Dienstreise: Alles Wichtige für Arbeitgeber

Dienstreisen sind oft ein fester Bestandteil des unternehmerischen Alltags. Ob zur Pflege von Kundenbeziehungen, zur Teilnahme an Fachmessen, für Vertragsverhandlungen oder zur Koordination standortübergreifender Projekte: Es gibt zahlreiche geschäftliche Anlässe, die den Einsatz von Mitarbeiter:innen außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsortes erfordern. Entsenden Sie Ihre Mitarbeiter:innen zu diesem Zweck auf Dienstreise, sind Sie als Arbeitgeber an eine Reihe gesetzlicher Vorgaben gebunden. Der folgende Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über die wesentlichen Pflichten und Regelungen, die dabei zu beachten sind.

Was gilt als Dienstreise? Definition und Fälle

Eine Dienstreise liegt grundsätzlich vor, wenn Arbeitnehmer:innen im Auftrag des Arbeitgebers ihren gewöhnlichen Dienstort verlassen, um an einem anderen Ort eine berufliche Aufgabe zu erfüllen. In Österreich wird steuerlich insbesondere zwischen dem 1. Tatbestand, dem 2. Tatbestand und Dienstreisen aufgrund lohngestaltender Vorschriften unterschieden. In Deutschland wird häufig von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit gesprochen, also einer Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte.

Wichtig ist die Abgrenzung zur gewöhnlichen Arbeitstätigkeit. Wer regelmäßig im üblichen Einsatzgebiet von Kundschaft zu Kundschaft fährt, befindet sich nicht automatisch auf Dienstreise. Entscheidend sind Auftrag, Zweck, Ort, Dauer und die geltenden arbeitsrechtlichen oder kollektivvertraglichen Regelungen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick. Er stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Für konkrete Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung oder eine:n Arbeitsrechtsexpert:in.

Dienstreise: 1. Fall (Österreich)

Der 1. Fall liegt in Österreich vor, wenn Arbeitnehmer:innen im Auftrag des Arbeitgebers den Dienstort verlassen, um an einem anderen Ort zu arbeiten, ihnen aber die tägliche Rückkehr zum Wohnort zugemutet werden kann. Typisch sind Termine im Nahbereich, etwa ein Kundentermin, eine Besprechung in einer anderen Niederlassung oder eine Schulung in erreichbarer Entfernung.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin arbeitet normalerweise im Büro in Wien und fährt für einen halbtägigen Projekttermin zu einem Kunden nach St. Pölten. Sie kehrt am selben Tag nach Hause zurück. Das kann eine Dienstreise nach dem 1. Fall sein. Für die steuerfreie Behandlung von Tagesgeldern ist allerdings wichtig, ob am Einsatzort ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht. Bei regelmäßiger Tätigkeit am gleichen Einsatzort gelten hier zeitliche Grenzen.

Dienstreise: 2. Fall (Österreich)

Der 2. Fall betrifft Dienstreisen, bei denen Arbeitnehmer:innen so weit entfernt von ihrem üblichen Dienstort oder Wohnort arbeiten, dass eine tägliche Rückkehr nicht zumutbar ist. In Österreich wird die Unzumutbarkeit der Rückkehr jedenfalls bei einer Entfernung von 120 Kilometern angenommen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter aus Wien wird für mehrere Wochen zu einem Projekt nach Innsbruck geschickt. Eine tägliche Rückkehr wäre praktisch nicht sinnvoll. In diesem Fall können Tagesgelder an ein und demselben Ort für einen begrenzten Zeitraum steuerfrei gewährt werden. Ab dem siebenten Monat am gleichen Ort werden gezahlte Tagesgelder grundsätzlich steuerpflichtig. Bei einem Wechsel des Arbeitsortes beginnt die Frist neu.

Dienstreise im Rahmen geltender Entlohnungsvorschriften (Österreich)

Enthält eine lohngestaltende Vorschrift, etwa ein Kollektivvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder eine gesetzliche Regelung, eine eigene Definition der Dienstreise, ist diese vorrangig anzuwenden. Dieser dritte Fall ist besonders praxisrelevant für Branchen mit hohem Außendienst- oder Montageanteil.

Typische Tätigkeiten, die darunter fallen: Außendienst und Kundenbesuche, Fahrtätigkeiten wie Zustelldienste und Transporte, Baustellen- und Montagetätigkeiten sowie Arbeitskräfteüberlassung.

