechnungspflicht bereits. Programme zum Versenden und Empfangen von E-Rechnungen ermöglichen in der Regel auch die digitale Freigabe.

Werden Rechnungen digital erfasst, bearbeitet und freigegeben, besteht weniger Gefahr, Rechnungen zu übersehen. Der gesamte Ablauf ist übersichtlich dokumentiert und somit nachvollziehbar und Zeit und Kosten werden erheblich eingespart. Man spricht auch vom elektronischen Rechnungsworkflow. Die Fehleranfälligkeit ist dabei schwindend gering, die Überprüfung der Rechnung auf die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften erfolgt automatisch.

Wie kann ich den Rechnungsfreigabe-Prozess beschleunigen?

Die Zeitersparnis ist ein wesentlicher Vorteil der digitalen Rechnungsfreigabe. Erfolgt die Freigabe manuell, erfordert das viel Zeit von mehreren Mitarbeiter:innen. Rechnungsdaten werden manuell erfasst, von verschiedenen Personen geprüft und meist durch physische Unterschriften freigegeben. Wo genau die meisten Zeitressourcen im Freigabeprozess verschwendet werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Um den Freigabeprozess zu beschleunigen, ist es somit sinnvoll, eine Analyse der unternehmenstypischen Verzögerungsfaktoren durchzuführen. So können Sie herausfinden, wie viel Einsparungspotential ein Umstieg auf digitale Rechnungsfreigaben bringt.

Durch die digitale Freigabe von Rechnung mittels der passenden Software werden die Freigabeschritte automatisiert. Rechnungen werden automatisch erfasst, dokumentiert, gespeichert und den verantwortlichen Personen zugeordnet. Ist die jeweilige Person nicht verfügbar, sorgen Vertreterregelungen dafür, dass auch während Krankheit oder Urlaub keine Verzögerungen auftreten.

Besonders praktisch ist die Erinnerungsfunktion digitaler Softwaresysteme. Wichtig sind dabei sowohl Fristen wie Skonto, Zahlung und Mahnung als auch die zeitlichen Verfügbarkeiten der zuständigen Personen. Das heißt, es ist genau definiert, wie lange jemand zur Freigabe Zeit hat, damit der gesamte Prozess alle Schritte fristgerecht durchlaufen kann. Ist jemand zu langsam, schickt das System dieser Person eine Erinnerung.

Zur Optimierung Ihrer gesamten unternehmerischen Geschäftsprozesse empfehlen wir, nicht nur die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren, sondern auch bei der Rechnungserstellung auf eine elektronische Verarbeitung zu setzen. Unser umfassender Leitfaden zeigt, warum und wie Sie auf E-Rechnungen umsteigen sollten. 

Digitaler Freigabeprozess: So läuft die elektronische Rechnungsfreigabe ab

Die digitale Rechnungsfreigabe folgt einem schrittweisen Ablauf von Rechnungseingang bis zur Zahlung. Das grundlegende System dabei ist das folgende: 

Digitale Rechnungsfreigabe mit free-com: So optimieren Sie Ihren Prozess

Wir helfen Ihnen bei der Digitalisierung des gesamten Rechnungsfreigabe-Prozesses. Unser Tool ist besonders praktisch in der Anwendung und reagiert intuitiv auf Ihre unternehmerischen Anforderungen.

Die digitale und flexible Verarbeitung aller Eingangsrechnungen erfolgt unter Berücksichtigung wichtiger Compliance Vorgaben und Rechtsvorschriften. Unsere Software übernimmt den gesamten elektronischen Rechnungsworkflow von Rechnungseingang bis zur Archivierung. Das bedeutet für Sie weniger Aufwand und mehr Kontrolle.

So sieht der elektronische Workflow von free-com für eingehende Rechnungen aus:

Fazit: Warum sich die digitale Rechnungsfreigabe lohnt

Ein Umstieg auf die digitale Rechnungsfreigabe lohnt sich aus vielen Gründen. Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung ist durch die in Deutschland bereits geltende und in Österreich wohl bevorstehende E-Rechnungspflicht der logische nächste Schritt. Ein Schritt, der eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt. Es kommt zu einer wesentlichen Kostenreduktion im Rechnungsverarbeitungsprozess. Die digitale Verarbeitung von eingehenden Rechnungen spart Ihrem Unternehmen Zeit und Ressourcen. Der Rechnungsfreigabeprozess ist flexibler, schneller und weniger fehleranfällig.

Durch die elektronische Erfassung der Daten und einzelnen Verarbeitungsschritte ist der Rechnungsprozess übersichtlich dokumentiert. Fristen und gesetzliche Vorschriften werden eingehalten und Rechnungen sind jederzeit auffindbar und einsehbar. Durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung ergibt sich somit eine enorme Effizienzsteigerung Ihrer Buchhaltungsabteilung.

Sie benötigen mehr Informationen zur digitalen Rechnungsfreigabe? Oder haben Sie Fragen dazu, wie unsere Software speziell für Ihr Unternehmen funktioniert? Kontaktieren Sie uns gerne.