Die fortschreitende Digitalisierung ist auch in den Bereichen Rechnungswesen und Buchhaltung ein einschneidender Faktor. Denn Rechnungen digital zu verwalten hat viele Vorteile, allen voran effizientere Abläufe und somit Kosten- und Zeitersparnis. In Deutschland gilt seit 1. Januar 2025 eine E-Rechnungspflicht im B2B Bereich (mit Übergangsregelungen bis 2028). Auch in Österreich ist eine gesetzliche Regelung nur noch eine Frage der Zeit. Ein früher Umstieg auf digitale Rechnungsverwaltung ist daher ratsam.

Bis vor kurzem galt die elektronische Rechnung im PDF-Format oder ähnlichen Formaten als digitale Rechnungslegung. Durch die EU-Norm EN16931 hat sich dies grundlegend verändert. Egal ob postalisch oder als E-Mail-Anhang, die veraltete Form der Rechnungslegung erfordert viele Arbeitsschritte und Ressourcen. Bei der digitalen Rechnungsverwaltung geht es dank automatisierter Prozesse um einiges schneller und effizienter. Das heißt weniger Aufwand für die Mitarbeiter:innnen, reduzierte Fehleranfälligkeit und gesteigerte Nachhaltigkeit im gesamten Rechnungswesen.

Wir beraten Sie umfangreich zum Thema elektronische Rechnungsverwaltung, sowohl in Bezug auf die Rechnungserstellung sowie den Rechnungseingang. Mit unserer Unterstützung profitieren Sie und Ihr Unternehmen in kürzester Zeit von der digitalen Rechnungsverwaltung.

Traditionelle vs. digitale Rechnungsverwaltung: Ein Vergleich

Wer Rechnungen verwalten will, greift in vielen Unternehmen nach wie vor auf die klassische, manuelle Methode der traditionellen Rechnungsverwaltung zurück. Obwohl diese Art der Rechnungsverarbeitung elektronische Schritte beinhaltet, spricht man auch von analoger Rechnungsverarbeitung. Dabei wird die Rechnung manuell erfasst, geprüft und abgelegt.

In vielen Fällen werden sämtliche Rechnungen außerdem auf Papier gedruckt und archiviert. Daraus ergibt sich eine Reihe von Nachteilen für das Unternehmen. Höhere Fehleranfälligkeit und zeitintensive Bearbeitung aufgrund manueller Eingabeprozesse führen zu Verzögerungen und Ineffizienz bei der Rechnungsbearbeitung.

Die digitale Rechnungsbearbeitung hingegen bietet großes Einsparungspotential in den Bereichen Zeit, Ressourcen und Finanzen. Durch automatisierte Abläufe ergibt sich eine präzise und schnelle Bearbeitung ausgehender und eingehender Rechnungen. Die Darstellung aller Rechnungen samt zugehörigen Informationen ist übersichtlich und einheitlich gestaltet. Rechnungen müssen weder ausgedruckt noch archiviert werden, all das geschieht automatisch. So haben Mitarbeiter:innen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben, was wiederum die Produktivität und die Effizienz des Unternehmens steigert.

Was ist digitale Rechnungsverwaltung?

Unter digitaler Rechnungsverwaltung versteht man die digitale Verarbeitung, Organisation und Dokumentation von Rechnungen. Diese Art der Rechnungsverwaltung ist rein elektronisch und wird von spezieller Software unterstützt. Die digitale Rechnungsbearbeitung ist sehr zeit- und kosteneffizient. Moderne Software sorgt für eine automatisierte Verarbeitung sämtlicher Rechnungen. Die digitalisierten Abläufe werden transparent dokumentiert, sodass Mitarbeiter:innen schnell und einfach auf relevante Informationen zugreifen können.

Die digitale Rechnungsverwaltung wird zunehmend zum Status Quo in der Buchhaltung. In Deutschland ist die E-Rechnung im B2B-Bereich seit Januar 2025 Pflicht – mit Übergangsfrist bis 2028. Für Lieferanten des Bundes gilt diese Pflicht bereits seit 2020. Zu beachten ist, dass Unternehmen ab 2025 übergangslos dazu in der Lage sein müssen, E-Rechnungen empfangen. Nur die Umstellung auf eine digitale Rechnungslegung ist mit Übergangsfristen belegt.

