Digitale Belegerfassung: Belege automatisch erfassen, statt manuell verarbeiten

Die eigentliche Herausforderung liegt nicht im einzelnen Dokument. Die Herausforderung entsteht, wenn täglich Rechnungen, Lieferscheine oder Spesenbelege über verschiedene Wege eingehen und jede Information manuell erfasst, geprüft und weitergeleitet werden muss.

Aus unserer Erfahrung zeigt sich: Der größte Aufwand entsteht oft nicht beim einzelnen Beleg, sondern durch die vielen wiederkehrenden Arbeitsschritte rund um Erfassung, Prüfung und Freigabe. Mit zunehmender Anzahl an Dokumenten wächst dieser Aufwand kontinuierlich.

Typische Herausforderungen sind dabei:

• Mehrfache Dateneingaben
• Unterschiedliche Dokumentformate
• Medienbrüche zwischen Papier und digitalen Systemen
• Aufwendige Freigabeprozesse
• Fehlende Transparenz über den Bearbeitungsstand

Besonders in der Buchhaltung, im Einkauf und bei Reisekostenabrechnungen summieren sich diese Aufwände schnell zu einem echten Kostenfaktor.

Automatische Belegverarbeitung umfasst den gesamten Prozess eines Dokuments: vom Eingang über die Erfassung und Prüfung bis zur Weiterverarbeitung im jeweiligen Zielsystem. Dabei greifen mehrere Technologien und Verfahren ineinander.

OCR, also Optical Character Recognition, wandelt gescannte oder fotografierte Dokumente in digitalen Text um. Moderne OCR ist dabei nicht mehr mit einfacher Zeichenerkennung von früher gleichzusetzen. Aktuelle Systeme arbeiten häufig mit KI- und Machine-Learning-Verfahren und erkennen nicht nur einzelne Buchstaben und Zahlen, sondern auch Textbereiche, Zeilen, Tabellen, Positionen und teilweise handschriftliche Inhalte.

Die eigentliche Herausforderung beginnt jedoch nach der Texterkennung. Ein System muss nicht nur lesen, was auf einem Beleg steht. Es muss verstehen, welche Information welche Bedeutung hat. Bei einer Rechnung geht es also nicht nur darum, eine Zahl zu erkennen, sondern zu unterscheiden, ob es sich um Rechnungsnummer, Bestellnummer, Nettobetrag, Steuerbetrag oder Zahlungsziel handelt.

Machine Learning und KI unterstützen genau bei dieser Einordnung. Sie helfen dabei, Dokumentarten zu klassifizieren, relevante Datenfelder zu extrahieren, Informationen mit Stammdaten oder Bestellungen abzugleichen und Auffälligkeiten zu erkennen. Korrekturen aus der manuellen Prüfung können außerdem genutzt werden, um Modelle gezielt weiterzuentwickeln. Seriöse Systeme arbeiten mit geprüften Daten, definierten Regeln und kontrollierten Trainingsprozessen.

Der Unterschied zur reinen Texterkennung: Automatische Belegverarbeitung liest Informationen nicht nur aus. Sie bereitet sie so auf, dass sie geprüft, freigegeben, verbucht, an ERP- oder FIBU-Systeme übergeben und revisionssicher archiviert werden können.

Sollten Sie zum Thema OCR, Machine Learning und künstliche Intelligenz mehr wissen wollen, finden Sie dies in unserem Ratgeber “OCR, ML, LLM und Agentic AI: die Evolution der KI in der intelligenten Dokumentenverarbeitung”.

Je nach Unternehmensprozess können unter anderem folgende Dokumente automatisiert erfasst und verarbeitet werden:

• Rechnungen: Erkennung von Rechnungsnummern, Beträgen, Lieferantendaten und Zahlungsinformationen inkl. unterschiedlicher Formate wie PDF, ZUGFeRD, XRechnung oder eb-Interface.

• Lieferscheine: Automatische Zuordnung zu Bestellungen und Wareneingängen, inklusive Positions- und Mengenabgleich.

• Reisekosten- und Spesenbelege: Digitale Erfassung von Hotelrechnungen, Tankbelegen, Parktickets oder Bewirtungsbelegen direkt vom Smartphone.

• Bestellungen und Auftragsbestätigungen: Extraktion von Artikelnummern, Preisen, Lieferterminen und Mengenangaben.

• Individuelle Unternehmensdokumente: Stundennachweise, Zertifikate, CMR-Frachtbriefe, Bescheide oder branchenspezifische Formulare.

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen zählt zu den häufigsten Einsatzbereichen der automatischen Belegerkennung. Rechnungen können direkt beim Eingang digital erfasst und für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden. Das reduziert den manuellen Aufwand und erleichtert die Prüfung, Freigabe und Verbuchung.

Bestellungen und Lieferscheine automatisiert verarbeiten sorgt für einen lückenlosen Abgleich zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung. Abweichungen bei Mengen oder Preisen werden sofort erkannt, statt erst Wochen später bei der Rechnungsprüfung aufzufallen.

Die Software gleicht Lieferscheindaten automatisch mit dem Lagerverwaltungssystem ab. Wareneingang und -ausgang werden in Echtzeit aktualisiert, der manuelle Bestandsabgleich entfällt. Besonders in Unternehmen mit hoher Warenbewegung (Handel, Produktion) reduziert das Fehlbestände und Inventurdifferenzen spürbar.

Belege lassen sich bereits unterwegs per Smartphone erfassen und dem System übergeben. Mehr dazu und zur vollständigen digitalen Reisekostenabrechnung finden Sie auf unserer Produktseite zur Reisekosten- und Spesenabrechnung.

Die Verarbeitung ist nicht auf Standardformate beschränkt. Auch Stundennachweise, Zertifikate, CMR-Frachtbriefe oder interne Anträge lassen sich auslesen. Vorausgesetzt, die Daten sind strukturiert auf dem Dokument vorhanden.

Die automatische Belegerkennung von free-com unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente direkt beim Eingang digital zu erfassen und weiterzuverarbeiten. Dabei werden relevante Informationen automatisch erkannt und für nachgelagerte Prozesse bereitgestellt.

Besonders in Kombination mit digitalen Freigabe- und Abrechnungsprozessen entsteht ein durchgängiger Workflow, der den manuellen Aufwand deutlich reduziert.

Haben Sie Fragen an uns?

Egal ob Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Eingangsrechnungen, Spesenabrechnungen oder andere Belegarten – unsere intelligente Lösung liest alle Unternehmensdokumente automatisch aus und ermöglicht einen transparenten, ortsunabhängigen Freigabeprozess.

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