Funktionen der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung eingehender Rechnungen – Finanzprozesse sind Teil jedes Unternehmens. Mit der zunehmenden Digitalisierung wird die Automatisierung von Rechnungsprozessen zum klaren Wettbewerbsvorteil – und womöglich auch bald zur Notwendigkeit. Entscheidend dabei ist, dass diese Abläufe schnell, präzise und fehlerfrei funktionieren. Automatisierte Rechnungsverarbeitung unterstützt genau das: Sie beschleunigt Prozesse, reduziert Fehlerquellen und schafft transparente Strukturen – durch smarte Funktionen, die manuelle Aufwände deutlich verringern.

Eingangsrechnungen erfassen

Der erste Schritt einer automatisierten Rechnungsverarbeitung beginnt mit der Erfassung der Rechnung. Bei modernen Lösungen funktioniert das ganz unabhängig vom Format, in dem die Rechnung das Unternehmen erreicht, das heißt, eine physische Papierrechnung, die per Post eingeht, kann genauso verarbeitet werden wie eine elektronische Rechnung.

• Elektronische Rechnungen: Diese werden direkt aus E-Mail-Anhängen oder Portalen importiert und sofort verarbeitet. In Deutschland sind ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung Standardformate für elektronische Rechnungen. ZUGFeRD ist eine Hybridlösung, die sowohl strukturierte XML-Daten als auch eine lesbare PDF-Rechnung kombiniert. XRechnung ist das Standardformat im öffentlichen Sektor Deutschlands und basiert ebenfalls auf XML.
  In Österreich ist ebInterface der Standard für den Rechnungsaustausch mit Behörden.

• Digitale Rechnungen: Rechnungen, die in gängigen digitalen Formaten wie PDF vorliegen, können ebenfalls problemlos erfasst und ausgelesen werden.

• Papierrechnung als Foto oder Scan: Papierrechnungen können einfach gescannt oder fotografiert und ausgelesen werden. Die automatisierte Lösung nutzt optische Zeichenerkennung (OCR), um den Inhalt in maschinenlesbaren Text umzuwandeln.

Diese Flexibilität bei den Rechnungsformaten bildet die Grundlage für die Automatisierung von Rechnungsprozessen. Sie sorgt für eine präzise und effiziente Verarbeitung und spart Zeit sowie Ressourcen.

Rechnungsdaten aus der Eingangsrechnung auslesen

Alle relevanten Daten werden aus der Rechnung extrahiert. Dazu gehören unter anderem folgende Informationen:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Betrag und Steuersatz
• Lieferantendaten (Name, Adresse, Kontakt)
• Zahlungsbedingungen und weitere Details

Auch detaillierte Positionsdaten, wie Artikelnummern, Mengen und Preise, werden ausgelesen. Diese Funktion sorgt für eine hohe Datenqualität und reduziert manuelle Eingriffe erheblich. Dabei spielt es bei einer flexiblen Extraktionslösung keine Rolle, ob es sich um einfache oder komplexe Rechnungsformate handelt – auch mehrseitige oder internationale Rechnungen werden unterstützt.

Freigabe-Workflows während der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Bei den Finanzprozessen von Unternehmen sind häufig verschiedene Abteilungen und Personen involviert. Vom Einkauf über die Buchhaltung bis zum Management arbeiten verschiedene Teams zusammen, um Rechnungen korrekt zu erfassen, zu prüfen und freizugeben.

In einer automatisierten Rechnungsverarbeitung wird dieser Workflow exakt abgebildet und digital unterstützt. So können Eingangsrechnungen automatisch erfasst, validiert und an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet werden. Die Freigabe-Workflows sind damit ein zentraler Bestandteil der automatisierten Rechnungsverarbeitung und sorgen dafür, dass jede Rechnung vor der endgültigen Buchung durch die betreffenden Prüf- und Freigabeschritte geht. Diese Workflows verbessern die Effizienz und stellen sicher, dass die Rechnungen korrekt verarbeitet werden. So ein Freigabe-Workflow besteht aus verschiedenen Funktionen:

Vorkontierung

In der Vorkontierung wird die Rechnung automatisch mit den richtigen Buchungskonten und steuerlichen Informationen versehen. Das spart Zeit und reduziert menschliche Fehler bei der Buchung.

Sachliche Prüfung

In der sachlichen Prüfung wird überprüft, ob die Rechnungsinhalte korrekt sind. Dies umfasst die Übereinstimmung der Rechnung mit den Bestell- und Lieferdokumenten sowie die Überprüfung der tatsächlichen Lieferung oder Leistung.

Freigabe

Jede Rechnung durchläuft einen Freigabeprozess. Die Freigabe erfolgt durch autorisierte Personen, die die Rechnung nach erfolgreicher Prüfung genehmigen. Diese Schritte erfolgen transparent, sodass der Status jeder Rechnung zu jedem Zeitpunkt und mit jedem Schritt sichtbar ist.

Abschlusskontierung

Nach der Freigabe folgt die Abschlusskontierung, bei der alle buchhalterischen Details finalisiert werden, um die Rechnung korrekt für die Buchung vorzubereiten.

Buchung: Integration in ERP-Systeme

Die Rechnung wird nun in das ERP-System integriert und endgültig gebucht. Damit wird sichergestellt, dass die Rechnungsdaten korrekt in die Finanzbuchhaltung überführt werden.

Digitale Archivierung

Nach der Buchung wird die Rechnung digital archiviert, und zwar gesetzeskonform und sicher. Das unterstützt eine schnelle und effiziente Wiederauffindbarkeit der Rechnung bei späteren Audits oder Prüfungen.

Weitere Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung erhöht nicht nur die Effizienz in einem Unternehmen, sondern auch die Genauigkeit. Moderne Systeme lassen sich an unterschiedliche Unternehmensgrößen und -bedürfnisse anpassen.

Für kleinere Rechnungsvolumen kann eine Cloud-Lösung besonders sinnvoll sein, da sie kosteneffizient und leicht zu implementieren ist. Mit zunehmendem Wachstum sowie für Großunternehmen kann die Lösung problemlos skaliert und erweitert werden, um neue Anforderungen zu erfüllen. Die hohe Flexibilität und Skalierbarkeit ist somit eine weitere wichtige Funktion der automatisierten Rechnungslegung.

Automatisierte Systeme machen Finanzprozesse von Unternehmen somit fehlerfreier, transparenter, einfacher und effizienter. Das bringt nicht nur für Großunternehmen wesentliche Erleichterung, sondern ist für Betriebe jeder Größe eine praktikable und wirtschaftliche Lösung.