Auch in Österreich müssen Rechnungen an Dienststellen des Bundes und in der öffentlichen Verwaltung seit Jahren elektronisch erstellt werden. Die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen wurde noch nicht eingeführt. Es ist jedoch damit zu rechnen, dass eine solche gesetzliche Verpflichtung in naher Zukunft kommen wird. Der Umstieg lohnt sich jedenfalls bereits jetzt, nicht zuletzt aufgrund der engen Zusammenarbeit der beiden Länder.

Wie funktioniert digitale Rechnungsverarbeitung?

Die Digitalisierung von Rechnungen erfolgt nach einem bestimmten Schema. Es handelt sich um einen strukturierten Prozess, für den eine eigene Software zum Einsatz kommt.

Die digitale Rechnungsverarbeitung von free-com folgt einem automatisierten Ablauf:

8 Vorteile der digitalen Rechnungsverwaltung für Unternehmen

Die digitale Rechnungsverarbeitung ist ein großes Asset für Unternehmen, in vielerlei Hinsicht. Wir zeigen Ihnen, wie umfangreich Sie von einer Umstellung auf automatisierte Rechnungsverwaltung profitieren.

1. Geringere Kosten durch digitale Prozesse

Die digitale Rechnungsverarbeitung sorgt für geringere Kosten in mehreren Bereichen. Durch die elektronische Abwicklung entfallen Ausgaben für Drucker und Papier. Die automatisierten Prozesse sorgen dafür, dass Rechnungen rascher und mit weniger Personalaufwand bearbeitet werden. Mitarbeiter:innen können sich dadurch wichtigeren Aufgaben widmen und ihre Arbeitszeit effizienter nutzen.

2. Schnellere Bearbeitung durch automatisierte Workflows

Das automatische Empfangen, Bearbeiten und Archivieren von Rechnungen erfordert weit weniger Zeit als eine manuelle Bearbeitung. Die Durchlaufzeit eingehender Rechnungen verringert sich signifikant. Diese automatisierten Workflows bedeuten eine enorme Zeitersparnis im gesamten Rechnungswesen.  

3. Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Die spezielle Software für digitale Rechnungsverarbeitung sorgt dafür, dass jederzeit der genaue Stand zu allen Rechnungen eingesehen werden kann. Der gesamte Workflow wird dadurch vollkommen transparent und nachvollziehbar. Relevante Informationen sowie Bearbeitungsabläufe sind übersichtlich dokumentiert, archiviert und in Echtzeit abrufbar.

4. Weniger Fehler bei der Rechnungsprüfung

Durch den Wegfall manueller Eingaben sinkt die Fehleranfälligkeit bei der Rechnungsprüfung. Sämtliche Abläufe unterliegen automatisierten Prozessen, fehlerhafte Eingaben sind so gut wie unmöglich.

5. Ortsunabhängiger Zugriff und bessere Zusammenarbeit

Die entsprechende Software zur digitalen Rechnungsbearbeitung ermöglicht einen Zugriff jederzeit und überall. Alle Mitarbeiter:innen verfügen über dieselben Informationen, ohne langwierige Rücksprachen und Systemaktualisierungen. In Zeiten erhöhter Mobilität und flexibler Arbeitsplatzgestaltung (Home-Office, etc.) ist das ein großer Vorteil für Unternehmen.

6. Umweltfreundlichkeit durch papierlose Prozesse

Papierbasierte Rechnungslegung sowie Archivierung haben in vielerlei Hinsicht ausgedient. Nicht zuletzt steht hier die Nachhaltigkeit im Fokus. Elektronische Rechnungen erfordern kein Papier. Sie werden automatisch elektronisch erstellt, bearbeitet und archiviert. Es entstehen keine CO₂-Emissionen durch den Transport und auch kein Papiermüll.