Beispiel: Ein Monteur eines Elektrobetriebs, der wöchentlich verschiedene Baustellen in mehreren Gemeinden anfährt, unterliegt typischerweise kollektivvertraglichen Dienstreiseregelungen. Tagesgelder können hier bis zu maximal 30 Euro pro Tag zeitlich unbegrenzt steuerfrei ausgezahlt werden, solange die kollektivvertraglichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Deutschland: Im deutschen Einkommensteuerrecht spricht man von einer „Auswärtstätigkeit“, wenn Arbeitnehmer:innen vorübergehend außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind. Die steuerlichen Regelungen zu Verpflegungspauschalen und Fahrtkosten sind im § 9 EStG verankert.

Reisezeit bei Dienstreisen: Aktive und passive Reisezeit

Wer Mitarbeiter:innen auf Dienstreise schickt, muss sich auch mit der Frage auseinandersetzen: Was gilt eigentlich als Arbeitszeit und was nicht?

Grundsätzlich gilt: Reisezeit ist immer Arbeitszeit. Ob sie zur Normalarbeitszeit zählt oder als Überstunde abzugelten ist, richtet sich nach dem anwendbaren Kollektivvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem individuellen Arbeitsvertrag.

Praxishinweis für Arbeitgeber: Da die Regelungen je nach anwendbarem Kollektivvertrag stark variieren, empfiehlt sich eine klare vertragliche Vereinbarung zur Abgeltung von Reisezeiten. Ohne eine solche Regelung ist die gesamte Reisezeit mit dem vollen Entgelt zu vergüten, was zu unerwarteten Mehrkosten führen kann.

Reisekosten bei Dienstreisen: Tagegeld, Kilometergeld & Co.

Entstehen Ihren Mitarbeiter:innen im Rahmen einer Dienstreise Kosten, sind Sie als Arbeitgeber grundsätzlich zur Erstattung verpflichtet.

Zu den wichtigsten Reisekosten zählen:

• Fahrtkosten, etwa Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen oder Kilometergeld
• Verpflegungsmehraufwand in Form von Tagesgeld oder Verpflegungspauschalen
• Nächtigungskosten, etwa Hotelkosten oder Nächtigungsgeld
• Reisenebenkosten, etwa Parkgebühren, Mauten oder notwendige Telefonkosten
• sonstige belegbare Ausgaben, wenn sie unmittelbar mit der Dienstreise zusammenhängen

Die konkreten Sätze und gesetzlichen Grundlagen unterscheiden sich je nach Land: Während in Österreich kollektivvertragliche Regelungen maßgeblich sind, orientiert sich Deutschland an den steuerlichen Pauschalen des Einkommensteuergesetzes. Eine korrekte Abrechnung schützt vor rechtlichen Risiken und sichert steuerliche Vorteile.

Tagegeld bei Dienstreisen

Das Tagegeld, in Deutschland als Verpflegungspauschale oder Verpflegungsmehraufwand bezeichnet, dient der pauschalen Abgeltung von Mehrkosten, die Mitarbeiter:innen durch auswärtige Verpflegung entstehen. Es kann ohne Einzelbelege ausgezahlt werden.

Bei eintägigen und mehrtägigen Dienstreisen unterscheiden sich die Berechnungsmethoden. Bei mehrtägigen Reisen sind Anreisetag, volle Reisetage und Abreisetag getrennt zu betrachten.

Wichtig für Arbeitgeber: Arbeitsrechtlicher Anspruch und steuerfreie Behandlung sind nicht dasselbe. Ein Kollektivvertrag kann höhere Beträge vorsehen, steuerfrei ist aber nur der jeweils zulässige Höchstbetrag. Der Rest kann steuerpflichtig sein.

Kilometergeld bei Dienstreisen

Nutzen Mitarbeiter:innen für eine Dienstreise ihr privates Fahrzeug, haben sie Anspruch auf Erstattung der dadurch entstehenden Kosten. Das Kilometergeld ist eine Pauschale, die sämtliche Fahrzeugkosten abdeckt, Treibstoff, Abnutzung, Versicherung und Wartung eingeschlossen.

Nächtigungsgeld und Reisekostenpauschale

Bei mehrtägigen Dienstreisen entstehen Übernachtungskosten. Auch hier gibt es klare Regelungen zur steuerlichen Behandlung.

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