7. Skalierbarkeit und Integration mit bestehenden Systemen

Moderne Cloud-Dienste für die digitale Rechnungsverarbeitung machen Unternehmen flexibler und sicherer. Sie verfügen über umfangreiche und fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien und Sicherheitsprotokolle. Cloud-Lösungen sind außerdem skalierbar, das heißt, sie wachsen gemeinsam mit dem Unternehmen. Die digitale Rechnungsverarbeitung kann zudem nahtlos in die Microsoft 365 Umgebung integriert werden. So können Rechnungen beispielsweise direkt in der MS Teams Oberfläche freigegeben werden.

8. Erleichterte internationale Geschäftstätigkeit

Elektronische Rechnungen unterliegen der europäischen Norm EN16931. Diese Norm besagt, welche elektronischen Formate als E-Rechnung gelten. Dazu zählen XML, UBL und EDIFACT. Durch diese europäische Norm wird die Rechnungslegung innerhalb der EU bedeutend vereinfacht. Bereits jetzt müssen die öffentlichen Verwaltungen aller Mitgliedsländer die in der Norm enthaltenen E-Rechnungsformate akzeptieren. Es ist davon auszugehen, dass sich in Zukunft der Einsatz von E-Rechnung im gesamten europäischen Raum durchsetzen wird.

Herausforderungen bei der Umstellung auf digitale Rechnungen und wie man sie meistert

Die Einführung neuer Technologien erfordert meist Schulungen und Einarbeitungszeit.  Eine neue Benutzeroberfläche, die Anpassung der Buchhaltung und ungewohnte Eingaben können anfangs ungewohnt sein und möglicherweise Unsicherheit oder Frust hervorrufen. Supportangebote und Schulungen erleichtern jedoch den Umstieg und sorgen für hohe Akzeptanz bei den Mitarbeiter:innen. Und umso intuitiver und übersichtlicher eine neue Software ist, umso leichter fällt es den Usern, schnell produktiv damit zu arbeiten. 

Ein relevantes Thema bei der Einführung des neuen Rechnungssystems ist darüber hinaus der Bereich Datenschutz und Compliance sowie die Erfüllung gesetzlicher Auflagen (z.B. die mehrjährige Aufbewahrungspflicht / Dokumentationspflichten für den Fall einer Prüfung durch das Finanzamt).  Mit der passenden Software ist digitale Rechnungsverwaltung die sicherste und rechtlich beste Lösung, diese Aspekte zu erfüllen.

 

Erfolgreicher Umstieg mit der Lösung von free-com

Wir bieten Ihnen eine unkomplizierte Lösung zur digitalen Rechnungsverwaltung. Eingehende Rechnungen werden dabei automatisch gelesen und verarbeitet. Die Durchlaufzeit und der Aufwand verringern sich enorm.

Unsere Software begleitet den gesamten Rechnungsprozess automatisch und ohne Zeit- und Personalaufwand. Eingangsrechnungen werden digitalisiert und ins System eingespeist. Die darauffolgende Rechnungsfreigabe ist flexibel und kann individuell an Ihr Unternehmen angepasst werden. Eigene Chat-Fenster ermöglichen eine rasche Kommunikation zur jeweiligen Rechnung. So lassen sich Eingangsrechnungen verwalten, prüfen und freigeben – auch mobil und ortsunabhängig. Wurde die Freigabe erteilt, wird die Buchung automatisch ins ERP- oder FIBU-System eingespeist. Der letzte Schritt ist die revisionssichere Archivierung unter Einhaltung aller gesetzlichen Dokumentationspflichten. Unternehmen, die ihre Eingangsrechnungen digitalisieren, profitieren von einer schnelleren Bearbeitung und weniger Aufwand im gesamten Rechnungsprozess.

Unsere digitale Rechnungsverarbeitung ist sowohl als Cloud-Lösung als auch als On-Premise-Lösung erhältlich. Beide Systeme sind benutzerfreundlich gestaltet, sicher, schnell und anpassungsfähig. Sie wachsen mit den Anforderungen und Aufgaben Ihres Unternehmens, von 10 bis zu mehr als 10.000 Rechnung pro Tag ist alles möglich. 

So gelingt die Umstellung auf digitale Rechnungsverwaltung

Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine erfolgreiche Umstellung auf die digitale Rechnungsverwaltung: